Operaciones de Almacén (WMS): Recepción, Recogida, Empaque, Despacho, Transferencias y Conteo
Este es el piso de operación del almacén: un conjunto de pantallas pensadas para usarse con lector de código de barras (o el teclado de una tableta/celular) mientras el personal camina entre los pasillos. Aquí se registra físicamente cada movimiento de mercancía: lo que entra por una recepción de compra, lo que se recoge (pick) para un pedido o devolución, lo que se empaca y despacha, lo que se transfiere entre depósitos, y lo que se cuenta en un inventario físico.
No sustituye a los documentos de origen (Pedidos de Venta, Compras con Recepción, Solicitudes de Devolución o de Transferencia): esos se crean y autorizan en sus propias pantallas. Estas pantallas de WMS son la ejecución en piso de ese trabajo, escaneando bins (depósitos), artículos, lotes, atributos y series a medida que se mueven.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando tu empresa tiene el módulo WMS habilitado, en lugar de digitar cada movimiento desde el detalle del documento, tu personal de almacén trabaja desde estas pantallas dedicadas: escanea el bin, escanea el artículo (o su código de barras configurado), indica la cantidad y AdmCloud va registrando cada línea en tiempo real. Al terminar, un solo botón Guardar genera el documento de inventario correspondiente (recepción, despacho, transferencia o ajuste por conteo).
Esto le sirve al cliente para acelerar y reducir errores en el trabajo físico del almacén, controlar exactamente qué se recogió o recibió de cada línea, y dar seguimiento en tiempo real a lo que cada empleado va procesando, incluso desde un teléfono o tableta con lector de código de barras.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Nueva Recepción | Recibe mercancía escaneada contra una Compra con Recepción, un Pedido de Compra o una Solicitud de Devolución a Cliente pendiente de recepción. |
| Pendiente de Recogida | Tablero con los Pedidos de Venta, Solicitudes de Devolución y de Transferencia de Ubicación listos para recoger; cada fila abre su recogida individual. |
| Recogida de Múltiples Transacciones | Variante de la anterior (activa según una preferencia de la empresa) que permite marcar varios documentos a la vez y recogerlos juntos en una sola sesión de escaneo. |
| Nueva Recogida | Escanea bin, artículo y cantidad para recoger las líneas de un solo documento (Pedido de Venta, Devolución o Solicitud de Transferencia). |
| Recogida de Múltiples Transacciones (detalle) | Igual que "Nueva Recogida", pero cada artículo escaneado se reparte automáticamente entre todos los documentos combinados que lo necesiten, con vista Resumida o Detallada. |
| Empacar | Busca un Despacho ya recogido, muestra su contenido y lo marca como empacado. |
| Despachar | Busca un Despacho ya empacado y lo marca como enviado (embarcado). |
| Facturas Pendientes de Entrega | Lista las facturas ya despachadas/enviadas y permite marcarlas como entregadas al cliente. |
| Transferencia | Mueve artículos de un bin origen a un bin destino escaneando artículo, unidad de medida y cantidad; permite acumular varias líneas y asignarles el mismo destino en lote. |
| Transferencia Masiva | Vacía (total o parcialmente) todo el contenido de un bin origen hacia un bin destino, sin escanear artículo por artículo. |
| Transferencia de Ubicación | Pantalla de pistoleo (como "Transferencia") para mover inventario escaneando artículos de una ubicación origen a una ubicación destino; al guardar genera una Transferencia de Ubicación en vez de una transferencia de depósito. Cada línea recogida guarda la ubicación origen desde la que se pistoleó, así que: mientras existan líneas recogidas la ubicación origen queda bloqueada (para cambiarla primero hay que transferir o eliminar esas líneas), y si la pistola recarga la pantalla se vuelve a mostrar la ubicación de la recogida en progreso, no la ubicación por defecto. |
| Conteo Físico | Escanea bin, artículo y cantidad contada para levantar un inventario físico, que luego genera el ajuste de inventario correspondiente. |
| Existencias | Consulta de solo lectura: escanea o busca un artículo o un bin para ver existencias, ubicación y unidad de medida, sin registrar ningún movimiento. |
El cuadro de escaneo de código de barras
La mayoría de estas pantallas comparten el mismo cuadro de búsqueda por código de barras: al escanear (o digitar y presionar Enter), AdmCloud busca el código contra los Tipos de Código de Barras configurados y llena automáticamente el artículo, la cantidad, el lote y su vencimiento, la unidad de medida, las series y los atributos (por ejemplo Color o Talla), según lo que ese código de barras codifique. Si el código no coincide con ningún artículo, se muestra una alerta de "Artículo no identificado". En la pantalla de Nueva Recepción, además, el escaneo puede agregar la línea automáticamente sin necesidad de presionar "Agregar".
Este cuadro solo aparece si tu empresa tiene configurado al menos un Tipo de Código de Barras; si no, estas pantallas siguen funcionando digitando el SKU o nombre del artículo directamente.
Cómo se usa: recepción de mercancía
- Abre "Nueva Recepción" y busca el documento de origen (Compra con Recepción, Pedido de Compra o Solicitud de Devolución de Cliente pendiente).
- Escanea o digita el bin donde vas a guardar la mercancía, luego el artículo y la cantidad recibida (y el lote, vencimiento, series o atributos si el artículo los requiere).
- Presiona "Agregar" para registrar la línea; puedes filtrar entre "Todos los Artículos" y "Mis Artículos" para ver solo lo que tú has recibido.
- Repite hasta terminar de recibir todas las líneas pendientes, o usa "Eliminar Todo" si necesitas empezar de nuevo.
- Presiona "Guardar" para generar la recepción definitiva en el sistema.
Cómo se usa: recogida (picking) de pedidos
- Abre "Pendiente de Recogida" y elige el documento a procesar (o, si tu empresa tiene activada la recogida combinada, selecciona varios y presiona "Recoger" para combinarlos en una sola sesión).
- Escanea bin, artículo y cantidad por cada línea recogida. Si tu empresa está configurada para "Transferencia de Ubicación" al recoger Pedidos de Venta, también indicas la ubicación y bin destino.
- Presiona "Agregar"; la línea se marca en verde cuando queda completa y en naranja cuando queda parcial. El ícono de papelera deshace una línea ya escaneada.
- Al recoger un artículo con series, la cantidad de series capturadas debe coincidir exactamente con la cantidad recogida.
- Presiona "Guardar" para completar la recogida; si quedan cantidades pendientes, AdmCloud te avisa antes de continuar. Según cómo esté configurada tu empresa, esto genera una Transferencia de Depósito o una Transferencia de Ubicación automáticamente.
Cómo se usa: empaque, despacho y entrega
- En "Empacar", busca el número del Despacho ya recogido, revisa su contenido y presiona "Empacado" cuando esté listo para salir.
- En "Despachar", busca el mismo Despacho ya empacado y presiona "Enviado" cuando el transportista lo retire.
- En "Facturas Pendientes de Entrega", marca "Entregado" cuando el cliente reciba la mercancía, para cerrar el ciclo de la factura.
Cómo se usa: transferencias y conteo físico
- Transferencia: escanea artículo, unidad de medida, cantidad y bin origen; presiona "Agregar" para ir acumulando líneas. Selecciona una o varias líneas y usa "Asignar" para indicarles un bin destino en lote, luego presiona "Transferir".
- Transferencia Masiva: indica el bin origen, presiona "Ver Contenido" para listar lo que tiene, ajusta las cantidades a mover (o usa "Transferir Todo") y confirma el bin destino con "Transferir".
- Conteo Físico: escanea bin, artículo y la cantidad contada; el conteo en progreso se conserva si sales de la pantalla y vuelves a entrar. Al terminar, "Guardar" genera el ajuste de inventario con las diferencias encontradas.
- Existencias: en cualquier momento, escanea o busca un artículo o un bin para consultar su existencia, ubicación y unidad de medida, sin afectar ningún documento.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Bin (depósito) de origen | Ubicación física exacta dentro del almacén de donde sale o hacia donde entra la mercancía. Requiere que tu empresa tenga habilitados los Depósitos (Bins). Se indica una sola vez y se conserva mientras sigues agregando artículos: no hace falta re-escanearlo en cada línea. Se mantiene hasta que el operario lo cambie, y una misma transacción puede incluir artículos de varios depósitos distintos. |
| Artículo / SKU / Código de Barras | El producto que se está moviendo; puede escanearse por su código de barras configurado o digitarse por nombre o SKU. |
| Cantidad | Cuánto se recibió, recogió, transfirió o contó de esa línea, en la unidad de medida indicada. |
| Unidad de Medida (UOM) | La unidad en la que se captura la cantidad (por ejemplo caja o unidad); en Transferencia se elige explícitamente. |
| Lote y Vencimiento | Identifica el lote específico del artículo, si tu empresa tiene habilitados los Lotes. |
| Atributos (Color, Talla, etc.) | Selecciona la variante exacta del artículo, si tu empresa tiene habilitados los Atributos (Inventario Avanzado). |
| Series | Números de serie individuales del artículo, si tu empresa los requiere; su cantidad debe coincidir con la cantidad de la línea. |
| Bin Destino | El depósito al que se transfiere la mercancía recogida o transferida, cuando aplica. |
| Filtro Todos los Artículos / Mis Artículos | En Recepción y Conteo, limita la vista a lo que tú mismo has procesado. |
Validaciones al guardar
- El documento origen (Pedido, Solicitud de Devolución o de Transferencia) no puede estar anulado, debe estar autorizado, y no puede estar ya recogido o cerrado; tampoco puede recogerlo alguien distinto al empleado al que fue asignado.
- La cantidad recogida no puede superar la cantidad pedida en el documento origen.
- En artículos con series, la cantidad de números de serie capturados debe ser igual a la cantidad recogida de esa línea.
- Si tu empresa está configurada para generar una Transferencia de Depósito al completar una recogida, el depósito de recogida debe estar previamente configurado (a nivel de ubicación o de empresa); si falta, AdmCloud no permite guardar.
- Si está configurada para Transferencia de Ubicación, debes indicar la ubicación y el bin destino antes de guardar.
- Al recoger varias Solicitudes de Transferencia de Ubicación juntas, todas deben tener la misma ubicación destino y pertenecer a la misma subsidiaria; y todas las transacciones seleccionadas deben ser del mismo tipo de documento.
- En Transferencia Masiva, un mismo nombre de bin duplicado en varias ubicaciones impide continuar hasta que se indique la ubicación exacta.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Requiere que tu empresa tenga contratado y habilitado el módulo adicional WMS (Gestión Avanzada de Almacenes) junto con el módulo de Inventario; sin ellos, estas pantallas muestran un mensaje de función no disponible en tu edición.
- El acceso a cada pantalla se controla con un permiso distinto de tu grupo de usuarios: Recepciones de Inventario (Nueva Recepción), Despachos (Recogida, Empacar, Despachar), Pedidos de Venta (Pendiente de Recogida), Transferencias de Ubicación (Transferencia, Transferencia Masiva, Facturas Pendientes de Entrega) y Ajustes de Inventario (Conteo Físico).
- La Recogida de Múltiples Transacciones solo aparece si tu empresa tiene activada la preferencia correspondiente de recogida combinada; de lo contrario, "Pendiente de Recogida" solo permite procesar un documento a la vez.
- El cuadro de escaneo por código de barras solo aparece si tu empresa tiene configurado al menos un Tipo de Código de Barras.
- Los campos de Lotes, Depósitos (Bins), Atributos y Pedimentos solo se muestran si tu empresa tiene esas capacidades de Inventario Avanzado habilitadas.
- El comportamiento de la recogida al completarse (generar Transferencia de Depósito o de Ubicación) depende de cómo esté configurado el método de recogida de tu empresa.
Consejos y errores comunes
Usa el escáner siempre que puedas. Configurar tus Tipos de Código de Barras hace que el artículo, el lote, las series y los atributos se llenen solos al escanear, reduciendo errores de digitación frente a teclear el SKU manualmente.
¿No puedes guardar una recogida? Verifica que el documento siga autorizado y no anulado, que esté asignado a tu usuario, que la cantidad no exceda lo pedido, y que las series capturadas coincidan en cantidad con lo recogido.
El Conteo Físico y las Transferencias (Transferencia y Transferencia Masiva) son independientes del flujo de pedidos. Puedes usarlos en cualquier momento para reorganizar tu inventario o corregir existencias, sin necesidad de un Pedido, Devolución o Solicitud de Transferencia de por medio.
El depósito de origen se escanea una sola vez. En todas las pantallas de pistoleo (Transferencia, Nueva Recogida, Recogida de Múltiples Transacciones, Conteo Físico y Nueva Recepción), una vez que indicas el bin de origen este se conserva y puedes seguir agregando artículos sin volver a escribirlo. Cuando necesites tomar mercancía de otro bin, simplemente cámbialo: se mantendrá el nuevo valor. Así una misma transacción puede acumular líneas de varios depósitos.