Planes de Mantenimiento Preventivo

Un Plan de Mantenimiento Preventivo es la ficha maestra que define cada cuánto debe recibir servicio un Equipo (Activo Fijo): por fecha (cada tantos días), por lectura (cada tantos kilómetros, horas u otra medida del equipo), o por ambas a la vez. AdmCloud usa esta información para avisarte cuándo un mantenimiento está por vencer o ya está vencido, y para generar automáticamente la Orden de Mantenimiento correspondiente, con su lista de repuestos y tareas ya precargada.

Módulo: Mantenimiento de Equipos Requiere el permiso "Mantenimiento Preventivo"

¿Qué es y para qué sirve?

Cada plan se asocia a un Equipo y define su calendario de mantenimiento con dos mecanismos independientes que puedes usar por separado o combinados:

Por fecha: indicas una Frecuencia en días y la Próxima Fecha en la que toca el siguiente mantenimiento. Cada vez que se cumple, se puede "recalendarizar" para calcular automáticamente la fecha siguiente.
Por lectura: indicas el Medidor sobre el que se planifica, una Frecuencia de lectura (por ejemplo, cada 5,000 kilómetros) y la Próxima Lectura en la que corresponde el servicio, comparada contra la última lectura registrada para ESE medidor. Como el plan se planifica por la combinación medidor-lectura, un mismo equipo puede tener un plan cada 10,000 km en su odómetro y otro cada 500 horas en su horómetro, y cada uno se vence contra su propio contador.

Además de la fecha o lectura límite, cada mecanismo tiene sus propios días o unidades de preaviso: el plan aparece como "pendiente" desde antes de la fecha o lectura exacta, para que tengas tiempo de programar el trabajo. El plan también puede llevar una lista de Repuestos (artículos e insumos que se usarán) y de Tareas a realizar, que se copian automáticamente a la Orden de Mantenimiento cuando se genera desde el plan.

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Pendientes	Listado por defecto: solo muestra los planes activos cuya fecha o lectura, considerando el preaviso, ya está vencida o próxima a vencer a la fecha indicada. Filtra por subsidiaria, fecha de corte, equipo, departamento y ubicación, con columnas personalizables, y cambia a "Todos" sin recargar la página.
Todos	La misma tabla, sin el filtro de vencimiento: incluye planes inactivos y los que aún no están próximos a vencer.
Calendario	Vista de calendario mensual/semanal/diario con un evento por cada plan que tiene una Próxima Fecha, mostrando el equipo y el nombre del plan en la fecha correspondiente. Usa los mismos filtros de subsidiaria, equipo, departamento y ubicación.
Crear / Editar	Formulario con los datos del plan, la tabla de Repuestos (artículo, cantidad, unidad) y la tabla de Tareas (tarea, cantidad de horas).
Detalles	Vista de solo consulta del plan guardado, con los botones para registrar una Orden de Mantenimiento, registrar una Solicitud de Despacho (si tu edición lo permite) y Recalendarizar, además de las pestañas de Repuestos, Tareas y Transacciones Vinculadas.
Reporte de Pendientes / Reporte de Todos	Formato imprimible o en PDF con el mismo listado, filtrable por subsidiaria, equipo, departamento, ubicación, proveedor, clase de equipo, división y clase de artículo.

Cómo se usa, paso a paso

Abre "Nuevo" desde el listado. AdmCloud precarga la subsidiaria por defecto de tu usuario si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
Indica el Equipo al que le aplica este plan de mantenimiento, y opcionalmente su Ubicación (debe pertenecer a la misma subsidiaria del plan).
Elige cómo se programa el plan. El formulario tiene una sección por cada forma, y puedes llenar una o las dos a la vez. En la sección Programación por frecuencia en días defines la Frecuencia en días, la Próxima Fecha en que corresponde el mantenimiento y cuántos Días de Preaviso antes de esa fecha quieres que el plan ya aparezca como pendiente. Puedes omitirla por completo si solo usarás lectura.
En la sección Programación por lectura de medidor eliges el Medidor del equipo sobre el que se planifica (el combo lista los medidores activos del Equipo elegido y se vuelve a llenar si cambias de equipo), la Frecuencia de lectura, la Próxima Lectura en que corresponde el mantenimiento y cuántas unidades de Preaviso antes de esa lectura. También es opcional si solo usarás fecha.
Agrega los Repuestos (artículo, cantidad, unidad de medida) y las Tareas (con sus horas) que normalmente se necesitan para este mantenimiento, para que se copien automáticamente a cada Orden de Mantenimiento generada desde el plan.
Guarda el plan. A partir de ahí aparecerá en "Pendientes" y en el Calendario en cuanto se acerque su fecha o lectura de vencimiento.
Cuando se realice el mantenimiento, entra a los Detalles del plan y presiona "Registrar Orden Mantenimiento" para generar la Orden con el equipo, los repuestos y las tareas ya precargados, y luego presiona "Recalendarizar" para que AdmCloud calcule automáticamente la siguiente fecha y/o lectura sumando la frecuencia configurada.

Capacidades principales

Programación por fecha, por lectura del equipo, o por ambas a la vez, cada una con su propio preaviso.
Listado con alternancia entre "Pendientes" (solo lo vencido o próximo a vencer) y "Todos", sin recargar la página, con columnas personalizables y filtros por subsidiaria, fecha, equipo, ubicación y departamento (incluyendo sub-ubicaciones y sub-departamentos).
Vista de Calendario mensual, semanal o diaria de las próximas fechas de mantenimiento.
Botón "Registrar Orden Mantenimiento" que crea la Orden de Mantenimiento con el equipo, los repuestos y las tareas del plan ya precargados y vinculados entre sí.
Botón "Registrar Solicitud de Despacho" (cuando esta función está disponible en tu edición) para pedir que se despachen los repuestos del plan desde el almacén.
Botón "Recalendarizar" que avanza automáticamente la Próxima Fecha y/o la Próxima Lectura según la frecuencia configurada, sin tener que calcularlo ni editarlo a mano.
Pestaña de Transacciones Vinculadas, que muestra todos los documentos (órdenes de mantenimiento, despachos, etc.) generados a partir del plan.
Sección de colaboración en Detalles con chat, notas, tareas propias, eventos, visitas, archivos adjuntos y bitácora de auditoría.
Reporte imprimible de planes pendientes o de todos los planes, con múltiples filtros.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Nombre	Identifica al plan; no puede repetirse dentro de la misma subsidiaria.
Subsidiaria	Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
Equipo	Activo Fijo al que le aplica el plan de mantenimiento.
Ubicación	Opcional; si se indica, debe pertenecer a la misma subsidiaria del plan.
Inactivo	Un plan inactivo deja de aparecer como pendiente y no se puede recalendarizar.
Próxima Fecha	Fecha en que corresponde el siguiente mantenimiento por calendario.
Frecuencia (Días)	Cada cuántos días se repite el mantenimiento por fecha.
Días Preaviso Antes de Vencimiento	Cuántos días antes de la Próxima Fecha el plan ya se considera pendiente.
Medidor	El contador del equipo sobre el que se planifica el mantenimiento (odómetro, horómetro, etc.). El combo lista los medidores definidos en la pestaña Medidores de la ficha del Equipo del plan y se vuelve a llenar al cambiar de equipo. Solo ofrece los medidores activos, salvo el que el plan ya tenía.
Próxima Lectura	Lectura de ese medidor (kilómetros, horas, etc.) en la que corresponde el siguiente mantenimiento.
Frecuencia (Lectura)	Cada cuántas unidades de lectura se repite el mantenimiento.
Lectura Preaviso Antes de Vencimiento	Cuántas unidades antes de la Próxima Lectura el plan ya se considera pendiente.
Repuestos	Lista de artículos, cantidad y unidad de medida que suele consumir este mantenimiento.
Tareas	Lista de tareas (de tu catálogo de Tareas de Mantenimiento o texto libre) con sus horas.
Notas	Texto libre opcional para información adicional del plan.

Validaciones al guardar

El Nombre es obligatorio y no se puede repetir dentro de la misma subsidiaria.
El Equipo debe existir y no estar anulado.
Si indicas una Ubicación, su subsidiaria debe coincidir con la del plan.
Si defines una Frecuencia (Días) mayor a cero, la Próxima Fecha es obligatoria, y viceversa: si defines una Próxima Fecha, la Frecuencia (Días) es obligatoria.
Si defines una Frecuencia (Lectura) mayor a cero, la Próxima Lectura es obligatoria (no puede quedar en cero), y viceversa: si defines una Próxima Lectura, la Frecuencia (Lectura) es obligatoria.
Si el plan se vence por lectura, el Medidor es obligatorio: sin él no se sabe contra cuál contador comparar. Además debe pertenecer al Equipo del plan y, si el plan está activo, no puede ser un medidor inactivo.
Cada línea de Repuestos debe indicar un artículo activo y no anulado, con una unidad de medida válida y no anulada.
Cada línea de Tareas que referencia tu catálogo de Tareas de Mantenimiento debe apuntar a una tarea que no esté anulada; una línea sin descripción ni tarea seleccionada se omite al guardar.
No se puede eliminar un plan que ya tiene transacciones vinculadas (por ejemplo, órdenes de mantenimiento generadas desde él); primero debes eliminar o desvincular esas transacciones.

Disponibilidad, plan y módulos

Esta pantalla solo está disponible cuando tu empresa tiene activo el módulo adicional de Mantenimiento de Equipos (plan Enterprise). Si no está activo, el listado, el calendario y el formulario de creación muestran un mensaje de que la función no está disponible en tu edición.
El acceso se controla con el permiso "Mantenimiento Preventivo", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
El botón "Registrar Solicitud de Despacho" en Detalles solo aparece si tu edición tiene habilitada la función de Solicitudes de Despacho.
Los planes de un usuario se limitan a la Subsidiaria con la que trabaja, cuando tu plan tiene subsidiarias habilitadas.

Consejos y errores comunes

💡

¿Mantenimiento que combina kilometraje y tiempo? Configura ambos mecanismos (fecha y lectura) en el mismo plan: aparecerá como pendiente en cuanto se cumpla cualquiera de los dos, lo primero que ocurra.

⚠️

"Este plan de mantenimiento no posee una fecha/frecuencia..." Ese error aparece cuando llenaste la Frecuencia sin la Próxima Fecha (o Próxima Lectura), o viceversa: los dos campos de cada mecanismo deben ir siempre juntos.

ℹ️

¿No puedes recalendarizar un plan? El botón "Recalendarizar" solo funciona sobre planes activos (no marcados como Inactivo); si el plan ya no aplica, márcalo como inactivo en lugar de eliminarlo si tiene historial de órdenes generadas.