Retenciones de Impuestos en Ventas
En varios países, cuando un cliente te paga una factura está obligado por ley a retenerte un porcentaje del ITBIS/IVA o del impuesto sobre la renta (ISR) en lugar de pagártelo, y a entregarte un comprobante de esa retención. La función de Retenciones de Impuestos en Ventas registra ese comprobante: rebaja el saldo pendiente de la factura por el monto retenido, exactamente como si fuera un pago, y genera el asiento contable que mueve ese dinero a una cuenta de retenciones por recuperar, para que luego puedas descontarlo de tus propios impuestos por pagar.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada retención se vincula a una o varias facturas de venta a crédito de un mismo cliente. Por cada factura indicas cuánto te retuvo el cliente y de qué tipo fue la retención:
- Retención de ITBIS/IVA: se calcula sobre el monto de impuesto de la factura.
- Retención de ISR (impuesto sobre la renta): se calcula sobre el monto total de la factura.
Estos dos tipos de retención se toman del catálogo de Impuestos de tu empresa: solo aparecen ahí los impuestos marcados como "es una retención", con el método de cálculo ITBIS/IVA o Ganancias/ISR según corresponda. Si el catálogo no tiene ninguna retención configurada, primero debes crearla en Impuestos antes de poder registrar el documento.
Al guardar, el sistema aumenta el monto ya aplicado de la factura afectada por el valor retenido (dejándola con menos saldo pendiente, igual que si hubieras recibido un pago parcial) y contabiliza el movimiento: crédito a la cuenta por cobrar del cliente y débito a la cuenta de retenciones de ITBIS/IVA o de ISR que corresponda.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Lista todas las retenciones registradas, con filtros por rango de fechas, cliente y subsidiaria, y columnas personalizables (número, fecha, referencia, cliente, moneda, monto total, comprobante fiscal y notas). Desde aquí creas, eliminas o abres los reportes resumido y detallado. |
| Crear / Editar | El formulario con los datos generales (cliente, subsidiaria, fecha, moneda, datos fiscales), la tabla de facturas afectadas por la retención y la sección de archivos adjuntos para guardar el comprobante que te entregó el cliente. |
| Detalles | La misma retención en modo de solo consulta, con los botones de crear, editar, duplicar, ver el asiento contable, imprimir, eliminar y anular según tus permisos. |
| Imprimir | El formato imprimible del documento, con los datos del cliente y el detalle de las facturas y montos retenidos. Admite plantillas HTML personalizadas creadas en Plantillas HTML. |
Cómo registrar una retención paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de retenciones; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Selecciona el cliente que te hizo la retención y, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, la subsidiaria correspondiente.
- Agrega la o las facturas afectadas a la tabla de documentos: cada línea representa una factura a crédito del cliente sobre la que se aplicó una retención.
- Para cada línea, elige el tipo de retención (ITBIS/IVA o ISR) y captura el monto retenido según el comprobante físico o digital que te entregó el cliente. Cada línea admite solo un tipo de retención a la vez.
- Completa los datos fiscales si tu país los exige para este documento, y agrega una referencia o notas si lo necesitas.
- Adjunta el comprobante de retención que te dio el cliente, como respaldo.
- Guarda. El sistema valida los datos, descuenta el monto retenido del saldo pendiente de cada factura y genera el asiento contable.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | Quién te hizo la retención. Determina qué facturas puedes elegir en la tabla de documentos. |
| Subsidiaria / Ubicación | A qué subsidiaria pertenece contablemente el documento, con subsidiarias habilitadas; la ubicación se toma por defecto de tu sesión. |
| Fecha | Fecha del comprobante de retención; debe caer dentro de un período contable abierto para Cuentas por Cobrar. |
| Número de documento | Se numera automáticamente según la secuencia configurada para esta pantalla; también puedes escribirlo tú, pero no se puede repetir ni modificar después de guardado. |
| Moneda y tasa de cambio | Moneda del documento y su tasa frente a tu moneda funcional. |
| Facturas afectadas | Cada línea vincula una factura de venta del cliente con el tipo de retención y el monto retenido sobre ella. Debe existir al menos una línea con una factura y una retención válidas. |
| Retención ITBIS/IVA | Tipo de retención tomado del catálogo de Impuestos, calculada sobre el monto de impuesto de la factura. No se puede combinar en la misma línea con un monto de retención sobre el total. |
| Retención ISR | Tipo de retención tomado del catálogo de Impuestos, calculada sobre el monto total de la factura. No se puede combinar en la misma línea con un monto de retención sobre el impuesto. |
| Comprobante fiscal (NCF y datos relacionados) | Campos fiscales del documento cuando tu país los utiliza; el sistema valida su formato si los completas. |
| Referencia | Texto libre para anotar un número de comprobante o referencia externa del cliente. |
| Notas | Información libre adicional sobre la retención. |
| Archivos adjuntos | El comprobante de retención que te entregó el cliente (foto, escaneo o PDF), sujeto al límite de archivos de tu edición. |
Validaciones al guardar
- Cliente requerido y no anulado.
- Período contable abierto para la fecha del documento en Cuentas por Cobrar.
- Al menos una línea de documento válida: con una factura seleccionada y un monto de retención igual o mayor a cero.
- Toda línea debe tener un tipo de retención asignado (ITBIS/IVA o ISR); no se permite una línea con factura pero sin retención.
- No se pueden combinar los dos montos en la misma línea: si la línea usa retención de ITBIS/IVA, el monto sobre el total debe quedar en cero, y viceversa si usa retención de ISR.
- La factura afectada debe existir, no estar anulada y pertenecer a la misma subsidiaria que la retención.
- Compatibilidad con la facturación electrónica de la factura de origen, cuando corresponde.
- Comprobante fiscal con el formato correcto, cuando tu país lo utiliza para este documento.
- Número de documento único: no se puede repetir, y no se puede modificar una vez guardado el documento.
Gestión del documento
Desde el detalle de una retención ya guardada puedes, según tus permisos:
- Editarla, mientras el período contable de su fecha siga abierto.
- Anularla, lo que le devuelve a cada factura afectada el saldo que le había retenido; no se puede anular si la facturación electrónica de las facturas afectadas lo impide ni si el período contable ya está cerrado.
- Eliminarla, si el período contable sigue abierto y no tiene registros vigentes vinculados; también devuelve el saldo retenido a las facturas afectadas.
- Duplicarla para crear un nuevo documento a partir de sus datos.
- Consultar el asiento contable generado al guardar.
- Imprimirla, con el formato estándar o una plantilla personalizada.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Retenciones de Impuestos en Ventas" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Disponible desde el plan Basic en adelante (no en los planes Billing ni Start). En el plan Enterprise, requiere tener activo el módulo de Ventas.
- Esta es una función en fase beta: además del plan requerido, tu empresa necesita tenerla activada específicamente. Si no ves la opción "Retenciones de Impuestos en Ventas" en el menú de Ventas, contacta a soporte de AdmCloud para solicitar su activación.
- Con subsidiarias habilitadas, la subsidiaria es obligatoria y cada retención queda asociada a ella.
- Antes de usar esta función, necesitas tener configurada al menos una retención de tipo ITBIS/IVA o ISR en el catálogo de Impuestos de tu empresa.
Consejos y errores comunes
Configura primero tus retenciones en el catálogo de Impuestos. Si al crear el documento no encuentras el tipo de retención que necesitas, revisa que exista un impuesto marcado como "es una retención" con el método de cálculo correcto (ITBIS/IVA o Ganancias/ISR).
No mezcles los dos montos en una misma línea. Cada línea de factura es o una retención de ITBIS/IVA (calculada sobre el impuesto) o una retención de ISR (calculada sobre el total); si el sistema te marca error al guardar, revisa que solo tengas un monto capturado en la línea.
Registra la retención tan pronto recibas el comprobante del cliente. Mientras no la registres, la factura seguirá mostrando como pendiente el monto que el cliente ya retuvo y no te pagará directamente.
Anular o eliminar la retención le devuelve el saldo a la factura afectada. Úsalo si capturaste un monto o una factura equivocada, en lugar de intentar corregirlo con otro documento.