Permisos y Ausencias

Permisos y Ausencias (Time Off) es donde registras cada solicitud de vacaciones o ausencia de un empleado: cuándo empieza y termina, el motivo, el contrato de trabajo y el período de vacaciones al que corresponde. Cada solicitud queda vinculada al empleado y sigue un flujo de autorización (pendiente, autorizada o rechazada) antes de considerarse definitiva. AdmCloud también te ofrece una vista de calendario por departamento para ver de un vistazo quién está o estará ausente en un rango de fechas.

Módulo: Nómina Requiere el permiso "Permisos y Ausencias" de Nómina

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando un empleado necesita ausentarse (vacaciones, una cita médica, un permiso personal, etc.), registras aquí la solicitud indicando el empleado, el rango de fechas y el motivo. AdmCloud calcula los días solicitados, valida que no excedan el máximo configurado para ese motivo y, si se trata de vacaciones, valida contra el período de vacaciones del contrato del empleado. Una vez guardada, la solicitud sigue el mismo flujo de autorización que el resto de las transacciones de nómina: el supervisor directo del empleado (o quien tenga el privilegio de autorizar) recibe una notificación y puede aprobarla o rechazarla desde el detalle.

El motivo del permiso (por ejemplo, Vacaciones, Permiso Médico, Permiso Personal, etc.) viene de tu catálogo de Motivos de Permiso, configurado por tu administrador; cada motivo puede tener un máximo de días permitido y se clasifica como Vacaciones o como Otro tipo de ausencia. Esa clasificación determina si la solicitud requiere indicar un período de vacaciones específico.

Cómo se usa

Abre el listado de Permisos y Ausencias y pulsa Nuevo.
Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, elige la Subsidiaria; luego selecciona el Empleado.
Indica la Fecha de inicio y la Fecha Final de la ausencia.
Elige el Tipo de Permiso (el motivo). Si el empleado tiene más de un contrato activo, selecciona también el Contrato al que corresponde.
Si el motivo elegido es de tipo Vacaciones, AdmCloud muestra automáticamente el campo Período; selecciona el período de vacaciones del contrato al que se descontarán los días. Si cambias el Contrato, el Período se limpia y debes volver a elegirlo. Para cualquier otro motivo, este campo permanece oculto.
Agrega notas y adjunta algún archivo de respaldo si lo necesitas (por ejemplo, una constancia médica).
Guarda. Si tú mismo tienes privilegio de autorizar y eres el supervisor del empleado (o el empleado no tiene supervisor asignado), la solicitud queda Autorizada de inmediato; de lo contrario, queda Pendiente de Autorización y se notifica por correo y por notificación interna al supervisor del empleado.
Desde el listado puedes alternar entre ver Todas las solicitudes o solo las Pendientes de Autorización, filtrar por fecha, empleado o subsidiaria, y personalizar qué columnas se muestran.

Autorización

Toda solicitud de permiso queda en estado Autorizada o Pendiente de Autorización según quién la registre: si tiene privilegio de autorizar y es el supervisor directo del empleado (o el empleado no tiene supervisor), queda autorizada automáticamente; en cualquier otro caso, queda pendiente y se notifica al supervisor por correo y por notificación interna para que la revise. Desde el detalle de la solicitud, quien tenga el privilegio de autorizar (o sea el supervisor directo del empleado) puede:

Autorizar: aprueba la solicitud. El empleado recibe una notificación de aprobación.
Rechazar: la descarta sin eliminarla, dejando constancia del rechazo, y notifica al empleado.
Marcar Pendiente: la regresa a estado pendiente si ya había sido autorizada o rechazada.

También puedes autorizar sin entrar al detalle: en el listado, cada solicitud pendiente muestra a la derecha un botón Autorizar. Y si prefieres despachar varias de una sola vez, cambia a la pestaña Pendientes de Autorización, marca las casillas de las solicitudes que quieras aprobar y usa el botón Autorizar del tope. En ambos casos el botón aparece solo si tienes privilegio de autorizar.

El botón de vista previa (el ícono de ojo de cada fila) abre un panel lateral con los datos de la solicitud y sus adjuntos, sin salir del listado. Si tienes privilegio de autorizar, el panel incluye al final los botones Autorizar y Rechazar, de modo que puedes revisar y despachar cada solicitud sin abrirla. Al autorizar o rechazar, la fila desaparece del listado de pendientes al instante, también en las pantallas de los demás usuarios que estén viendo esa misma lista.

Existe además un permiso de alcance "Subordinados" para supervisores: con él, un usuario puede ver y autorizar solo las solicitudes de las personas que él supervisa directamente, sin necesidad del permiso general de Nómina.

Usuario asignado para autorizar

Cada solicitud puede tener un usuario asignado para autorizar: la persona a la que le toca revisarla. En modo consulta, el detalle muestra ese usuario junto al estado de autorización, y el botón Cambiar Usuario que Autoriza permite asignarlo o cambiarlo sin entrar a modo edición. En la lista de candidatos solo aparecen los usuarios que tienen el privilegio de autorizar registros de ausencia, y siempre puedes dejar la solicitud Sin asignar.

Al asignar un autorizador, esa persona recibe un correo y un aviso emergente en pantalla, igual que en las autorizaciones de pagos. Cada usuario puede apagar cualquiera de los dos canales desde Preferencias de notificaciones (la campana de la barra superior). Los listados muestran las columnas Supervisor y Autorizador para ver de un vistazo a quién le corresponde cada solicitud; si no las necesitas, puedes ocultarlas desde el diálogo de personalización de columnas.

El recordatorio "Mis Permisos por Autorizar" del panel de inicio cuenta y te lleva a las solicitudes que te toca autorizar: las que están asignadas a ti y, si además tienes el privilegio de autorizar los permisos de tus subordinados, también las de los empleados que supervisas. Quien autoriza debe tener el privilegio de autorizar registros de ausencia; el supervisor de un empleado puede autorizar las solicitudes de su equipo siempre que tenga el privilegio de alcance "Subordinados".

El detalle de la solicitud

Además de los botones de autorización, el detalle de una solicitud te permite Duplicarla (para crear una nueva a partir de los mismos datos), Eliminarla o Anularla (según tus privilegios), y enviarla por correo a las direcciones del empleado y su supervisor. Un enlace directo "Ausencias por Departamento" abre la vista de calendario del departamento del empleado, centrada en los 14 días siguientes a la fecha del permiso.

En algunas empresas, el detalle también muestra un panel de resúmenes: un resumen de días tomados por motivo (año anterior, año actual y total) y, si la solicitud está vinculada a un contrato, un resumen de vacaciones por período con los días ganados, tomados y pendientes de cada período del contrato del empleado.

Ausencias por Departamento

Esta pantalla te da una vista rápida, tipo calendario, de quién está ausente, tiene un permiso pendiente o está presente en un departamento durante un rango de fechas. Filtra por Departamento (incluye automáticamente sus subdepartamentos), Fecha Desde y Fecha Hasta, y marca "Mostrar todos los empleados" para incluir también a quienes no tienen ningún permiso registrado en el rango (por defecto solo se muestran los empleados con al menos un permiso).

Cada celda de la tabla usa un ícono para indicar el estado del empleado en esa fecha:

✕ rojo: el empleado está ausente con un permiso ya autorizado.
⏱ naranja: el empleado tiene un permiso pendiente de autorizar en esa fecha.
✓ verde: el empleado está presente (sin permisos ese día).

Puedes exportar la tabla a Excel, CSV o copiarla al portapapeles con los botones sobre la cuadrícula.

Campos clave

Campo	Para qué se usa
Subsidiaria	Subsidiaria a la que pertenece el empleado. Obligatoria solo si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas; no se puede cambiar después de guardar.
Empleado	Empleado que solicita el permiso. Obligatorio; debe estar activo (no dado de baja).
Fecha	Primer día de la ausencia. Obligatoria; no puede ser anterior a la fecha de inicio del contrato de trabajo vinculado.
Fecha Final	Último día de la ausencia. Obligatoria; no puede ser anterior a la Fecha.
Tipo de Permiso	Motivo de la ausencia (del catálogo de Motivos de Permiso). Obligatorio; determina si el permiso cuenta como Vacaciones o como otro tipo de ausencia y cuántos días como máximo se pueden solicitar.
Contrato	Contrato de trabajo (Base) al que se vincula el permiso. Si el empleado tiene un solo contrato activo se asigna automáticamente; si tiene varios, debes elegirlo. Obligatorio.
Período	Período de vacaciones del contrato contra el cual se descuentan los días. Solo aplica (y es obligatorio) cuando el Tipo de Permiso es de tipo Vacaciones; se oculta para cualquier otro motivo.
Notas	Comentario libre sobre la solicitud.
Adjuntos	Archivos de respaldo (por ejemplo, constancias médicas o solicitudes firmadas).

Validaciones al guardar

El Empleado es obligatorio y debe estar activo (no dado de baja).
La Fecha Final es obligatoria y no puede ser anterior a la Fecha de inicio.
El Tipo de Permiso es obligatorio.
Si el Tipo de Permiso tiene configurado un máximo de días, la cantidad de días solicitados (Fecha Final − Fecha + 1) no puede superar ese máximo.
La Fecha de inicio del permiso no puede ser anterior a la fecha de inicio del contrato de trabajo vinculado (el indicado o el que AdmCloud asigna automáticamente).
Si el Tipo de Permiso es de tipo Vacaciones, el Período debe ser válido; y si tu empresa tiene activada la validación de disponibilidad de días de vacaciones (en Preferencias de Nómina), los días laborables solicitados no pueden superar los días de vacaciones disponibles del empleado para ese período.
No se puede crear ni editar en una subsidiaria marcada como de solo lectura.
La Subsidiaria del documento no se puede modificar una vez creado.
No se puede editar un permiso que ya fue anulado.

Disponibilidad

Esta función requiere el plan Premium Plus Payroll, o el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo en tu compañía.
Requiere el permiso "Permisos y Ausencias" de Nómina en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar, eliminar, anular o autorizar según la acción). Existe también un permiso de alcance "Subordinados", para que los supervisores vean y autoricen solo las solicitudes de su propio equipo.
La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
El campo Período solo aparece cuando el motivo elegido es de tipo Vacaciones.
La validación de disponibilidad de días de vacaciones contra el período del contrato depende de una opción de configuración de Nómina; si tu empresa no la tiene activada, se puede solicitar más días de los que muestra el resumen de vacaciones.
El panel de resúmenes (días por motivo y vacaciones por período) puede no estar visible en todas las compañías, según su configuración.

Consejos y errores comunes

💡

Usa "Ausencias por Departamento" antes de aprobar. Desde el detalle de una solicitud, el botón de acceso rápido te muestra quién más de ese departamento estará ausente en las próximas dos semanas, útil para evitar que todo un equipo salga de vacaciones a la vez.

⚠️

Revisa el máximo de días del motivo. Si el mensaje de error menciona un máximo de días permitido, el motivo de permiso elegido tiene un límite configurado; ajusta el rango de fechas o consulta con tu administrador si el motivo o el límite no son los correctos.

ℹ️

El campo Período aparece o desaparece según el motivo. Si no ves el campo Período al capturar una solicitud, es porque el Tipo de Permiso elegido no es de tipo Vacaciones; solo los motivos clasificados como Vacaciones piden indicar el período del contrato.

ℹ️

Usa el ícono de vista previa (el ojo) en el listado para revisar rápidamente la fecha, la fecha final, el empleado, las notas y los adjuntos de una solicitud, sin salir de la pantalla del listado.