Envío Masivo de Facturas por Correo
Esta pantalla te permite enviar por correo, de una sola vez, un lote de facturas a crédito, facturas de promoción y facturas al contado. No es una pantalla para crear ni editar facturas: es un listado consolidado, con filtros, pensado exclusivamente para reenviar comprobantes a tus clientes sin tener que abrir cada documento uno por uno.
¿Qué es y para qué sirve?
El listado muestra, mezclados en una sola tabla, todas tus facturas a crédito, de promoción y al contado. Por defecto solo aparecen las que todavía no se han enviado por correo, para que puedas identificar rápido qué le falta llegar a cada cliente. Marcas con su casilla las facturas que quieres reenviar, escribes opcionalmente un mensaje adicional y presionas Enviar: el sistema envía un correo por cada factura marcada, usando la misma plantilla y reglas de envío que usarías si enviaras la factura individualmente desde su propia pantalla.
Es la herramienta indicada cuando necesitas reenviar varias facturas atrasadas, notificar a varios clientes al cierre del mes, o simplemente confirmar cuáles facturas de un rango de fechas todavía no se le han enviado a nadie.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de envío | La única pantalla de esta área. Lista las facturas a crédito, de promoción y al contado con filtros por fecha, cliente, clase de cliente, subsidiaria, ubicación, proyecto, territorio de ventas, vendedor y moneda. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración, igual que en los demás listados de AdmCloud. |
Cómo enviar facturas por correo paso a paso
- Aplica los filtros que necesites (fecha, cliente, subsidiaria, ubicación, clase de cliente, proyecto, territorio de ventas, vendedor o moneda) y presiona Actualizar para refrescar el listado sin recargar la página.
- Decide si quieres ver también las ya enviadas. Por defecto el listado solo muestra las facturas que aún no se han enviado por correo; activa la casilla Mostrar Documentos Enviados si quieres incluirlas también, por ejemplo para reenviar una factura que ya se envió antes.
- Si tu compañía usa facturación electrónica, decide si quieres incluir también las facturas que todavía están pendientes de firmarse electrónicamente, con la casilla Incluir Pendientes de Firmado. Por defecto solo se muestran las que ya están firmadas (manual o electrónicamente).
- Marca la casilla de cada factura que quieras enviar, o usa la casilla del encabezado de la tabla para marcar todas las de la página actual de una sola vez.
- Escribe un mensaje adicional (opcional). El texto que pongas en el cuadro de mensaje se agrega al cuerpo del correo de cada factura enviada en este lote, además de la información propia de cada documento.
- Presiona Enviar y confirma. El sistema envía un correo por cada factura marcada y va mostrando, en la última columna de cada fila, si el envío se completó o si ocurrió un error, sin necesidad de recargar la página. Al finalizar todos los envíos del lote, verás un resumen con la cantidad de correos enviados y de errores, si los hubo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Rango de fechas | Filtra las facturas por su fecha de documento. |
| Subsidiaria | Filtra por la subsidiaria a la que pertenece la factura, si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Clase de cliente | Filtra las facturas de clientes que pertenecen a una clasificación específica. |
| Cliente | Filtra las facturas de un cliente puntual. |
| Proyecto | Filtra las facturas asociadas a un proyecto específico. |
| Ubicación | Filtra por la ubicación de la factura, incluyendo sus sub-ubicaciones. |
| Territorio de ventas | Filtra por el territorio de ventas del cliente. |
| Vendedor | Filtra las facturas de un vendedor puntual. |
| Moneda | Filtra las facturas registradas en una moneda específica. |
| Mostrar Documentos Enviados | Incluye en el listado las facturas que ya se enviaron por correo anteriormente; desmarcada, solo muestra las pendientes de enviar. |
| Incluir Pendientes de Firmado | Solo visible con facturación electrónica activa. Incluye también las facturas que aún no están firmadas electrónicamente (normalmente no conviene enviarlas todavía al cliente). |
| Mensaje | Texto libre y opcional que se agrega al cuerpo de cada correo del lote que estás enviando. |
Validaciones al enviar
- El documento debe existir y no estar anulado. El sistema rechaza el envío de una factura anulada.
- Si la factura usa facturación electrónica, debe estar firmada (manual o electrónicamente) para poder enviarse; de lo contrario el envío de ese documento falla y se muestra el error en su fila, sin afectar el envío de las demás facturas marcadas.
- El cliente debe existir y tener al menos una dirección de correo, ya sea en su ficha o en alguno de sus contactos marcados para recibir facturas por correo.
- En República Dominicana, con comprobantes fiscales, ciertos tipos de comprobante (Crédito Fiscal, Regímenes Especiales, Gubernamental) requieren que el cliente o la factura tengan RNC/cédula registrado antes de poder enviarse.
Qué pasa después de enviar
- Cada correo se envía de forma independiente. Si una de las facturas marcadas falla (por ejemplo, por no estar firmada), las demás se envían igual; el error se muestra únicamente en la fila del documento afectado.
- La factura queda marcada como enviada una vez el correo sale correctamente, por lo que dejará de aparecer en el listado por defecto (a menos que actives "Mostrar Documentos Enviados").
- El envío queda registrado como una actividad asociada al documento, visible desde su historial, igual que si lo hubieras enviado desde la pantalla individual de la factura.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Facturas a Crédito" del grupo de usuarios (nivel de consulta).
- La casilla "Incluir Pendientes de Firmado" solo aparece si tu compañía tiene activa la facturación electrónica.
- El filtro de subsidiaria solo aparece si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, y las columnas de la NCF (comprobante fiscal) solo se muestran en países que manejan Documentos Fiscales.
Consejos y errores comunes
Usa el filtro de fechas junto con "Mostrar Documentos Enviados" desmarcado para ver, de un vistazo, qué facturas de un período todavía no le han llegado a ningún cliente.
Si una fila muestra un error en rojo después de enviar, revisa primero si el cliente tiene correo registrado y, si tu compañía usa facturación electrónica, si esa factura ya está firmada. Corrige el dato faltante y vuelve a marcar solo esa factura para reintentar.
El mensaje adicional se aplica igual a todas las facturas del lote que envíes en ese momento. Si necesitas mensajes distintos por cliente o por factura, envía los lotes por separado o usa la opción de enviar por correo desde el detalle individual de cada factura.