Entrevistas de Trabajo
Una Entrevista es el documento con el que registras, dentro de tu proceso de reclutamiento, la conversación que sostuviste con un Candidato para una Vacante específica: quién la realizó, cuándo, y qué preguntas y respuestas se anotaron. Queda vinculada al Candidato y a la Vacante, para que todo tu equipo pueda consultar el historial de entrevistas de cada aspirante antes de tomar una decisión de contratación.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando entrevistas a un candidato para una vacante, es fácil que las notas de esa conversación queden dispersas en correos, hojas sueltas o la memoria del entrevistador. Entrevistas te permite registrar cada sesión como un documento propio: la fecha en que se realizó, el candidato entrevistado, la vacante para la que aplica, quién lo entrevistó y las notas u observaciones tomadas durante la conversación (preguntas hechas, respuestas del candidato, impresiones del entrevistador).
Cada Entrevista queda vinculada tanto al Candidato como a la Vacante, de modo que puedas ver, desde la ficha de cualquiera de los dos, cuántas entrevistas se han hecho y qué se anotó en cada una. Si tu empresa tiene activada la generación de preguntas con inteligencia artificial, también puedes pedirle a la IA una lista de preguntas sugeridas para el puesto antes de entrevistar al candidato.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de Entrevistas de Trabajo | Muestra todas las entrevistas registradas, con la fecha, la vacante, el candidato y el entrevistador de cada una. Puedes filtrar por rango de fechas, vacante, candidato o entrevistador, y buscar por nombre de vacante, candidato o entrevistador. Los filtros de vacante y candidato se limitan entre sí: al elegir una vacante, el buscador de candidatos solo ofrece los candidatos postulados a ella, y al elegir un candidato, el buscador de vacantes solo ofrece las vacantes a las que ese candidato aplicó. Desde aquí también puedes generar el reporte de entrevistas y eliminar varias a la vez. |
| Crear / Editar Entrevista | Formulario para registrar una nueva entrevista o modificar una existente: fecha, candidato, vacante, entrevistador y notas. Si tu empresa tiene activa la generación de preguntas con IA, aquí aparece el botón para pedir preguntas sugeridas según la vacante. |
| Detalle de Entrevista | Vista de solo lectura con todos los datos de la entrevista guardada, más el historial de auditoría (quién la creó, modificó o eliminó y cuándo) y, si tu empresa tiene el chat activo, una conversación colaborativa asociada a esa entrevista. |
Cómo se usa
- Entra a Entrevistas y haz clic en Nuevo, o crea la entrevista directamente desde la ficha del Candidato o de la Vacante: en ese caso, el candidato o la vacante correspondiente ya vienen preseleccionados.
- AdmCloud propone la fecha del día y te preselecciona como Entrevistador. Completa (o cambia) el Candidato, la Vacante y el Entrevistador según corresponda. Los buscadores de Vacante y Candidato se limitan entre sí: si ya elegiste una Vacante, el buscador de Candidato solo te ofrece los candidatos postulados a esa vacante; y si ya elegiste un Candidato, el buscador de Vacante solo te ofrece las vacantes a las que ese candidato aplicó.
- Si necesitas ideas de preguntas y tu empresa tiene activa esta función, pulsa "Preguntas sugeridas con IA": se abre una ventana donde la inteligencia artificial genera preguntas para la vacante indicada. Antes de pedirlas puedes escribir en Contexto adicional cualquier información que quieras que la IA tome en cuenta (por ejemplo: competencias a evaluar, nivel de experiencia buscado o temas específicos). Luego puedes Aceptar para copiar las preguntas al campo de notas, o Cancelar para descartarlas.
- Escribe en Notas de la Entrevista las preguntas realizadas, las respuestas del candidato y cualquier observación relevante para la decisión de contratación.
- Pulsa Guardar. AdmCloud valida los datos obligatorios y te lleva al Detalle de la entrevista ya guardada. Si prefieres seguir trabajando en la misma entrevista, pulsa Grabar y continuar editando: la entrevista se graba y la pantalla permanece abierta en modo edición, de modo que los siguientes grabados actualizan el mismo registro.
- Desde el Detalle puedes Editar la entrevista, Crear una nueva o Eliminarla (con confirmación), según tus permisos.
Capacidades principales
- Listado filtrable por rango de fechas, vacante, candidato o entrevistador, con búsqueda por nombre de vacante, candidato o entrevistador y personalización de columnas visibles.
- Reporte imprimible/exportable de entrevistas con los mismos filtros del listado.
- Generación de preguntas sugeridas con Inteligencia Artificial (ChatGPT) a partir del nombre de la vacante y del contexto adicional que escribas, en el idioma de tu sesión.
- Buscadores de Vacante y Candidato enlazados entre sí, tanto en el formulario como en los filtros del listado, para que solo se ofrezcan las combinaciones realmente vinculadas.
- Historial de auditoría de cada entrevista (quién y cuándo la creó, modificó o eliminó), con detalle de qué campos cambiaron si tu empresa tiene esa función activa.
- Conversación de chat asociada a cada entrevista, con seguidores y adjuntos, si tu empresa tiene el Chat interno activo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | Fecha en que se realizó la entrevista. Se propone la fecha del día al crear el documento. |
| Vacante | La Vacante (Puesto) para la que se está entrevistando al candidato. Obligatoria. |
| Candidato | El candidato entrevistado. Obligatorio; puede venir preseleccionado si abriste la entrevista desde su ficha. |
| Entrevistador | El usuario que realizó la entrevista. Se preselecciona con tu usuario al crear el documento, pero puedes cambiarlo. Obligatorio y no puede estar dado de baja. |
| Notas de la Entrevista | Texto libre con las preguntas, respuestas y observaciones de la entrevista. Obligatorio. |
Validaciones al guardar y eliminar
- El Candidato es obligatorio.
- La Vacante es obligatoria.
- El Entrevistador es obligatorio y no puede estar dado de baja/anulado en el sistema.
- Las Notas de la Entrevista son obligatorias.
- Si tu empresa tiene configurados Scripts personalizados para esta pantalla, pueden agregar validaciones adicionales antes de guardar.
- No se puede eliminar una entrevista si tiene otros registros vinculados; en ese caso AdmCloud muestra un mensaje indicando que está enlazada a otros datos.
Disponibilidad y permisos
- Esta función requiere la edición Enterprise con el módulo de Recursos Humanos activo para tu empresa. No está disponible en los planes Billing, Start, Basic, Standard, Premium ni en las variantes de Premium Plus.
- Ver, crear, editar o eliminar Entrevistas requiere el permiso "Entrevistas" del grupo de usuarios, dentro del módulo de Recursos Humanos.
- El botón "Preguntas sugeridas con IA" solo aparece si tu empresa tiene activada la función correspondiente de generación de preguntas con ChatGPT.
- La pestaña de Chat en el Detalle solo aparece si tu empresa tiene el Chat interno activo.
- El detalle de qué campos cambiaron en el historial de auditoría solo aparece si tu empresa tiene activa esa función.
Consejos y errores comunes
Crea la entrevista desde la ficha del Candidato o de la Vacante cuando puedas. Así el candidato o la vacante ya vienen preseleccionados y evitas buscarlos manualmente en el formulario.
Revisa el campo Entrevistador antes de guardar. AdmCloud lo preselecciona con tu usuario, pero si estás registrando una entrevista que realizó otra persona, cámbialo antes de guardar para que el historial quede correctamente atribuido.
Las preguntas sugeridas con IA son solo un punto de partida. Al aceptar la sugerencia, el texto se copia al campo de notas; puedes editarlo libremente antes o después de la entrevista para reflejar lo que realmente se preguntó y respondió.
¿No puedes eliminar una entrevista? Si aparece un mensaje de registros vinculados, significa que hay otra información del sistema que depende de esa entrevista; revisa el detalle del error antes de intentar eliminarla de nuevo.