Guías de Remisión
Una Guía de Remisión es el documento de transporte que acompaña físicamente a la mercancía mientras viaja: identifica el motivo del traslado, la fecha y ruta del viaje, el chofer y la placa del vehículo. No mueve inventario ni genera asiento contable por sí misma — siempre se emite a partir de un documento de venta o de un conduce que ya movió el inventario (Factura a Crédito, Factura al Contado o Conduce de Despacho), y sirve como respaldo legal de ese traslado ante las autoridades de tránsito o fiscales.
¿Qué son y para qué sirven?
Cuando envías mercancía a un cliente, en muchos países necesitas un documento físico que viaje junto con la carga y que demuestre a cualquier autoridad de tránsito o fiscal que ese traslado es legítimo: qué se transporta, por qué, desde dónde, hacia dónde, en qué vehículo y con qué chofer. La Guía de Remisión es exactamente ese documento.
A diferencia de una factura o un conduce, la Guía de Remisión no afecta tu inventario ni genera contabilidad: se apoya siempre en un documento origen (una Factura a Crédito, una Factura al Contado o un Conduce de Despacho) que ya hizo ese trabajo. Piensa en ella como el "pase de viaje" que se emite después de que la venta o el despacho ya quedaron registrados.
En Ecuador, este documento (Guía de Remisión) suele requerirse por normativa del SRI y puede firmarse electrónicamente igual que una factura. En otros países, AdmCloud puede habilitarte esta misma función si tu operación de transporte lo necesita.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Muestra todas tus Guías de Remisión, con filtros por fecha, subsidiaria, ubicación, cliente y chofer. Si tu Guía de Remisión es firmable (Ecuador), un enlace adicional te permite ver solo las "Pendientes de firmar". Las columnas visibles son personalizables por usuario. |
| Crear | Se abre siempre desde el botón "Generar Guía de Remisión" (o "Emitir Guía de Transporte") de una Factura a Crédito, una Factura al Contado o un Conduce de Despacho ya guardado — no existe un botón de "Nueva Guía de Remisión" independiente. Trae precargados el cliente, la ubicación y la subsidiaria del documento origen. |
| Detalle | Consulta de una Guía de Remisión ya guardada: sus campos, el documento origen vinculado, sus archivos adjuntos y, si aplica, su estado de firma electrónica. Desde aquí puedes editarla, eliminarla o anularla según tus permisos. |
Cómo se usan, paso a paso
- Guarda primero el documento de venta o despacho (Factura a Crédito, Factura al Contado o Conduce de Despacho) que va a viajar. La Guía de Remisión siempre nace de un documento ya existente.
- Desde el detalle de ese documento, pulsa el botón para generar la Guía de Remisión. El sistema crea el borrador y copia automáticamente el cliente, la ubicación y la subsidiaria.
- Completa el Motivo del traslado (por ejemplo, "Entrega de mercancía vendida" o "Traslado entre sucursales").
- Revisa las fechas de Salida y de Llegada; ambas se sugieren con la fecha de hoy pero puedes ajustarlas al plan de viaje real.
- Indica el Chofer y la Placa del vehículo, y opcionalmente la Ruta y el Consignatario (si quien recibe la mercancía es distinto del cliente de la factura).
- Adjunta archivos si necesitas anexar algún soporte (por ejemplo, una foto de la carga o del vehículo).
- Guarda. Si tu compañía factura electrónicamente en Ecuador, la Guía de Remisión queda lista para ser firmada ante el SRI desde su propia pantalla de detalle.
Capacidades principales
- Un solo documento origen por guía: cada Guía de Remisión se vincula exactamente a un documento (Factura a Crédito, Factura al Contado o Conduce de Despacho); no se admiten varios documentos origen en una misma guía.
- No mueve inventario ni contabilidad: es puramente un documento de transporte y respaldo legal; el movimiento de existencia y el asiento ya ocurrieron en el documento origen.
- Numeración y comprobante fiscal propios: la Guía de Remisión tiene su propia numeración automática y, si tu configuración fiscal lo requiere, su propio comprobante (NCF).
- Firma electrónica (Ecuador): cuando tu compañía está en Ecuador y factura electrónicamente, la guía puede firmarse ante el SRI y consultarse su estado de firma desde el listado ("Pendientes de firmar") y el detalle.
- Anulación: puedes anular una Guía de Remisión ya emitida en vez de eliminarla, conservando su historial y su numeración.
- Columnas personalizables: el listado permite elegir, ordenar y guardar tu propia configuración de columnas (número, fecha, cliente, chofer, ubicación, NCF, subsidiaria, firmado, anulado).
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Documento origen | La Factura a Crédito, Factura al Contado o Conduce de Despacho que respalda el traslado. Obligatorio y único; se define al generar la guía y no puede cambiarse después. |
| Cliente | Se toma del documento origen. Obligatorio. |
| Ubicación | El almacén o sucursal desde donde sale la mercancía, tomado del documento origen. Obligatorio. |
| Subsidiaria | Solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas; debe coincidir con la subsidiaria de la ubicación seleccionada. Obligatorio en ese caso. |
| Chofer | La persona o contacto marcado como "chofer" en tu catálogo de proveedores/contactos que transporta la mercancía. Obligatorio. |
| Consignatario | Quien recibe físicamente la mercancía, si es distinto del cliente de la factura. Opcional. |
| Motivo | La razón del traslado (venta, traslado entre sucursales, devolución, etc.). Obligatorio. |
| Fecha de Salida | Cuándo sale la mercancía de la ubicación de origen. Obligatorio. |
| Fecha de Llegada | Cuándo se espera que llegue a su destino. Obligatorio. |
| Ruta | Descripción libre del trayecto o las paradas del viaje. Opcional. |
| Placa | La placa del vehículo que transporta la mercancía. Obligatorio. |
| Archivos | Adjuntos de soporte para la guía (fotos, permisos, etc.). Opcional. |
Validaciones al guardar
- Debe existir exactamente un documento origen: si no seleccionas ninguno, o si intentas vincular más de uno, el guardado se rechaza.
- El documento origen debe existir y no estar anulado. Si el documento fue anulado después de generar el borrador de la guía, el guardado se rechaza.
- La dirección de llegada es obligatoria: el documento origen debe tener su dirección de envío completa; si no la tiene, se pide actualizarla antes de guardar la guía.
- La ubicación debe pertenecer a la subsidiaria indicada en la guía; si no coinciden, el guardado se rechaza.
- El cliente y el chofer deben ser contactos válidos (el chofer, específicamente, debe estar marcado como "chofer" en tu catálogo).
- Motivo, Fecha de Salida, Fecha de Llegada y Placa son obligatorios; la Ruta es el único campo propio de la guía que es opcional.
- El número de documento no puede cambiarse una vez creada la guía, y no puede editarse si ya fue anulada o firmada electrónicamente.
- No se permiten números ni comprobantes fiscales duplicados dentro de la misma subsidiaria.
Disponibilidad
- Requiere que el módulo de Inventario esté activo para tu compañía (incluido en la mayoría de los planes; en el plan Enterprise se activa o desactiva por módulo).
- Además del módulo de Inventario, se necesita que tu compañía esté en Ecuador, o que AdmCloud te haya habilitado la función "Guías de Remisión" en Funciones/Preferencias para tu país.
- La firma electrónica y el filtro de "Pendientes de firmar" solo aplican actualmente para compañías de Ecuador con facturación electrónica activa.
- Ver, crear, editar, eliminar o anular una Guía de Remisión depende de los permisos de tu grupo de usuarios sobre esta pantalla, igual que en el resto de las transacciones del sistema.
Consejos y errores comunes
Genera la guía desde el documento de venta o despacho, no al revés. No existe una forma de crear una Guía de Remisión "en blanco"; siempre se parte de una Factura a Crédito, una Factura al Contado o un Conduce de Despacho ya guardado.
¿Te pide la dirección de llegada? Significa que el documento origen no tiene una dirección de envío registrada. Actualízala en ese documento (o en el cliente) y vuelve a intentar guardar la guía.
¿No ves el botón para generar la Guía de Remisión? Verifica que tu compañía esté en Ecuador o que la función "Guías de Remisión" esté habilitada, y que el módulo de Inventario esté activo. Si nada de esto aplica a tu país u operación, contacta a soporte de AdmCloud para evaluar si tu operación de transporte la necesita.
Usa el Consignatario cuando quien recibe la mercancía no es tu cliente. Por ejemplo, si facturas a una empresa pero la entrega es en la bodega de un tercero, registra a ese tercero como Consignatario para que quede claro en el documento.