Etapas de Venta
Las Etapas de Venta son el catálogo que define las etapas de tu embudo de ventas (por ejemplo: "Prospección", "Propuesta enviada", "Negociación", "Ganada", "Perdida"). Se usan para marcar en qué punto del proceso comercial está cada Oportunidad del CRM, y opcionalmente para etiquetar tus Cotizaciones y Pedidos de Venta, de forma que puedas dar seguimiento a tu pipeline y analizar tu efectividad de cierre.
¿Qué es y para qué sirve?
Es un catálogo simple: cada registro tiene un Nombre obligatorio y único, unas Notas opcionales, y dos marcas que describen qué tipo de etapa es: Cierra Oportunidad (indica que esta etapa representa el cierre del negocio, es decir que ya se ganó) y Perdida (indica que esta etapa representa que el negocio se perdió).
Una vez creadas, las etapas aparecen como lista de selección en el campo Etapa de Venta de las Oportunidades del CRM, donde es de uso obligatorio, y opcionalmente en tus Cotizaciones y Pedidos de Venta. Esto te permite ver, en cualquier momento, cuántos negocios tienes en cada etapa del proceso, detectar en dónde se estanca tu pipeline, y medir qué porcentaje de tus oportunidades terminan ganadas frente a perdidas.
Cómo se usa
- Abre el catálogo. Ve a la lista de Etapas de Venta, donde verás el nombre de cada etapa y si está marcada como "Cierra Oportunidad" o "Perdida".
- Crea una nueva etapa. Usa el botón de agregar, escribe un nombre corto que describa el paso del proceso comercial (por ejemplo "Propuesta enviada" o "Negociación de precio"), y agrega notas si quieres aclarar cuándo debe usarse.
- Marca su comportamiento, si aplica. Si esta etapa representa el cierre exitoso de un negocio, marca Cierra Oportunidad. Si representa que el negocio se perdió, marca Perdida. Una etapa intermedia del pipeline (por ejemplo "Negociación") normalmente no lleva ninguna de las dos marcadas.
- Guarda. AdmCloud valida que el nombre no esté vacío y que no exista ya otra etapa con el mismo nombre.
- Úsala en tus negocios. Desde ese momento, la nueva etapa está disponible en el campo Etapa de Venta de las Oportunidades, y en Cotizaciones o Pedidos de Venta si tu empresa las usa ahí también.
- Consulta o edita un registro existente. Haz clic sobre el nombre en la lista para ver su detalle, y usa el botón de editar si necesitas corregir el nombre, las notas o sus marcas.
Campos clave y validaciones al guardar
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Descripción corta de la etapa. Es obligatorio y debe ser único: no se permiten dos etapas con el mismo nombre (al editar, puedes conservar el nombre actual sin que se marque como duplicado). |
| Notas | Texto libre opcional para ampliar el significado de la etapa o aclarar cuándo debe seleccionarse. |
| Cierra Oportunidad | Marca que esta etapa representa el cierre exitoso (ganado) de un negocio. |
| Perdida | Marca que esta etapa representa que el negocio se perdió. |
No se puede eliminar una etapa que ya está en uso. Si intentas borrar una Etapa de Venta que está asignada a alguna Oportunidad, a una Cotización o a un Pedido de Venta, AdmCloud rechaza la eliminación y te muestra la lista de los registros que la están usando, para que primero les cambies la etapa si realmente quieres eliminarla. Tampoco se puede eliminar una etapa configurada como predeterminada en las Preferencias de la compañía (etapa por defecto para cotizaciones nuevas, para cotizaciones convertidas en pedido o para cotizaciones ya facturadas).
Dónde aparece esta información
- En el formulario de Oportunidades, en el campo Etapa de Venta (uso obligatorio).
- Opcionalmente en Cotizaciones y Pedidos de Venta, si tu empresa las usa para etiquetar esos documentos.
- En las Preferencias de la compañía, donde puedes definir una etapa por defecto para cotizaciones nuevas, convertidas en pedido o ya facturadas.
- En los reportes de efectividad de cierre y en los tableros del pipeline de Oportunidades, que agrupan y filtran por etapa.
Disponibilidad y permisos
- Esta funcionalidad requiere que el módulo de CRM esté activo para tu empresa (plan Premium Plus CRM, o plan Enterprise con el módulo de CRM activo). Si no está disponible, no verás esta opción en el menú.
- Para ver, crear, editar o eliminar registros necesitas el permiso "Etapas de Venta" (módulo CRM) en el nivel correspondiente (Ver, Agregar, Editar o Eliminar).
Consejos y errores comunes
Diseña tu pipeline antes de crear las etapas. Define primero, en papel, los pasos reales por los que pasa una venta en tu empresa (por ejemplo: Prospección → Calificación → Propuesta → Negociación → Ganada / Perdida) y crea una Etapa de Venta por cada paso, en ese orden. Así tus reportes de pipeline reflejan tu proceso comercial real.
Solo debe existir una etapa final de cada tipo por negocio. Usa Cierra Oportunidad únicamente en la o las etapas que representan un negocio ganado, y Perdida únicamente en las que representan un negocio perdido; las etapas intermedias del proceso no deben llevar ninguna de las dos marcas.
"No se puede eliminar por dependencias". Este mensaje indica que la etapa está asignada a alguna Oportunidad, Cotización o Pedido de Venta, o que está configurada como etapa predeterminada en Preferencias de la compañía. Reasigna esos registros a otra etapa (o cambia el valor por defecto en Preferencias) antes de intentar eliminarla de nuevo.