Aplicación de Créditos Clientes
La aplicación de créditos de clientes te permite compensar documentos existentes de un mismo cliente entre sí, sin que entre o salga dinero nuevo: usa una nota de crédito, un recibo de ingreso o un adelanto para cubrir una o varias facturas pendientes, o cruza facturas y notas de débito/crédito que se cancelan mutuamente. Es la herramienta para "cuadrar" el estado de cuenta de un cliente cuando el saldo ya está a tu favor o a favor del cliente en distintos documentos.
¿Qué es y para qué sirve?
A diferencia de un Recibo de Ingreso, que registra dinero nuevo que entra a tu empresa, la aplicación de créditos no mueve dinero: solo reclasifica saldos ya existentes entre los documentos de un mismo cliente. Úsala, por ejemplo, cuando el cliente tiene un adelanto o una nota de crédito pendiente y quieres aplicarlo contra una o varias facturas, o cuando dos facturas del mismo cliente se cancelan entre sí (por ejemplo, una factura y una nota de crédito por el mismo monto).
Puedes aplicar el crédito de un documento a varios documentos a la vez, y en distintas proporciones: por ejemplo, cubrir parte de una factura con un adelanto y el resto con una nota de crédito. Cada línea indica el monto que quieres mover: un valor positivo aumenta lo ya aplicado a ese documento (reduce su saldo pendiente) y un valor negativo lo disminuye (aumenta su saldo pendiente). La suma de todos los montos de la aplicación debe ser exactamente cero, porque no estás creando ni destruyendo saldo, solo moviéndolo de un documento a otro.
Al guardar, y si tu compañía usa el módulo de Contabilidad, el sistema genera automáticamente el asiento contable con el movimiento correspondiente en la cuenta por cobrar del cliente, incluyendo cualquier diferencia por tipo de cambio o redondeo cuando los documentos aplicados están en distintas monedas.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de aplicaciones | Lista todas las aplicaciones de crédito registradas, con filtros por cliente, fecha, subsidiaria y vendedor. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración. Desde aquí creas, eliminas o abres el reporte de aplicaciones. |
| Crear / Editar | El formulario de la aplicación: cliente, subsidiaria, fecha y referencia, seguido de la tabla de documentos pendientes del cliente donde marcas cuáles quieres compensar y por cuánto monto. Incluye la pestaña de archivos adjuntos. |
| Detalles | La misma aplicación en modo de solo consulta, con la lista de documentos afectados, sus montos originales, su saldo y el monto que se les aplicó, más los botones de acción: editar, duplicar, anular, eliminar, imprimir y ver el asiento contable. |
| Imprimir | El formato imprimible de la aplicación, con los datos de la empresa y el cliente, la tabla de documentos compensados y espacio para firmas. |
Cómo registrar una aplicación paso a paso
- Abre el listado y pulsa Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Recibos de Ingreso; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Selecciona el cliente y, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, la subsidiaria correspondiente. El sistema propone la fecha del día y, si tu compañía usa una sola cuenta de caja o moneda, la completa automáticamente.
- Indica el periodo a buscar y pulsa Refrescar para cargar los documentos pendientes del cliente (facturas, notas de crédito o débito, recibos de ingreso y adelantos) dentro de ese rango. El Periodo es un solo control de rango de fecha: al abrirlo puedes elegir un periodo relativo como "Este mes" o marcar las fechas desde/hasta en los calendarios, y dejarlo vacío para ver los de todas las fechas.
- Marca los documentos que quieres compensar. Al marcar un documento, el sistema propone automáticamente su saldo pendiente como monto a aplicar; puedes editarlo si solo quieres aplicar una parte.
- Ajusta los montos hasta que el campo Diferencia quede en cero. Usa montos positivos en los documentos que quieres saldar (o abonar) y montos negativos en los que quieres dejar con más saldo pendiente.
- Guarda. El sistema valida los datos, actualiza el saldo pendiente de cada documento afectado y genera el asiento contable correspondiente.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | De quién son los documentos que vas a compensar entre sí. No se puede cambiar una vez que la aplicación tiene registros contables vigentes. |
| Subsidiaria | A qué subsidiaria pertenece la aplicación, con subsidiarias habilitadas. Todos los documentos a compensar deben pertenecer a la misma subsidiaria del encabezado, y no se puede cambiar al editar. |
| Fecha | Fecha de la aplicación. Debe caer dentro de un período contable abierto y no puede ser anterior a la fecha de ninguno de los documentos que se están aplicando. |
| Rango de búsqueda de documentos | Filtro temporal solo usado al crear o duplicar, para acotar qué documentos pendientes del cliente se muestran en la tabla antes de marcarlos. |
| Documentos a aplicar | La tabla donde marcas cada factura, nota de crédito o débito, recibo de ingreso o adelanto a compensar, junto con su saldo pendiente de referencia. |
| Monto a aplicar | Cuánto del saldo de ese documento quieres mover. Positivo para reducir su saldo pendiente, negativo para aumentarlo; la suma de todas las líneas debe ser cero. |
| Moneda y tasa de cambio | Si los documentos aplicados están en monedas distintas, el sistema convierte cada monto a la moneda principal usando su tasa de cambio para validar que la suma total sea cero. |
| Referencia | Texto libre para anotar el motivo de la compensación; se puede filtrar en el listado. |
| Notas internas | Información libre visible solo para tu equipo, útil para explicar por qué se hizo la compensación. |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte de la compensación, sujetos al límite de la edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Cliente requerido.
- Al menos un documento con un monto distinto de cero.
- La suma de los montos aplicados debe ser exactamente cero (convertida a la moneda principal cuando los documentos aplicados están en distintas monedas).
- Cada documento aplicado debe existir y no estar anulado, y debe ser un tipo de documento válido para Cuentas por Cobrar.
- La subsidiaria de cada documento debe coincidir con la subsidiaria de la aplicación.
- El cliente de cada documento debe coincidir con el cliente de la aplicación, salvo cuando el documento es un asiento de diario con cuenta por cobrar del cliente.
- La fecha de cada documento aplicado no puede ser posterior a la fecha de la aplicación.
- El monto aplicado no puede superar el saldo pendiente del documento, si tu compañía activó esa validación adicional.
- Período contable abierto para Cuentas por Cobrar en la fecha de la aplicación.
- El número de documento no se puede repetir dentro del mismo tipo de documento.
- No se puede cambiar el cliente, la moneda ni la tasa de cambio al editar si la aplicación tiene registros vigentes vinculados.
- Cuentas contables no conciliadas todavía para poder editar la aplicación, si tu compañía usa conciliación bancaria sobre esas cuentas.
Gestión del documento
Desde el detalle de una aplicación ya guardada puedes, según tus permisos:
- Editarla: puedes agregar o quitar documentos y ajustar montos, pero no cambiar el cliente ni la subsidiaria.
- Duplicarla para crear una nueva aplicación a partir de sus datos.
- Anularla: revierte el efecto sobre el saldo pendiente de todos los documentos que había compensado, dejándolos como estaban antes.
- Eliminarla: igual que al anular, libera el saldo de los documentos afectados; no se puede eliminar si tiene registros vigentes vinculados.
- Imprimirla, con el formato por defecto o una plantilla personalizada.
- Consultar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
Funciones adicionales según tu configuración
- Columna de subsidiaria en el listado y campo de subsidiaria en el formulario, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
- Columna de comprobante fiscal (NCF) en la tabla de documentos, si tu país maneja facturación electrónica.
- Campos personalizados en el formulario, si tu compañía los configuró para esta pantalla; también puedes crear nuevos campos desde el propio formulario.
- Personalización del formulario (agregar, mover o quitar campos), si tienes el permiso correspondiente.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Recibos de Ingreso" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Disponible en los planes de AdmCloud que incluyen el módulo de Ventas y Cuentas por Cobrar. En el plan Enterprise, requiere tener activo el módulo de Ventas.
- Con subsidiarias habilitadas, cada aplicación queda asociada a una subsidiaria y solo puede compensar documentos de esa misma subsidiaria.
- La columna de comprobante fiscal (NCF) solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales para los documentos que estás compensando.
Consejos y errores comunes
Si la "Diferencia" no llega a cero, no podrás guardar. Revisa que los montos positivos y negativos que ingresaste se compensen exactamente; si hay varias monedas, recuerda que la validación se hace en la moneda principal de la compañía.
No confundas esta pantalla con Recibos de Ingreso. Aquí no entra dinero nuevo: solo reclasificas saldos entre documentos que ya existen. Si el cliente te está pagando, registra un Recibo de Ingreso en su lugar.
Anular o eliminar una aplicación libera el saldo de todos los documentos que había compensado, que vuelven a quedar pendientes por el monto que tenían antes de la aplicación.