Archivo de Documentos (Storage)

¿Qué es y para qué sirve?

Cualquier documento que necesites conservar dentro de AdmCloud —sin importar si viene de una pantalla específica (un cliente, un artículo, un proyecto, una oportunidad, una transacción) o si simplemente quieres guardarlo suelto— se almacena como un archivo dentro de este módulo. Puedes organizarlos en carpetas, igual que en el explorador de archivos de tu computadora, y controlar qué grupos de usuario pueden verlos.

Cada archivo puede quedar vinculado a un registro del sistema (por ejemplo, la foto de un artículo, el comprobante fiscal de una factura, el currículum de un candidato, los planos de un activo fijo) o puede subirse "suelto" directamente desde esta pantalla, sin relación con ningún otro documento.

Pantallas del área

Cómo subir y organizar tus archivos

1. Entra al módulo de Archivo de Documentos; verás el contenido de la carpeta raíz y, a la izquierda, el panel Carpetas con la vista de árbol. Haz clic en una carpeta del árbol (o en la tabla) para ver su contenido; usa las flechas del árbol para expandir o contraer las subcarpetas y Todos los archivos para volver a la raíz. El botón Vista de árbol muestra u oculta el panel; al ocultarlo, la tabla ocupa todo el ancho.
2. Para organizar tus archivos, pulsa Nueva Carpeta, escribe un nombre descriptivo (por ejemplo, "Contratos" o "Comprobantes 2026") en el cuadro de diálogo y guárdala. La carpeta se crea siempre en la raíz, aunque estés viendo otra carpeta.
3. Para subir archivos, arrastra uno o varios desde el explorador de tu equipo y suéltalos en el recuadro Arrastra y suelta aquí tus archivos, estando dentro de la carpeta donde quieres guardarlos: el recuadro se resalta al pasar por encima. Si prefieres elegirlos con el selector de archivos, haz clic sobre el mismo recuadro (o pulsa Enter o Espacio cuando esté enfocado). Verás una barra de progreso mientras se suben.
4. Para mover un archivo a otra carpeta, toma el ícono de mover (cuatro flechas) que aparece junto a la miniatura en la tabla, arrástralo y suéltalo sobre la carpeta de destino en el árbol: la carpeta se resalta al pasar por encima. Suéltalo sobre Todos los archivos para llevarlo a la raíz. El listado se actualiza solo, sin recargar la página.
5. Para eliminar un archivo o una carpeta, pulsa el botón de papelera al final de su fila y confirma. También puedes marcar varias filas y usar el botón Eliminar de la barra superior.
6. Para consultar un archivo, haz clic sobre él y entra a Detalles: ahí puedes descargarlo, previsualizarlo (si es imagen) o generar un enlace público para compartirlo fuera de AdmCloud.
7. Para limitar quién puede ver un archivo o carpeta, edítalo y marca en la tabla de permisos los grupos de usuario que deben tener acceso.

Capacidades principales

• Organización en carpetas, con navegación tipo explorador de archivos y sin recargar la página al cambiar de carpeta.
• Vista de árbol de carpetas: un panel junto al listado muestra todas las carpetas con sus subcarpetas, sin importar en cuál estés. Viene activado por defecto y AdmCloud recuerda en tu navegador si lo dejaste visible u oculto.
• Mover archivos arrastrándolos: arrastra un archivo de la tabla a cualquier carpeta del árbol para cambiarlo de carpeta. Solo se mueven archivos; las carpetas no se pueden mover.
• Eliminar desde la fila: cada fila tiene su propio botón de papelera, así no necesitas marcar la casilla y buscar el botón de la barra superior para borrar un solo archivo.
• Personalización de columnas del listado: con el botón de personalizar columnas puedes elegir qué columnas ver (nombre, fecha de creación, relación, artículo, oportunidad, proyecto, transacción, referencia y tamaño), en qué orden y por cuál ordenar, y guardar la configuración para reutilizarla.
• Carga arrastrando y soltando: puedes soltar varios archivos a la vez sobre el recuadro de carga; se guardan en la carpeta que estés viendo y el listado se refresca al terminar.
• Vínculo automático con otras pantallas: los archivos que subes desde una factura, un artículo, un proyecto, una oportunidad, un activo fijo, una conciliación bancaria, un viaje, un plan de mantenimiento o un registro personalizado aparecen también aquí, con su relación visible en el Listado.
• Enlaces públicos: puedes marcar un archivo como público para generar un enlace que cualquier persona puede abrir sin iniciar sesión en AdmCloud (útil para compartir un catálogo, una foto o un documento con alguien externo).
• Reconocimiento de texto (OCR): si tu plan lo incluye, puedes pedirle a AdmCloud que "lea" el texto de una imagen o PDF escaneado y lo deje disponible para buscarlo después con la "búsqueda profunda" del Listado.
• Tamaño de los archivos y espacio total: el Listado muestra el tamaño de cada archivo (en bytes, KB, MB o GB, según su tamaño) y, en la parte superior, la suma de todos los archivos de la empresa. Los archivos subidos antes de que AdmCloud empezara a guardar este dato aparecen sin tamaño hasta que un proceso interno lo calcula; mientras eso ocurra, junto al total se indica cuántos archivos faltan por calcular.
• Permisos por grupo de usuario: cada archivo o carpeta puede compartirse solo con los grupos de usuario que elijas; si no lo compartes ni lo marcas como público, únicamente quien lo subió puede verlo.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El nombre es obligatorio, tanto para archivos como para carpetas.
• No puede haber dos carpetas con el mismo nombre dentro del mismo nivel.
• Si el archivo se guarda dentro de una carpeta, esa carpeta debe existir.
• No hay restricción de tipo de archivo: puedes subir cualquier extensión (PDF, imágenes, Office, comprimidos, etc.).
• Sí existe un límite de tamaño por archivo (alrededor de 30 MB), impuesto por el servidor; si tu archivo lo supera, la subida se rechaza y debes dividirlo o comprimirlo.
• No se puede eliminar un archivo o carpeta que esté en uso por otro registro del sistema (por ejemplo, el logo de tu empresa, la foto de un artículo, el comprobante fiscal de una factura o los archivos dentro de una carpeta); primero debes quitar esa relación o borrar el contenido de la carpeta.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso a esta pantalla se controla con el permiso "Archivo de Documentos" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
• La opción de crear y usar carpetas está disponible en la gran mayoría de los planes de AdmCloud (desde Start en adelante).
• Editar la información de un archivo o una carpeta ya creados (renombrarlo, moverlo de carpeta, cambiar sus permisos) requiere el plan Enterprise. En planes anteriores, una vez subido el archivo, solo puedes consultarlo o eliminarlo.
• Mover archivos arrastrándolos al árbol requiere también el plan Enterprise y el nivel de edición del permiso "Archivo de Documentos"; sin ellos no aparece el ícono de mover. La vista de árbol solo se muestra en los planes que incluyen carpetas.
• El botón de papelera de cada fila solo aparece si tu grupo de usuarios tiene el nivel de acceso completo (el que permite eliminar) del permiso "Archivo de Documentos".
• El reconocimiento de texto (OCR) y la búsqueda profunda por contenido reconocido requieren el plan Enterprise.
• Cuando adjuntas archivos a un mismo documento (por ejemplo, una factura), la cantidad máxima permitida por documento depende de tu plan: 5 archivos en la mayoría de los planes y hasta 100 en el plan Enterprise.

Tope de registros del listado

Para que el listado abra y pagine rápido incluso en empresas con cientos de miles de archivos, recorre como máximo 5.000 registros. Cuando la carpeta o la búsqueda que aplicaste devuelve más que eso, aparece un aviso arriba del listado indicando que se están mostrando los primeros 5.000 y que uses el buscador para acotar la búsqueda.

El aviso incluye el botón Ver el total exacto, que cuenta todos los archivos que cumplen el filtro actual y muestra la cifra real. Se hace solo cuando lo pides porque es justo la operación costosa que el tope evita: en una empresa con muchos archivos puede tardar varios segundos.

Consejos y errores comunes