Retenciones de Impuestos en Compras
La Retención de Impuestos a Proveedores registra el comprobante de retención que tú, como agente de retención, le entregas a un proveedor sobre una o varias compras ya facturadas (ITBIS/IVA y/o Impuesto Sobre la Renta). Al guardarla, AdmCloud rebaja el saldo pendiente de esas compras y genera el asiento contable que traslada el monto retenido desde la cuenta de Cuentas por Pagar hacia tus cuentas de retenciones por pagar al fisco.
Es un documento independiente de la Factura de Proveedor a Crédito: primero registras la compra normalmente y, cuando le retienes el impuesto al proveedor (habitualmente al momento de pagarle), generas esta retención vinculándola a los documentos afectados.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada retención indica el proveedor al que le retienes, la moneda y tipo de cambio, y el detalle de los documentos de compra afectados (facturas, recepciones, gastos u otras compras pendientes) con el monto retenido por cada uno. Por cada documento afectado eliges si la retención se calcula sobre el impuesto (por ejemplo, un porcentaje del ITBIS/IVA facturado) o sobre el total de la compra (por ejemplo, un porcentaje de Impuesto Sobre la Renta), pero no ambas a la vez en la misma línea.
Al guardarla, el monto retenido se resta del saldo pendiente del documento afectado exactamente igual que lo haría un pago, y AdmCloud contabiliza el traslado: debita tu cuenta de Cuentas por Pagar y acredita la cuenta de retención de ITBIS/IVA o de Impuesto Sobre la Renta que tengas configurada, según corresponda.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las retenciones registradas, con columnas personalizables, filtro por proveedor, subsidiaria y rango de fecha, y acceso directo al Reporte desde su propio menú. |
| Crear / Editar | Formulario con los datos generales (proveedor, moneda, tipo de cambio) y la tabla de documentos de compra afectados, cada uno con su ingreso gravable/base y el monto retenido, además de una pestaña de archivos adjuntos. |
| Detalles | Vista de solo consulta con botones para Nueva, Editar, Duplicar, ir al Asiento Contable, Imprimir, Anular o Eliminar según tu privilegio, y el detalle de los documentos afectados. |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF del comprobante de retención, con los datos del proveedor, el detalle de los documentos afectados y el espacio para firmas. |
Cómo registrar una retención paso a paso
- Ábrela desde el listado con Nueva y selecciona el proveedor al que le vas a retener el impuesto.
- Agrega los documentos de compra afectados (facturas, recepciones, gastos u otras compras pendientes de ese proveedor) que corresponden a esta retención.
- Indica, por cada documento, si la retención es sobre el impuesto o sobre el total y el monto retenido. AdmCloud no te permite marcar ambos tipos de retención en la misma línea.
- Confirma la moneda y el tipo de cambio si tu empresa maneja varias monedas (debe ser mayor a cero).
- Guarda el documento. AdmCloud rebaja el saldo pendiente de cada documento afectado por el monto retenido y contabiliza de inmediato el traslado hacia tus cuentas de retenciones por pagar.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática interna de AdmCloud; no puedes repetirlo ni cambiarlo una vez creada la retención. |
| Proveedor / Relacionado | A quién le retienes el impuesto; obligatorio, no puede estar anulado ni inactivo. |
| Fecha del documento | Toma la fecha de hoy por defecto; debe caer dentro de un período de Cuentas por Pagar abierto. |
| Moneda y Tipo de Cambio | Moneda del comprobante de retención; el tipo de cambio debe ser mayor a cero y por defecto es 1 si tu empresa opera en una sola moneda. |
| Subsidiaria | Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Documentos Afectados | Cada factura, recepción, gasto u otra compra pendiente sobre la que retienes; debe ser del mismo proveedor y la misma subsidiaria que la retención, y no puede estar anulada. |
| Ingreso Gravable / Base | El monto sobre el que se calcula la retención de cada documento afectado: el impuesto facturado o el total de la compra, según el tipo elegido. |
| Retención (Impuesto o Total) | El nombre del impuesto de retención y el monto retenido de cada documento; solo uno de los dos tipos por línea. |
| NCF / Comprobante Fiscal | Se genera automáticamente al guardar con la secuencia fiscal de Retención configurada; aplica solo en países con este requisito. |
| Archivos Adjuntos | Respaldo de la retención (comunicación con el proveedor, copia del comprobante físico, etc.). |
Validaciones al guardar
- El proveedor es obligatorio y no puede estar anulado ni inactivo.
- Debes agregar al menos un documento afectado con un monto de retención (sobre impuesto o sobre total) igual o mayor a cero.
- Todo documento afectado debe tener asignado un tipo de retención, ya sea sobre el impuesto o sobre el total; no puede quedar sin ninguno.
- No puedes combinar ambos tipos de retención en el mismo documento afectado: si la línea usa retención sobre el impuesto, no puede tener también monto de retención sobre el total, y viceversa.
- El tipo de cambio debe ser mayor a cero.
- El período contable de Cuentas por Pagar correspondiente a la fecha debe estar abierto.
- Cada documento afectado debe pertenecer a la misma subsidiaria que la retención, no puede estar anulado, y AdmCloud valida su firma electrónica de origen (si aplica) antes de guardar.
- No puedes cambiar el número del documento al editar, ni editar una retención que ya está electrónicamente firmada.
Eliminar o anular
Puedes eliminar una retención solo si no tiene documentos dependientes (por ejemplo, si ya tiene una firma electrónica registrada); en esos casos, AdmCloud bloquea la eliminación y debes anularla en su lugar. Al eliminar o anular, AdmCloud repone automáticamente el saldo que había rebajado en cada documento afectado. Anular conserva el documento y su asiento contable para fines de auditoría, pero lo marca como cancelado.
Reportes
Desde el menú Reportes del listado puedes generar un reporte de retenciones de impuestos a proveedores, filtrable por fecha, proveedor(es), subsidiaria y referencia.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Disponible desde el plan Basic, que incluye la capacidad de Retenciones de Impuestos; en planes inferiores esta función no está disponible.
- El acceso se controla con el permiso "Retenciones de Impuestos en Compras", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- El campo NCF / Comprobante Fiscal solo aplica en países con este requisito (por ejemplo, República Dominicana) y depende de la secuencia fiscal de Retención configurada en tu empresa.
- La Subsidiaria solo es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
Consejos y errores comunes
¿Cuándo registro la retención? Normalmente al momento de pagarle al proveedor, para que el comprobante de retención y el pago cuadren con lo efectivamente desembolsado; también puedes registrarla antes si ya conoces el monto a retener.
¿AdmCloud te dice que falta el tipo de retención en una línea? Revisa que cada documento afectado tenga asignado un impuesto de retención, ya sea sobre el impuesto facturado o sobre el total de la compra; no puede quedar una línea sin ninguno de los dos.
¿No es lo mismo que una Nota de Crédito? No: la Nota de Crédito la emite tu proveedor para reducir tu deuda por una devolución o descuento. La Retención de Impuestos la generas tú, como agente de retención, para trasladar al fisco una parte del impuesto de la compra en lugar de pagársela al proveedor.