Conceptos de Beneficios y Descuentos

¿Qué es y para qué sirve?

Antes de poder procesar una nómina, AdmCloud necesita saber qué conceptos existen y cómo calcular cada uno. Esta pantalla es ese catálogo: desde aquí administras tanto los beneficios/ingresos del empleado (salario, comisiones, bonos, horas extra, viáticos, preaviso, cesantía...) como los descuentos que se le aplican (impuesto sobre la renta, seguro de salud, seguro de vida, fondo de pensiones, descuento de préstamos, descuentos de cuentas por cobrar...) y también los aportes o provisiones de la empresa (la parte que la empresa paga además del salario, como su aporte al seguro de salud o al fondo de pensiones).

El Tipo de concepto que elijas determina automáticamente si se trata de un ingreso, un descuento o un aporte de la empresa, y con eso el listado los agrupa con una etiqueta de color (verde para ingresos, amarillo para descuentos, azul para aportes de la empresa, celeste para provisiones).

Lo más importante de cada concepto es su Método de Cálculo, ya que define cómo AdmCloud obtiene el monto a aplicar en cada nómina: un monto fijo, un porcentaje del salario, una doceava parte del salario anual (típico del salario 13/Navidad), un porcentaje del salario indicado en el contrato de trabajo, la Bonificación RD, un porcentaje calculado sobre otros conceptos ya calculados en la misma nómina, o una fórmula personalizada escrita en código.

La primera vez que entras a esta pantalla, si tu empresa todavía no tiene ningún concepto creado, AdmCloud siembra automáticamente un catálogo inicial de conceptos comunes (salario, comisión, bono, horas extra, préstamo, ISR, seguro de salud, fondo de pensiones, aporte educativo, etc.), ajustado a las reglas de tu país si están soportadas (por ejemplo, República Dominicana recibe los conceptos y porcentajes vigentes de la TSS e ISR). A partir de ahí puedes editarlos o agregar los que necesites.

Cómo se usa

1. Crea un nuevo concepto con el botón "Nuevo" e indica su Nombre y, si quieres identificarlo con un código propio, su Código.
2. Selecciona el Tipo de concepto (por ejemplo Salario, Bono, Horas Extra, ISR, Seguro de Salud, Fondo de Pensiones...). Esto determina si el concepto es un ingreso, un descuento o, si además marcas Empresa Paga, un aporte/provisión de la empresa.
3. Elige el Método de Cálculo y completa los campos que ese método necesita: un Porcentaje (con su Máximo y Mínimo opcionales) para los métodos basados en porcentaje, una Fórmula en la pestaña Fórmula para el método Fórmula, o una lista de Conceptos en la pestaña Conceptos para el método % de Conceptos.
4. Marca "Incluye a Todos los Empleados" si este concepto se debe aplicar automáticamente a la nómina de cada empleado (por ejemplo el ISR o el seguro de salud obligatorio), sin tener que asignarlo empleado por empleado.
5. Indica las Cuentas de Débito y Crédito en la pestaña Contabilidad, para que el asiento contable de la nómina afecte las cuentas correctas de gasto y de pasivo/pago.
6. Guarda el concepto. Desde ese momento estará disponible para usarse en los contratos de trabajo, en la nómina y en las pantallas que dependen de este catálogo (por ejemplo Entrada de Horas o Preferencias de Nómina).

Capacidades principales

• Siete métodos de cálculo distintos: monto fijo, porcentaje del salario, doceava parte del salario anual, porcentaje del salario del contrato, Bonificación RD, porcentaje de otros conceptos y fórmula personalizada, para cubrir prácticamente cualquier regla de nómina.
• Fórmulas en código con explicación por Inteligencia Artificial: el método Fórmula te da un editor de código (con ejemplo y la lista de variables disponibles, como Salario, Bono, Comisión u otros conceptos ya calculados) y, al ver el detalle de un concepto con fórmula, un botón Explicar con IA que te describe en lenguaje sencillo qué hace esa fórmula.
• Vínculo entre conceptos (pestaña Conceptos): con el método % de Conceptos puedes definir un concepto como un porcentaje de la suma de otros conceptos ya calculados (por ejemplo, para reportes de autodeterminación de la TSS que requieren vincular un concepto de nómina a uno o varios conceptos de archivos laborales).
• Clasificación automática por color: el listado agrupa y distingue visualmente ingresos, descuentos, aportes de la empresa y provisiones según el Tipo y si el concepto es pagado por la empresa.
• Conceptos ligados a Navidad y bonificaciones: puedes marcar si un concepto se toma en cuenta para calcular el ingreso anual de la nómina de Navidad o de bonificaciones, y si además ese mismo concepto se debe agregar a esas nóminas especiales.
• Facturación de nómina a clientes: si tu empresa factura costos de nómina a sus clientes (add-on de Facturación de Nómina), cada concepto puede llevar un servicio, un porcentaje o un monto fijo por defecto a facturar.

Validaciones al guardar

• El Nombre es obligatorio y no puede repetirse con el de otro concepto.
• El Código, si lo indicas, tampoco puede repetirse con el de otro concepto.
• El Tipo "Seguro de Salud" exige el método de cálculo "% de Conceptos", requerido para poder calcular correctamente la columna de Salario Cotizable en los reportes de autodeterminación de la TSS.
• El Porcentaje no puede ser negativo. El Máximo y el Mínimo sí pueden serlo intencionalmente, para casos donde un empleado sale de la empresa antes de completar un período.
• Método "Monto Fijo": el Porcentaje, el Máximo y el Mínimo deben quedar en cero, y la Fórmula debe estar vacía.
• Método "% del Salario" o "% del Salario del Contrato": el Porcentaje es obligatorio (no puede ser cero) y la Fórmula debe estar vacía.
• Método "Doceava Parte del Salario Anual": el Porcentaje debe quedar en cero y la Fórmula debe estar vacía.
• Método "Fórmula": la Fórmula es obligatoria y el Porcentaje debe quedar en cero. La Fórmula tiene los mismos límites de ejecución y seguridad que los Scripts de Servidor: si usa algo no permitido, el sistema rechaza el guardado indicando qué elemento y en qué línea, y al calcular la nómina se detiene si tarda más de 5 segundos para un empleado.
• Método "% de Conceptos": debes indicar al menos un concepto válido en la pestaña Conceptos, y el Porcentaje es obligatorio.
• Solo puedes indicar Conceptos en la pestaña Conceptos si el método de cálculo es "% de Conceptos" o "Fórmula"; con cualquier otro método, la lista debe quedar vacía.
• Si el módulo de Contabilidad está activo y marcaste "Incluye a Todos los Empleados", la Cuenta de Débito y la Cuenta de Crédito son obligatorias.
• No puedes cambiar si un concepto es "Empresa Paga" una vez que ya tiene nóminas autorizadas que lo usan.
• No se puede eliminar un concepto mientras esté referenciado en nóminas o registros de horas ya generados, en otro concepto que lo use como sub-concepto, en las Preferencias de Nómina (concepto de Navidad, Salario 14, Bonificación o Almuerzo), en la configuración de una sucursal, o en un Tipo de Hora.

Campos clave

Disponibilidad

• Requiere el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo para tu empresa.
• Los campos de Servicio, % a Facturar, Monto Fee y % Fee a Facturar solo se muestran si además tienes activo el add-on de Facturación de Nómina.
• El campo Contempla Todas las Subsidiarias solo se muestra si tu plan tiene subsidiarias habilitadas y tu cuenta tiene activada esta función especial.
• El campo Incluye en Cálculo de Prestaciones y el campo Incluye en Nómina de Bonificaciones solo se muestran si tu cuenta tiene activadas esas funciones especiales; si no los ves y los necesitas, solicítalo a soporte.

Consejos y errores comunes