Cotizaciones

Una Cotización es el documento con el que le ofreces a un cliente el precio y las condiciones de los artículos o servicios que quiere comprar, antes de comprometerte a venderle. No mueve inventario ni genera asiento contable: es el paso de negociación previo a un Pedido o a una factura. Una vez el cliente acepta, generas directamente el Pedido o la factura desde la misma cotización, sin volver a digitar los artículos.

Módulo: Ventas Requiere el permiso "Cotizaciones"

¿Qué es y para qué sirve?

Usa una Cotización cuando quieras dejar por escrito el precio ofrecido a un cliente antes de que decida comprar. Te sirve para:

Registrar artículos, precios, descuentos e impuestos propuestos, sin afectar tu inventario ni tu contabilidad.
Imprimirla o enviarla por correo al cliente, con el formato predeterminado o una plantilla HTML personalizada.
Vincularla a una Oportunidad de tu pipeline de ventas o a una etapa de venta, para dar seguimiento a la negociación.
Convertirla directamente en un Pedido, una Factura a Crédito, una Factura al Contado o un Pedido de Consignación, heredando sus artículos y datos.
Generar facturas de muchas cotizaciones a la vez, en un solo lote, cuando tu compañía lo permite.

También puedes generar una Cotización desde una Oportunidad ya registrada o desde una Orden de Servicio, heredando el cliente, la moneda, la condición de pago y los artículos pendientes.

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado	Un único listado con tres variantes que alternan sin recargar la página: Todas, Pendientes de Autorización y Borrador (estas dos últimas solo si tu compañía usa autorización de cotizaciones). Filtra por fecha, subsidiaria, ubicación, cliente, artículo, clase de cliente, vendedor, etapa de venta, número de documento y referencia, con columnas personalizables. La casilla Solo pendientes de cierre, marcada por omisión, deja únicamente las cotizaciones cuya etapa de venta no es una etapa de cierre; si la cotización está ligada a una Oportunidad se toma la etapa de la Oportunidad, y las cotizaciones que todavía no tienen etapa se consideran pendientes. Desmárcala para ver también las ya cerradas.
Crear / Editar	El formulario de la cotización: datos generales, tabla de artículos, direcciones de envío/facturación y, si tu compañía factura a plazos, una pestaña de cuotas. También permite duplicar una cotización existente.
Detalles	La cotización en modo de solo consulta, con los botones para editar, duplicar, anular, eliminar, imprimir, enviar por correo o compartir un enlace público, autorizar/rechazar (si aplica) y generar el Pedido, la Factura o la Oportunidad correspondiente.
Tablero (Kanban)	Muestra las cotizaciones que aún no están vinculadas a una Oportunidad, organizadas en columnas por etapa de venta; puedes arrastrarlas de una etapa a otra y filtrar por vendedor. Requiere la edición Enterprise con el módulo de Núcleo o de Facturación activo.
Generar Facturas en Lote	Convierte en Factura a Crédito, de una sola vez, todas las cotizaciones que cumplan un rango de fechas, cliente, etapa de venta y departamento. El proceso corre en segundo plano y puedes seguir su avance en la pantalla de Procesos.
Reporte	Resumen o detalle de tus cotizaciones, con filtros adicionales por división, departamento, clase de artículo, proyecto, oportunidad, tipo de transacción, moneda y territorio de ventas.

Cómo se usa

Abre Cotizaciones desde el menú de Ventas y pulsa Nueva, o inicia la cotización desde una Oportunidad o una Orden de Servicio.
Selecciona el cliente: el sistema propone su moneda, condición de pago y vendedor por defecto.
Agrega los artículos o servicios con cantidad, precio, impuesto y descuento; si tu compañía usa atributos, indícalos también.
Si tu compañía tiene activas las Oportunidades, indica la etapa de venta o vincula la cotización a una Oportunidad ya abierta.
Revisa las direcciones de envío y facturación si son distintas a las del cliente, y adjunta archivos de soporte en la pestaña de Archivos.
Guarda el documento. Si tu compañía usa autorización de cotizaciones, queda pendiente hasta que el autorizador asignado la apruebe o la rechace.
Una vez lista, imprímela o envíala por correo al cliente desde la pantalla de detalle.
Para mover la cotización dentro de tu pipeline sin editarla, usa el menú Cambiar etapa de la pantalla de detalle: la etapa se actualiza al instante. No está disponible en cotizaciones anuladas, y pasar a una etapa marcada como "Perdida" requiere el permiso de "Negocio Perdido" del CRM.
Cuando el cliente acepte, genera desde el detalle el documento correspondiente: una Oportunidad, un Pedido (o un Pedido de Consignación), una Factura a Crédito o una Factura al Contado. El nuevo documento hereda los artículos, cantidades y precios de la cotización.
Si necesitas facturar muchas cotizaciones de golpe, usa Generar Facturas en Lote en lugar de convertirlas una por una.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Cliente	A quién se le cotiza. Determina moneda, condición de pago y vendedor por defecto.
Subsidiaria / Ubicación	Subsidiaria y ubicación desde las que se ofrece la venta, si tu compañía las tiene habilitadas.
Moneda y tasa de cambio	Moneda del documento y su tasa frente a la moneda local.
Vendedor	Responsable comercial de la cotización; solo se puede cambiar con el permiso específico "Cambiar Vendedor".
Etapa de venta / Oportunidad	Con el módulo de CRM activo, toda cotización debe indicar una etapa de venta o estar vinculada a una Oportunidad.
Artículos	Cada línea: artículo o servicio, cantidad, unidad, precio, nivel de precio, impuesto, descuento y, si tu compañía los usa, atributos y comentarios.
Direcciones de envío y facturación	Se toman por defecto de la dirección principal del cliente; puedes indicar otras solo para este documento.
Cuotas	Pestaña disponible solo si tu compañía factura a plazos; define el número y las fechas de las cuotas que heredará la factura generada.
Documento origen	Muestra la Oportunidad o la Orden de Servicio de la que se generó la cotización, cuando aplica.
Autorizador asignado	Usuario responsable de aprobar o rechazar la cotización, cuando tu compañía usa autorización de cotizaciones; se puede reasignar desde el detalle y notifica por correo y en tiempo real al autorizador.
Referencia y notas	Texto libre para identificar la cotización o dejar indicaciones internas.

Autorización de cotizaciones (opcional)

Si tu compañía activa esta función, cada cotización nace con estado Pendiente y no se puede convertir en Pedido o Factura, ni imprimirse para el cliente, hasta que el autorizador asignado la apruebe. Desde el detalle, el autorizador puede Autorizar, Rechazar, devolverla a Pendiente o marcarla como Borrador mientras se sigue ajustando. El listado principal refleja estos mismos estados en las variantes Pendientes de Autorización y Borrador, y puedes filtrarlas por el autorizador asignado.

Validaciones al guardar

El cliente es obligatorio, debe existir y estar activo.
La moneda es obligatoria en toda cotización.
Con el módulo de CRM activo, debes indicar una etapa de venta o vincular la cotización a una Oportunidad; de lo contrario no se puede guardar.
Si la cotización está vinculada a una Oportunidad, esta no puede estar cerrada.
Debe existir al menos una línea con artículo, servicio o descripción; no se permite dejar cantidad o precio en una línea sin artículo ni nombre.
El porcentaje de descuento de cada línea, si se usa, debe estar entre 0 % y 100 %.
El número de documento no se puede modificar una vez creado, y una cotización anulada ya no se puede editar.
Cambiar el vendedor de la cotización requiere el permiso específico "Cambiar Vendedor", separado del permiso general de cotizaciones.

Disponibilidad y permisos

Crear y editar cotizaciones está disponible en todos los planes; no requiere ningún módulo adicional.
El Tablero Kanban y la autorización de cotizaciones requieren la edición Enterprise con el módulo de Núcleo o de Facturación activo; además, la autorización debe encenderse en la pantalla de activación de funciones (Funciones).
Generar Facturas en Lote requiere el plan Standard o superior, y el permiso de agregar del área de Facturas.
Vincular la cotización a una Oportunidad, o exigirle una etapa de venta, requiere el módulo de CRM (plan Premium Plus CRM o Enterprise con CRM activo).
Necesitas el permiso "Cotizaciones"; los niveles de agregar, editar, eliminar, anular y reimprimir se controlan por separado dentro de ese mismo permiso.

Consejos y errores comunes

⚠️

"No puedo imprimir ni convertir mi cotización". Si tu compañía usa autorización de cotizaciones, revisa su estado de autorización en la pantalla de detalle: debe estar Autorizada antes de poder imprimirla o enviarla al cliente.

ℹ️

"El sistema me pide una etapa de venta". Ocurre cuando tu compañía tiene el módulo de CRM activo: toda cotización debe tener una etapa o estar vinculada a una Oportunidad. Si no manejas un pipeline formal, elige la etapa configurada por defecto en Preferencias.

💡

Convierte la cotización directamente en Pedido o Factura desde su pantalla de detalle: así evitas volver a digitar los artículos y conservas la trazabilidad hacia el documento original.

💡

Si necesitas facturar muchas cotizaciones aprobadas de una misma etapa o cliente, usa Generar Facturas en Lote en lugar de abrirlas una por una; el proceso corre en segundo plano y puedes seguir su avance en Procesos.