Habilitación de Funciones
Habilitación de Funciones (menú Configuración → Funciones) es la pantalla central donde enciendes o apagas comportamientos opcionales y avanzados de AdmCloud para toda tu empresa: centros de beneficio, cuotas en ventas, control presupuestario, series/lotes/atributos de inventario, autorización de novedades de nómina, entre otros. Es un único registro de configuración por empresa, organizado en pestañas, que se guarda una sola vez y afecta de inmediato a todas las pantallas relacionadas.
¿Qué es y para qué sirve?
Muchas capacidades de AdmCloud no están simplemente "incluidas o no" en tu plan: primero deben activarse aquí, en la empresa. Esto le da control al administrador de tu cuenta sobre qué comportamientos adicionales usar, sin obligar a todos los usuarios a lidiar con opciones que no necesitan.
Es importante distinguir dos niveles distintos de disponibilidad:
- Contratación de un módulo Enterprise (Inventario Avanzado, Ventas Avanzadas, Presupuesto, Nómina, Manufactura Avanzada, Gestión de Transporte/TMS): esto lo gestiona AdmCloud según tu plan y solo entonces aparece la pestaña o el interruptor correspondiente en esta pantalla.
- Activación de la función en esta pantalla: una vez que el interruptor es visible, tú decides si lo enciendes o no para tu empresa. Apagar una función más adelante puede bloquearse si ya la usaste (ver Validaciones al guardar).
Algunas funciones (marcadas más abajo) no dependen de un módulo contratado sino de una activación especial habilitada para tu cuenta por AdmCloud (funciones beta o en fase de disponibilidad limitada).
Cómo activar una función paso a paso
- Abre Configuración → Funciones. Necesitas el nivel de "editar" del permiso "Configuración" para poder guardar cambios; sin ese nivel puedes ver la pantalla pero no modificarla.
- Elige la pestaña correspondiente al área que quieres ajustar: General, Contabilidad, Inventario, Presupuesto, Ventas, Nómina, TMS o Manufactura. Solo verás las pestañas de los módulos Enterprise que tu empresa tiene activos.
- Activa o desactiva el interruptor de la función deseada. Revisa la sección Catálogo de funciones más abajo para entender qué hace cada una antes de cambiarla.
- Pulsa Guardar. El botón está disponible tanto arriba como abajo del formulario. Si intentas desactivar algo que ya está en uso, AdmCloud te mostrará un mensaje explicando por qué no puede desactivarse y qué registro lo está usando.
- El cambio aplica de inmediato en tu sesión actual y en la de todos los usuarios de la empresa: no es necesario cerrar sesión ni reiniciar nada.
Catálogo de funciones por pestaña
| Pestaña | Función | Qué activa | Disponibilidad |
|---|---|---|---|
| General | Comentarios en Artículos de Transacciones | Permite agregar comentarios de texto libre en cada línea de artículo dentro de las transacciones. | Todos los planes. |
| Contabilidad | Comprobantes Fiscales | Activa el manejo de comprobantes fiscales en tus documentos de venta según el esquema de tu país. | Todos los planes. |
| Contabilidad | Divisiones / Ubicaciones / Departamentos / Líneas de Negocio como Centro de Beneficio | Permite usar esa dimensión para medir rentabilidad (utilidad) por separado en tus reportes financieros. | Líneas de Negocio: desde el plan Standard. Las otras tres: desde el plan Premium. En el plan Enterprise, las cuatro requieren el módulo Enterprise de Contabilidad activo. |
| Contabilidad | Divisiones en Facturas de Crédito / Contado, Notas de Crédito / Débito Clientes, Facturas de Promoción y Devoluciones de Efectivo | Habilita elegir una División también dentro de estas transacciones de venta, no solo en el resto de la contabilidad. | Función de disponibilidad limitada: solo aparece si AdmCloud activó para tu cuenta la función "Divisiones en Transacciones de Venta". |
| Ventas | Facturación de Gastos | Permite trasladar a una factura de venta los gastos ya registrados en Gastos, Facturas de Proveedor a Crédito, Notas de Crédito/Débito a Proveedor o Recepciones, para recuperarlos del cliente. | Requiere el módulo Enterprise de Contabilidad. |
| Ventas | Múltiples vendedores en ventas | Permite asignar más de un vendedor a una misma Cotización, Pedido, Autorización de Devolución o Proyecto, repartiendo la comisión entre ellos. | Función de disponibilidad limitada en el plan Enterprise, habilitada por AdmCloud para tu cuenta. |
| Ventas | Autorización de Cotizaciones | Exige que las Cotizaciones pasen por un flujo de autorización antes de poder convertirse en Pedido o Factura. | Requiere el módulo Enterprise de Contabilidad o el plan Enterprise Billing. |
| Ventas | Cuotas en Cotizaciones y Pedidos / Cuotas en Facturas a Crédito | Permite dividir el saldo de la transacción en varias cuotas, cada una con su propia fecha de vencimiento, en lugar de manejar un solo saldo total. | Requiere el módulo Enterprise de Ventas Avanzadas (o el módulo de Construcción). |
| Ventas | Generación automática de Cuotas en Transacciones de Ventas | Genera las cuotas automáticamente al guardar el documento, en vez de tener que capturarlas a mano. | Requiere el módulo Enterprise de Ventas Avanzadas, y que ya tengas activa al menos una de las dos funciones de Cuotas anteriores. |
| Ventas | Descuento de Cliente por Líneas de Negocio | Permite definir, por cliente, un porcentaje de descuento distinto según la línea de negocio (clase) del artículo que se vende. | Función de disponibilidad limitada en el plan Enterprise, habilitada por AdmCloud para tu cuenta. |
| Presupuesto | Control Presupuestario | Activa la validación de tus transacciones de compra contra lo definido en Presupuestos. | Requiere el módulo Enterprise de Presupuesto. |
| Nómina | Requerir Autorización en Novedades | Exige que un Registro de Novedades (ingresos o deducciones fuera de la nómina regular de un empleado) pase por autorización antes de aplicarse. | Requiere el módulo Enterprise de Nómina. |
| TMS | Precios por Destino | Hace que el precio de los artículos varíe según el destino de entrega, tomado de la dirección de envío del cliente. | La pestaña completa requiere el módulo Enterprise de Gestión de Transporte (TMS). |
| Manufactura | Estados de Listas de Materiales | Activa el campo de estado (por ejemplo, en diseño, activa, descontinuada) en tus Listas de Materiales (BOM). | La pestaña completa requiere el módulo Enterprise de Manufactura Avanzada. |
| Bitácora de Seguridad | (sin interruptores) | Muestra el historial de quién cambió cada función y cuándo: es de solo consulta. | Todos los planes. |
Las funciones de inventario avanzado (Depósitos, Lotes, Pedimentos, Atributos y Números de Serie) se activan y documentan en detalle en sus propias pantallas de catálogo (por ejemplo, Depósitos de Inventario, Pedimentos de Artículos); todas ellas requieren el módulo Enterprise de Inventario Avanzado y aparecen aquí solo cuando ese módulo está activo en tu empresa.
Validaciones al guardar
AdmCloud bloquea la desactivación (o, en un caso, la activación) de una función si ya tienes datos que dependen de ella:
- Lotes, Pedimentos, Depósitos, Atributos o Números de Serie: no puedes desactivarlos si al menos un artículo activo está marcado para requerirlos.
- Facturación de Gastos: no puede desactivarse si ya existe una factura que facturó gastos.
- Cuotas en Cotizaciones y Pedidos y Cuotas en Facturas a Crédito: no pueden desactivarse si ya existen documentos de ese tipo con cuotas registradas.
- Generación automática de Cuotas: no puede activarse si ninguna de las dos funciones de Cuotas anteriores está activa.
- Descuento de Cliente por Líneas de Negocio: no puede desactivarse si algún cliente ya tiene configurado un descuento por este concepto.
- Múltiples vendedores en ventas: no puede desactivarse si ya existen transacciones de venta o proyectos con más de un vendedor asignado.
En todos estos casos, el mensaje de error te indica el documento, artículo o cliente específico que está impidiendo el cambio, para que puedas revisarlo primero.
Disponibilidad, plan y módulos
- El acceso a esta pantalla se controla con el permiso "Configuración" del grupo de usuarios; se necesita el nivel Editar para poder guardar cambios.
- Las pestañas de TMS y Manufactura solo se muestran si tu empresa tiene activos, respectivamente, el módulo Enterprise de Gestión de Transporte y el de Manufactura Avanzada.
- Dentro de las pestañas visibles, cada función se muestra u oculta según el módulo Enterprise correspondiente esté activo (Contabilidad, Inventario Avanzado, Ventas Avanzadas, Presupuesto, Nómina) o según AdmCloud haya habilitado para tu cuenta una función de disponibilidad limitada.
Consejos y errores comunes
No adivines para qué sirve un interruptor. Antes de activar una función que no conoces, revisa el Catálogo de funciones de esta página o la documentación de la pantalla relacionada (por ejemplo, Depósitos de Inventario o Presupuestos) para entender su efecto en el resto del sistema.
¿No ves una pestaña o un interruptor que esperabas? Probablemente el módulo Enterprise correspondiente no está contratado o activo para tu empresa. Contacta a AdmCloud para confirmar qué módulos tienes disponibles en tu plan.
¿No puedes desactivar una función? El mensaje de error señala el documento, artículo o cliente que la está usando. Resuelve o inactiva ese registro primero; AdmCloud no permite desactivar una función mientras existan datos que dependan de ella.