Kits

¿Qué es y para qué sirve?

Un Kit se crea y se administra como un artículo más (tiene SKU, nombre, clase, familia, marca e impuesto), pero en lugar de tener su propio costo o existencia, está formado por una lista de componentes: otros artículos, cada uno con la cantidad que se necesita de él para armar una unidad del Kit. Al vender, cotizar o entregar el Kit, AdmCloud sabe qué componentes debe descontar del inventario, sin que tengas que digitarlos manualmente en cada transacción.

Es útil, por ejemplo, para canastas navideñas, combos promocionales ("compra 2 productos y llévate un tercero de regalo"), paquetes de instalación con sus accesorios, o cualquier venta donde varios artículos siempre se despachan juntos con una misma cantidad relativa entre ellos.

A diferencia de una Lista de Materiales (BOM), el Kit no genera una orden de producción ni transforma sus componentes en un producto terminado con su propio costo: simplemente agrupa artículos existentes para venderlos o entregarlos juntos, descontando cada componente directamente del inventario en el momento de la transacción.

Cómo se usa

1. Entra al listado de Kits y pulsa Nuevo.
2. Completa los datos generales del Kit: Nombre, y opcionalmente Clase de Artículo, Familia, Marca e Impuesto. El Código (SKU) se genera automáticamente si tu empresa numera los artículos; de lo contrario debes digitarlo.
3. En la pestaña Componentes, agrega cada artículo que forma parte del Kit con su Cantidad y su Unidad de Medida. Debes agregar al menos un componente.
4. Decide cómo se comportará el Kit en las transacciones de venta marcando o no: Mostrar Componentes (muestra cada componente como línea informativa dentro de la transacción), Permitir Cambiar Cantidad de Componentes (deja que el usuario ajuste la cantidad de un componente al vender) y Manejar Precios en los Componentes (reparte el precio del Kit entre sus componentes en vez de facturar el Kit como una sola línea).
5. En la pestaña Precios, define el precio del Kit por cada Nivel de Precio y Moneda que uses (y por Destino, si aplica).
6. Si tu empresa tiene Subsidiarias habilitadas, indica en la pestaña Subsidiarias en cuáles está disponible este Kit.
7. Adjunta archivos de referencia (fichas técnicas, imágenes) en la pestaña Archivos si lo necesitas, y llena tus Campos Personalizados si tu empresa los tiene configurados para Kits.
8. Pulsa Guardar. El Kit queda disponible de inmediato para usarse en cotizaciones, pedidos, facturas y demás transacciones de venta y compra.

Para consultas o cambios rápidos de rutina, usa la pantalla de Edición en Línea: una grilla que te permite corregir el Código (SKU) y el Nombre de varios Kits directamente en la tabla, sin abrir cada uno por separado.

Capacidades principales

• Descuento automático de cada componente del inventario al vender, cotizar o despachar el Kit, sin digitarlos línea por línea.
• Opción de mostrar u ocultar los componentes dentro de la transacción, de permitir que el usuario cambie su cantidad, y de facturar el precio distribuido entre los componentes en vez de como una sola línea.
• Precios propios del Kit por Nivel de Precio, Moneda y, opcionalmente, Destino.
• Edición en línea de Código (SKU) y Nombre desde una grilla, para correcciones rápidas en lote.
• Reportes de Kits Resumido y Detallado, filtrables por Clase de Artículo, Familia, Marca, División y Color.
• Autocompletado con Inteligencia Artificial ("Pegado Inteligente") que extrae Código, Nombre y Código de Barras a partir de un texto pegado.
• Disponible también por API REST (consultar, crear, editar y eliminar) para integraciones externas.
• Análisis de Anomalías con Inteligencia Artificial sobre el comportamiento del Kit, cuando esa función está activa en tu empresa.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Nombre es obligatorio y tiene un máximo de 1,000 caracteres.
• El Código (SKU) no puede repetirse: si ya existe otro artículo con ese código, AdmCloud rechaza el registro.
• Debe tener al menos un componente. Un Kit sin componentes no se puede guardar.
• Cada componente debe ser un artículo válido y activo, con una cantidad mayor a cero y una unidad de medida que pertenezca al plan de unidades de ese artículo.
• Un componente que requiere control por Lote o que es Serializable no puede agregarse a un Kit.
• Un Kit no puede ser componente de otro Kit.
• Un mismo artículo puede repetirse en el Kit solo con valores de Atributo distintos (por ejemplo, camisa roja y camisa azul); dos componentes con el mismo artículo y los mismos atributos se rechazan.
• Si un componente requiere control por Depósito (Bin), AdmCloud activa automáticamente la opción Mostrar Componentes del Kit.
• Si activas Permitir Cambiar Cantidad de Componentes o Manejar Precios en los Componentes, la opción Mostrar Componentes se activa (o se exige) automáticamente, ya que ambas dependen de ella.
• Si defines cuentas contables de Ventas, Descuento en Ventas o Devoluciones en Ventas para el Kit, deben existir y estar en la misma moneda que tu empresa.
• Cualquier script de validación personalizado que tu empresa tenga configurado para el evento "antes de guardar" también se ejecuta y puede rechazar el registro.

Eliminar un Kit

Solo puedes eliminar un Kit si no está siendo usado en ningún otro registro del sistema. Antes de eliminarlo, AdmCloud revisa que el Kit no esté vinculado a, entre otros:

• Transacciones de venta o compra (facturas, pedidos, cotizaciones, recepciones, etc.).
• Oportunidades del CRM.
• Precios especiales configurados para un cliente o proveedor específico.
• Presupuestos.
• Planes de venta o de compra.
• Artículos de Proyectos.
• Planes de Mantenimiento.
• Listas de Materiales (BOM), tanto como material como producto terminado.
• Componentes de Activos Fijos.
• Tipos de Obra (Construcción).
• Sucursales de empresas relacionadas.
• Grupos de artículos del Punto de Venta (POS).

Si el Kit está en uso en alguno de estos casos, AdmCloud rechaza la eliminación e indica dónde está siendo usado, para que decidas si prefieres desactivarlo (marcarlo como Inactivo) en vez de eliminarlo.

Kits en despachos, transferencias, facturación y compras

• En Despachos y Transferencias de Ubicación, al cambiar la cantidad de un Kit que muestra componentes se recalcula la cantidad de cada componente (cantidad por Kit × cantidad del Kit).
• En el listado de artículos pendientes de despachar los componentes aparecen debajo de su Kit; al escoger el Kit se escogen también sus componentes, para que el inventario salga completo.
• Al facturar artículos despachados pendientes de facturar (individualmente o en lote), si el Kit maneja los precios en los componentes, cada componente toma el precio, descuento e impuesto de su línea en el pedido.
• Al crear una Orden de Compra desde un Pedido, los Kits no se compran: se agregan sus componentes como artículos normales (los del pedido si el Kit los muestra, o los de la ficha del Kit si no).
• La edición por línea de los Pedidos no permite modificar ni eliminar la línea de un Kit ni la de sus componentes; para cambiarlos edita el pedido completo.
• Los componentes de los Kits de una Autorización de Devolución se reciben en la Recepción de Devolución como artículos.
• Al crear facturas, cotizaciones, pedidos o notas de crédito con el asistente de Inteligencia Artificial, los Kits que muestran componentes se agregan con sus componentes.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• En la edición Enterprise, los Kits requieren que tu empresa tenga activo el módulo de Inventario; de lo contrario, la pantalla muestra un mensaje de "función no disponible en esta edición".
• Las columnas de Atributo 1 y 2 en los componentes solo aparecen si tu empresa tiene activa la función de Atributos (disponible desde el plan Premium en adelante).
• La pestaña Subsidiarias solo aparece si tu empresa tiene la función de Subsidiarias habilitada.
• El botón para crear Campos Personalizados solo aparece si tu empresa tiene esa función activa; los campos deben marcarse como visibles en Kits para aparecer en este formulario.
• El botón de Análisis de Anomalías solo aparece si tu empresa tiene esa función de Inteligencia Artificial activa.
• El acceso a la pantalla se controla con el permiso "Artículos o Servicios" del grupo de usuarios (el mismo que usan las pantallas de Artículos y Servicios), con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.

Consejos y errores comunes