Ajustes Locales de Moneda Extranjera

¿Qué es y para qué sirve?

Las cuentas contables que representas en moneda extranjera (bancos, caja, cuentas por cobrar o por pagar en dólares u otra divisa) guardan, para cada movimiento, dos valores: el monto en la moneda extranjera y su equivalente en tu moneda funcional. Ese equivalente en moneda local normalmente se calcula solo, a partir de la tasa de cambio de cada transacción o de una Reevaluación de Moneda Extranjera.

A veces necesitas corregir solo ese valor en moneda local — por ejemplo, para ajustar un redondeo, conciliar una diferencia puntual con tu banco o corregir un error de digitación — sin alterar el saldo en moneda extranjera que ya está correctamente registrado. Para eso existe esta pantalla: registras un asiento con las cuentas y los montos (en moneda local) que quieres ajustar, y AdmCloud actualiza únicamente el balance local de esas cuentas.

• El asiento se compone de líneas libres: tú eliges la cuenta, el monto y, si aplica, la división, departamento, clase de artículo y ubicación de cada línea.
• Solo se afecta el balance en moneda local; el balance en moneda extranjera de la cuenta permanece igual.
• Al igual que un Asiento Contable normal, la suma de todas las líneas debe ser cero (débitos = créditos).

Cómo usar esta pantalla

1. Consulta el listado. Desde Contabilidad abre Ajustes Locales de Moneda Extranjera para ver los ya registrados, filtrar por fecha o subsidiaria, y personalizar qué columnas ver (por ejemplo mostrar la Referencia o el estado Anulado, ocultos por defecto).
2. Crea un nuevo ajuste. Usa el botón Nuevo. AdmCloud asigna la Subsidiaria, la Ubicación y la Moneda por defecto de tu empresa, con la tasa de cambio vigente en ese momento, pero puedes ajustarlas.
3. Arma las líneas del ajuste. En la tabla de cuentas, agrega una línea por cada cuenta que quieras ajustar: elige la Cuenta, opcionalmente la División, Departamento, Clase de Artículo y Ubicación (según los módulos que uses como centros de beneficio), y el Monto en moneda local (positivo para debitar, negativo para acreditar, o al revés según tu convención contable). AdmCloud agrega filas nuevas automáticamente a medida que llenas la última.
4. Verifica el total. El campo Total, al pie de la tabla, debe quedar en cero antes de guardar.
5. Guarda el documento. Con el botón Guardar. AdmCloud numera el documento automáticamente (si no escribes un número) y actualiza el balance local de cada cuenta afectada.
6. Consulta el detalle. Desde el detalle puedes duplicar el ajuste, editarlo, anularlo o eliminarlo según tus permisos, adjuntar archivos de soporte y ver la bitácora de cambios.
7. Imprime el documento. Usa el botón Imprimir del detalle para obtener un formato imprimible con las líneas y el total del ajuste.

Campos clave

Validaciones al guardar

• La suma de las líneas debe ser cero. AdmCloud rechaza el documento si los montos de las cuentas no cuadran entre sí (débitos = créditos).
• Debe tener al menos una línea con monto distinto de cero. Un ajuste sin cuentas no se puede guardar.
• La cuenta de cada línea debe existir y estar activa. No se aceptan cuentas inactivas.
• División, Departamento, Clase de Artículo y Ubicación, cuando la cuenta es de resultados o tu configuración los exige, son obligatorios en la línea correspondiente; si los dejas vacíos, AdmCloud te indica en qué cuenta falta el dato.
• El período contable debe estar abierto. No se puede crear, editar, anular ni eliminar un ajuste con fecha dentro de un período de Contabilidad ya cerrado.
• El número de documento no se puede cambiar una vez creado el ajuste.
• No se puede editar un ajuste ya anulado.
• No se puede editar si sus movimientos ya están conciliados en una Conciliación Bancaria; primero debes deshacer la conciliación correspondiente.
• No se puede eliminar ni anular si tiene registros dependientes vinculados a su asiento contable.
• No se puede registrar otro documento con el mismo número dentro de este tipo de ajuste.

Disponibilidad y permisos

Esta pantalla pertenece al módulo de Contabilidad y requiere que tu empresa tenga habilitado el manejo de múltiples monedas; si tu plan solo permite una sola moneda, no verás esta opción. Este requisito lo cumplen las empresas en el plan Standard en adelante (Standard, Premium, Premium Plus, Premium Plus Nómina o Enterprise), siempre que además tengan más de una moneda configurada en Monedas. En la edición Enterprise, además, el módulo de Contabilidad debe estar activo entre los módulos habilitados de tu cuenta.

El acceso se controla con el permiso Entradas de Diario del grupo de usuarios (compartido con los Asientos Contables y las Reevaluaciones de Moneda Extranjera): se necesita el nivel de consulta para ver el listado y el detalle, el de agregar para crear ajustes nuevos, el de editar para modificarlos, el de eliminar para borrarlos y el de anular para anularlos.

Consejos y errores comunes