Grupos de Usuarios y Privilegios

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Grupo de Usuarios agrupa tres cosas: un conjunto de privilegios (qué pantallas puede consultar, agregar, editar, anular, autorizar o eliminar), la lista de usuarios que pertenecen a ese grupo, y, opcionalmente, un tipo de licencia (Acceso Completo, Solo Lectura, Punto de Venta, Portal de Empleados, Acceso Comercial o Acceso a Servicios Profesionales). En la edición Enterprise, cada tipo consume su propio cupo de licencias contratadas; en el resto de las ediciones, prácticamente todos los grupos son de Acceso Completo o Punto de Venta.

Además de los privilegios por módulo, un grupo puede bloquear el acceso a enlaces específicos del menú, restringir a sus usuarios a ver solo los empleados o transacciones de su propia sucursal o ubicación, exigir doble factor de autenticación (MFA) a sus usuarios, y — según tu plan — controlar el acceso a pantallas y formularios personalizados.

Cómo se usa

1. Entra al listado de Grupos de Usuarios y pulsa Nuevo. En la edición Enterprise, este botón despliega los tipos de licencia disponibles; en el resto de las ediciones solo puedes elegir entre un grupo normal o uno para Punto de Venta.
2. Escribe el Nombre del grupo (por ejemplo "Contabilidad" o "Vendedores"). Es el único campo obligatorio.
3. En la pestaña Permisos, marca para cada privilegio (agrupado por módulo) qué niveles otorgas: Consultar, Agregar, Anular, Autorizar, Editar y Eliminar. Los botones Sin Permisos y Solo Consultar te permiten limpiar o dejar en modo lectura toda la tabla de un solo clic.
4. Si tu edición lo permite, usa la pestaña Bloqueo de Menú para ocultar enlaces puntuales del menú lateral a este grupo, aunque tenga privilegio sobre esa pantalla.
5. En la pestaña Usuarios, agrega a las personas que pertenecerán a este grupo y, si aplica, su punto de emisión de facturación.
6. Si tu empresa tiene Pantallas o Formularios Personalizados, verás pestañas adicionales para otorgar privilegios sobre ellos con la misma mecánica de niveles.
7. Guarda el grupo. Los usuarios que ya tenían la sesión abierta verán reflejados los cambios de permisos la próxima vez que el sistema recalcule su seguridad.

Capacidades principales

• Privilegios de solo lectura, agregar, editar, anular, autorizar y eliminar, independientes por cada pantalla del sistema.
• Dos vistas de Gestión de Privilegios: agrupada por privilegio (para ver de un vistazo qué grupos y usuarios tienen acceso a una pantalla) y agrupada por usuario, ambas con botones directos para otorgar o retirar un permiso sin entrar a editar el grupo completo.
• Reportes de grupos: Resumen, Detallado con Usuarios, Detallado con Privilegios y Comparación de Privilegios entre dos grupos.
• Doble factor de autenticación (MFA) activable por grupo, con aviso destacado si el grupo Admin no lo tiene habilitado.
• Bloqueo de acceso a enlaces específicos del menú, además del control por privilegio (según tu edición).
• Desactivar AtIna para el grupo: al marcarlo, el botón del asistente desaparece de la barra lateral, la pantalla del asistente queda inaccesible y cualquier pregunta se rechaza. Manda por encima del plan y de la preferencia personal del usuario, y aplica también al grupo Admin. El cambio surte efecto en la siguiente navegación de las sesiones ya abiertas.
• Duplicar un grupo existente como punto de partida para uno nuevo, y eliminar varios grupos a la vez desde el listado.
• Restricción de empleados propios (para que un usuario de RRHH solo vea a sus propios empleados) y filtro de transacciones por sucursal o ubicación (según tu edición).

Campos clave

Cómo funcionan los privilegios

Cada privilegio pertenece a un módulo (Contabilidad, Ventas, Inventario, Nómina, etc.) y admite hasta seis niveles independientes, aunque no todos los privilegios ofrecen los seis:

El Tipo del grupo limita automáticamente qué niveles se pueden marcar: un grupo Solo Lectura solo permite Consultar en todas sus pantallas, y AdmCloud desmarca por ti cualquier otro nivel que no le corresponda a un tipo de grupo al guardarlo. El grupo Admin es especial: siempre tiene acceso total, y esa parte no se puede quitar. Sí puedes editar el resto de su configuración (usuarios, sucursal, ubicación, bloqueo de menú, formularios, etc.); al editarlo, la pestaña Permisos se muestra vacía con una nota que lo explica. No se puede duplicar ni eliminar.

Algunos privilegios no representan una pantalla completa sino una acción puntual y por eso solo ofrecen uno de los niveles. Un ejemplo es Ventas - Cambiar Tasa de Cambio, que solo admite el nivel Editar: cuando está marcado, el usuario puede modificar la tasa de cambio en los documentos de venta donde el campo es visible (facturas de crédito y de contado, facturas promocionales, pedidos, notas de crédito y de débito de clientes, cobros, devoluciones de efectivo, anticipos de clientes, balances iniciales, cheques devueltos y facturas históricas), incluidas las tasas por línea de los documentos aplicados en un cobro y de los métodos de pago de una factura de contado. Cuando se desmarca, el campo queda en solo lectura con la tasa que trae el sistema y AdmCloud rechaza el guardado si se intenta cambiar la tasa de un documento ya registrado. Este privilegio viene marcado por defecto en todos los grupos, así que nada cambia hasta que lo desmarques.

Validaciones al guardar

• El Nombre es requerido y no se puede repetir con el de otro grupo ya existente.
• Al grupo Admin no se le pueden quitar privilegios. Su configuración sí es editable, pero la pestaña Permisos aparece vacía: siempre conserva todos los privilegios. Tampoco se puede duplicar (el duplicado nacería sin ningún privilegio).
• Si asignas una Sucursal al grupo, esta no puede ser una sucursal de consolidación.
• Un mismo Formulario Personalizado no puede indicarse dos veces en la lista de formularios del grupo.
• Los privilegios que no le corresponden al Tipo del grupo se ajustan automáticamente a "sin acceso" al guardar; AdmCloud te avisa cuando esto ocurre.
• Los usuarios agregados al grupo deben estar activos (no anulados), y su punto de emisión, si lo tienen asignado, tampoco puede estar anulado.
• Si tu edición no incluye el filtro de transacciones por ubicación, no puedes asignarle una Ubicación al grupo.

Eliminar un Grupo de Usuarios

Un Grupo de Usuarios no se puede eliminar en estos casos:

• Es el único grupo que queda en el sistema.
• Es el grupo Admin.
• Está asignado como grupo del Portal de Empleados de algún empleado.
• Está referenciado por algún Script de Cliente (parámetro de usuario).
• Está vinculado a algún Grupo de Artículos de Punto de Venta.

Si ninguno de estos casos aplica, al eliminar el grupo AdmCloud también elimina en cascada sus tableros (dashboards) y recordatorios personalizados, sus usuarios y privilegios asignados, su bloqueo de menú, sus reportes y formularios personalizados vinculados.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Grupos de Usuarios" (SA_USER_GROUPS) de tu propio grupo de usuarios, con niveles independientes para consultar, agregar, editar y eliminar.
• La pestaña Bloqueo de Menú solo aparece si tu edición incluye esta capacidad.
• La pestaña de Formularios Personalizados solo aparece si tu plan incluye Formularios Personalizados y esta función está activada en Herramientas de Personalización.
• Asignar Sucursal a un grupo solo aplica si tu edición tiene habilitadas múltiples sucursales; asignar Ubicación solo aplica si tu edición incluye el filtro de transacciones por ubicación.
• Elegir el Tipo de licencia al crear un grupo (Acceso Comercial, Servicios Profesionales, etc.) y cambiarlo después desde el Detalle solo está disponible en la edición Enterprise; en el resto de las ediciones solo existen los grupos normales y de Punto de Venta.

Consejos y errores comunes