Migrador de Datos (Carga Masiva de Información)

¿Qué es y para qué sirve?

En vez de digitar cliente por cliente, artículo por artículo o factura por factura, el Migrador de Datos te permite preparar la información en una hoja de Excel y cargarla de una sola vez. Es especialmente útil para:

• La carga inicial de datos cuando estás implementando AdmCloud (clientes, proveedores, artículos, catálogo de cuentas, empleados, direcciones, saldos y facturas históricas, etc.).
• Actualizaciones masivas posteriores sobre registros existentes, por ejemplo, cambiar de una sola vez un dato de muchos clientes o artículos a la vez.

A diferencia de una carga con columnas fijas, este migrador es dinámico: tú eliges exactamente qué campos quieres migrar (incluyendo tus campos personalizados, si el registro los tiene) y AdmCloud genera automáticamente la plantilla de Excel con esas columnas, en el orden correcto.

Cada usuario que use el migrador ve, además, un aviso con un enlace a la versión anterior de los migradores: si el tipo de registro que necesitas todavía no está disponible en esta pantalla, es posible que sí exista un migrador para él en esa versión anterior.

Cómo se usa

1. Elige qué vas a migrar

1. En la pantalla principal del Migrador de Datos, selecciona el Objeto (el tipo de registro que quieres migrar, por ejemplo Clientes, Artículos o Facturas a Crédito). Solo aparecen en la lista los tipos de registro que ya soporta este migrador.
2. Selecciona la Operación: Insertar Nuevos Registros para crear registros que no existen todavía, o Actualizar Registros Existentes para modificar registros que ya están en AdmCloud. La opción de actualizar solo se muestra cuando el objeto elegido la soporta.
3. Presiona Aceptar para continuar.

2. Elige los campos a migrar

1. En la pestaña Principal verás la lista de campos disponibles para ese objeto. Haz clic sobre cada campo que quieras incluir en la migración; el campo queda marcado como seleccionado (se ve deshabilitado en la lista) y AdmCloud recuerda esta selección la próxima vez que uses el migrador para ese mismo objeto.
2. Los campos de solo lectura no aparecen en estas listas: son valores que AdmCloud calcula o mantiene por su cuenta (por ejemplo, en el detalle de artículos de un Pedido, la Cantidad Facturada y la Cantidad Despachada las actualizan la facturación y el despacho, y el Precio con Impuesto y el Extendido se calculan a partir del precio, la cantidad y el impuesto). No se ofrecen para migrar porque el propio sistema sobrescribiría el valor que traiga el Excel.
3. Los campos con un asterisco rojo (*) son obligatorios. En modo Actualizar no hay campos obligatorios: el registro ya existe y solo cambian los campos que selecciones, los demás conservan su valor. Los campos marcados con la etiqueta "Campo Personalizado" corresponden a campos personalizados que agregaste en tu empresa.
4. Si el objeto tiene información de detalle (artículos, métodos de pago, subsidiarias, piezas, productos terminados, materia prima, servicios, ruta de operaciones, pruebas de calidad, tareas, impuestos, unidades de medida, conceptos de nómina, tipos de hora, etc.), verás una pestaña adicional por cada tipo de detalle; selecciona igualmente los campos que quieras incluir. Estas pestañas de detalle solo se muestran cuando la operación es Insertar Nuevos Registros.
5. Si elegiste Actualizar Registros Existentes, selecciona además el Campo de Identificación: es el campo que AdmCloud usará para reconocer cuál registro existente debe actualizar (por ejemplo, el código del artículo o el correo del cliente).
6. También puedes cambiar el propio Campo de Identificación: selecciónalo además como campo a migrar. La plantilla trae entonces la primera columna rotulada (valor actual), con la que AdmCloud encuentra el registro, y otra columna con el encabezado normal del campo, donde escribes el nuevo valor (por ejemplo, el SKU actual en la primera columna y el SKU nuevo en la columna SKU). En las transacciones se pueden cambiar así el Número y el NCF, siempre que el nuevo no lo tenga otro documento, que la transacción no esté anulada y que el documento no esté firmado. El número de serie de un artículo no se puede cambiar.

3. Descarga la plantilla y complétala

1. Presiona Descargar Plantilla para obtener un archivo Excel ya preparado, con una hoja por cada grupo de campos que seleccionaste (por ejemplo, una hoja "Principal" y otra de "Artículos y Servicios"), con los encabezados correctos en el orden que espera el migrador.
2. Llena cada hoja con la información a migrar, respetando los encabezados generados. No agregues hojas adicionales ni cambies el orden de las columnas.

4. Sube el archivo y ejecuta la migración

1. Selecciona el archivo .xlsx ya lleno con el botón de carga de archivo.
2. Presiona el botón de subir ("Upload") para enviar el archivo. AdmCloud valida el archivo, crea un proceso y te lleva a la pantalla de Procesos, donde puedes ver el avance de la migración (normalmente se ejecuta en segundo plano, sin bloquear tu sesión).
3. Si alguna fila no se pudo procesar, desde la pantalla de Procesos puedes descargar un archivo de errores: tiene las mismas columnas de tu archivo original más una columna final con el motivo del error en cada fila, para que corrijas únicamente esas filas y las vuelvas a subir.

Capacidades principales

• Elegir exactamente qué campos migrar para cada tipo de registro, incluyendo campos personalizados.
• Generar automáticamente la plantilla de Excel con las columnas correctas, en el orden esperado por el migrador.
• Insertar nuevos registros o actualizar registros existentes, según el tipo de registro lo permita.
• Migrar información de detalle (artículos, métodos de pago, subsidiarias, piezas, productos terminados, materia prima, servicios, rutas de operaciones, pruebas de calidad, tareas, impuestos, unidades de medida, conceptos de nómina y tipos de hora) en hojas de Excel independientes, cuando el objeto lo requiere.
• Recordar, por usuario, los campos que seleccionaste la última vez para ese mismo objeto y operación.
• Ejecutarse en segundo plano como un proceso, permitiéndote seguir trabajando mientras se completa.
• Entregar un reporte descargable de las filas con error al finalizar, para que corrijas y reintentes solo esas filas.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El archivo es obligatorio y debe tener extensión .xlsx; archivos de otro formato o vacíos son rechazados.
• Debes seleccionar al menos un campo de la pestaña Principal antes de poder descargar la plantilla o ejecutar la migración.
• En modo Actualizar, el Campo de Identificación es obligatorio, tanto al descargar la plantilla como al ejecutar la migración.
• El libro de Excel no puede tener más hojas de las que espera el tipo de registro elegido (por ejemplo, un objeto con detalle de artículos espera dos hojas: Principal y Artículos); si el archivo tiene hojas adicionales, la migración se detiene con un error.
• Cada celda se valida según el tipo de dato del campo (fechas, montos, referencias a otro registro como un cliente o una cuenta contable, etc.); si un valor no es válido, esa fila específica queda marcada con error y el resto del archivo continúa procesándose.
• Solo se importan las primeras 5,000 líneas de cada archivo, y la primera línea siempre debe contener los encabezados de columna.
• La hoja a cargar debe ser siempre la primera del libro de Excel.

Disponibilidad y permisos

• Para entrar a esta pantalla y ejecutar migraciones necesitas el permiso de "Administración del Sistema > Configuración" (nivel Agregar) en tu grupo de usuarios. Es una herramienta orientada a administradores o a quien lidera la implementación de tu empresa en AdmCloud.
• La operación de Actualizar Registros Existentes solo está disponible para algunos tipos de registro: Clientes, Proveedores, Empleados, Artículos, Facturas a Crédito, Facturas al Contado, Notas de Crédito de Cliente, Notas de Débito de Cliente, Direcciones, Cuentas Contables, Solicitudes de Servicio y Órdenes de Trabajo.
• Si el tipo de registro que necesitas migrar no aparece en la lista de "Objeto", revisa el enlace a la versión anterior de los migradores que se muestra en la parte superior de esta pantalla; es posible que ese tipo de registro todavía se maneje desde allí.

Consejos y errores comunes