Reevaluaciones de Moneda Extranjera
Las Reevaluaciones de Moneda Extranjera (también llamadas Ajustes por Diferencia Cambiaria) son la transacción que usas para actualizar, a una nueva tasa de cambio, el valor en tu moneda funcional de las cuentas contables que mantienes en moneda extranjera (bancos, caja, cuentas por cobrar o por pagar en dólares u otra divisa). AdmCloud calcula la diferencia y genera el asiento contable por ti.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando registras facturas, cobros o pagos en una moneda extranjera, cada cuenta contable afectada (por ejemplo tu cuenta bancaria en dólares o las cuentas por cobrar a un cliente que te paga en esa moneda) queda contabilizada con dos valores: el monto en la moneda extranjera y su equivalente en tu moneda funcional, calculado con la tasa de cambio vigente al momento de cada transacción.
Como la tasa de cambio sube o baja con el tiempo, el valor en tu moneda funcional de esas cuentas deja de reflejar la tasa actual del mercado. La Reevaluación de Moneda Extranjera resuelve esto: indicas la moneda y la nueva tasa de cambio a la fecha del ajuste, y AdmCloud:
- Revisa todas las cuentas contables (no de resumen ni estadísticas) que están denominadas en esa moneda y que están marcadas como "requiere moneda" (normalmente bancos, caja, cuentas por cobrar y por pagar).
- Recalcula, para cada una, cuál sería su saldo en tu moneda funcional si se convirtiera el saldo en moneda extranjera con la nueva tasa que indicaste.
- Contabiliza la diferencia entre el saldo anterior y el recalculado, afectando la cuenta reevaluada y, del otro lado, tu cuenta de ganancia o pérdida por diferencia cambiaria (configurada en los datos de la subsidiaria).
- Genera automáticamente el asiento contable asociado, visible desde el botón de Asiento Contable en el detalle del documento.
Si tu empresa usa Subsidiarias, la reevaluación solo afecta las cuentas de la subsidiaria del documento (o de todas, si la cuenta no tiene subsidiaria asignada).
Cómo usar esta pantalla
- Consulta el listado. Desde Contabilidad abre Reevaluaciones de Moneda Extranjera para ver las ya registradas, filtrar por fecha, subsidiaria o mostrar/ocultar las anuladas, y personalizar qué columnas ver.
- Crea una nueva reevaluación. Usa el botón Nuevo, indica la fecha del ajuste y elige la moneda extranjera a reevaluar. Al elegir la moneda (o cambiar la fecha, en modo de creación), AdmCloud sugiere automáticamente la tasa de cambio registrada para esa moneda a esa fecha; puedes aceptarla o escribir una distinta.
- Guarda el documento. Al guardar, AdmCloud recorre las cuentas en esa moneda, calcula la diferencia cambiaria de cada una y genera el asiento contable automáticamente; no necesitas armar tú las líneas del asiento.
- Consulta el detalle. Desde el detalle puedes ver el asiento contable generado, duplicar el ajuste (por ejemplo para el mes siguiente), editarlo, anularlo o eliminarlo, según tus permisos.
- Imprime el reporte de reevaluaciones. Usa el botón de reporte del listado para obtener un reporte imprimible filtrado por rango de fechas, subsidiaria y moneda.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Identificador del documento. Si lo dejas en blanco, AdmCloud lo asigna automáticamente según la numeración configurada. |
| Fecha | Fecha contable del ajuste. Debe caer dentro de un período contable de Contabilidad abierto; también determina a qué fecha se toman los saldos a reevaluar. |
| Subsidiaria | La subsidiaria del ajuste, si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas. No se puede cambiar después de crear el documento. |
| Moneda | La moneda extranjera que se va a reevaluar. Solo se afectan las cuentas contables denominadas en esta moneda. |
| Tasa de Cambio | La nueva tasa de cambio de la moneda respecto a tu moneda funcional. AdmCloud la sugiere automáticamente al elegir la moneda o la fecha, pero puedes ajustarla; debe ser mayor que cero. |
| División / Departamento / Línea de Negocio | Dimensiones contables opcionales que se aplican a la cuenta de diferencia cambiaria del asiento generado, si tu empresa las usa como centros de beneficio. |
| Tipo de Transacción | Clasificación opcional del ajuste para tus propios reportes internos. |
| Notas | Un campo libre para aclaraciones internas sobre este ajuste. |
Validaciones al guardar
- La moneda es obligatoria. No se puede guardar el ajuste sin indicar qué moneda extranjera se reevalúa.
- La tasa de cambio debe ser mayor que cero. Si la dejas en blanco o en cero, AdmCloud la rechaza; no se acepta una tasa negativa.
- El período contable debe estar abierto. No se puede crear, editar, anular ni eliminar un ajuste con fecha dentro de un período de Contabilidad ya cerrado.
- El número de documento no se puede cambiar una vez creado el ajuste.
- No se puede editar un ajuste ya anulado.
- No se puede editar si sus movimientos ya están conciliados en una Conciliación Bancaria; primero debes deshacer la conciliación correspondiente.
- No se puede eliminar ni anular si tiene registros dependientes (por ejemplo si ya se generó un reporte fiscal u otro documento vinculado a su asiento contable).
Disponibilidad y permisos
Esta pantalla pertenece al módulo de Contabilidad y requiere que tu empresa tenga habilitado el manejo de múltiples monedas; si tu plan solo permite una sola moneda, no verás esta opción. En la edición Enterprise, además, el módulo de Contabilidad debe estar activo entre los módulos habilitados de tu cuenta.
El acceso se controla con el permiso Entradas de Diario del grupo de usuarios (compartido con los Asientos Contables y los Ajustes por Diferencia Local): se necesita el nivel de consulta para ver el listado y el detalle, el de agregar para crear ajustes nuevos, el de editar para modificarlos, el de eliminar para borrarlos y el de anular para anularlos.
Consejos y errores comunes
Revisa la tasa sugerida antes de guardar. AdmCloud propone automáticamente la tasa de cambio registrada para la moneda y fecha elegidas, pero si ese día no se había actualizado la tasa en tu catálogo de Monedas, la sugerencia puede no ser la correcta — ajústala a mano si es necesario.
Solo se reevalúan las cuentas marcadas como "requiere moneda". Si una cuenta está denominada en la moneda extranjera pero no está marcada así en el Catálogo de Cuentas (por ejemplo, cuentas de inversión), esta transacción no la incluye en el cálculo.
Es habitual hacer este ajuste al cierre de cada mes, justo antes de generar tus estados financieros, para que el saldo en tu moneda funcional de tus cuentas en moneda extranjera quede a la tasa de cambio de cierre.