Depósitos Bancarios

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando cobras a un cliente en efectivo o con cheques, ese dinero primero queda registrado en una cuenta de caja (por ejemplo, "Caja Chica" o "Cobros por Depositar"). El Depósito Bancario es el paso siguiente: es la forma de decirle a AdmCloud que ese dinero ya lo llevaste físicamente al banco, para que el sistema mueva el saldo de la cuenta de caja hacia la cuenta bancaria real.

Un mismo depósito puede incluir varios documentos de origen a la vez (por ejemplo, cinco Recibos de Ingreso cobrados el mismo día), y también puedes agregar cuentas contables adicionales a mano cuando el monto depositado no proviene de ningún documento (por ejemplo, un reembolso o un ingreso extraordinario). El total depositado en el banco debe coincidir siempre con la suma de los documentos y las cuentas seleccionadas.

Los depósitos son, además, la pieza que después se compara contra el estado de cuenta real del banco en la Conciliación Bancaria: cada depósito genera un movimiento de débito en la cuenta bancaria que la conciliación intentará emparejar con una línea del extracto.

Cómo se usa

1. Abre la lista y haz clic en Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Depósitos; también puedes crear un depósito rápido desde el botón Agregar Rápido (ícono de relámpago) sin abrir el formulario completo.
2. Elige la cuenta bancaria de destino (campo "Banco"). Si tu empresa solo tiene una cuenta bancaria activa, AdmCloud la selecciona por ti automáticamente; la moneda del depósito queda determinada por la de esa cuenta.
3. Revisa la pestaña "Documentos No Depositados" y marca con el checkbox los Recibos de Ingreso, Facturas al Contado, Adelantos de Clientes o Asientos que quieras incluir en este depósito. Puedes filtrar la lista por periodo (un solo control de rango de fecha, con periodos relativos como "Este mes" y calendarios desde/hasta), número de documento, referencia, relacionado, vendedor, caja y ubicación para encontrarlos más rápido; después de cambiar un filtro presiona el botón de refrescar (en los campos de texto también puedes presionar Enter).
4. Agrega cuentas contables adicionales en la pestaña "Cuentas" si parte del monto depositado no proviene de ningún documento (usa un monto negativo si necesitas acreditar en vez de debitar esa cuenta).
5. Verifica los totales al pie del formulario: el Total de Cuenta Bancaria, el Total de Documentos y Cuentas, y la Diferencia — esta última debe quedar en cero antes de guardar.
6. Adjunta el comprobante de depósito (foto o PDF de la boleta del banco) en la sección de Archivos, si lo deseas.
7. Guarda el documento. Los documentos incluidos quedan marcados como depositados (total o parcialmente) y ya no vuelven a aparecer en la lista de pendientes por depositar.

Capacidades principales

• Agrupa en un solo depósito varios Recibos de Ingreso, Facturas al Contado, Adelantos de Clientes y Asientos Contables pendientes de depositar.
• Permite agregar cuentas contables adicionales cuando el monto no proviene de un documento existente.
• Genera automáticamente el asiento contable balanceado (débito al banco, crédito a las cuentas de caja de origen).
• Filtra los documentos no depositados por rango de fechas, número de documento, referencia, relacionado, vendedor, caja y ubicación antes de seleccionarlos. Todos los filtros se aplican en el servidor, así que también sirven para encontrar documentos que quedaban fuera del límite de filas de la grilla.
• Pegar Inteligente: pega el texto de un mensaje o correo, o una imagen copiada (captura de pantalla o foto) cuyo texto se lee automáticamente, y deja que la inteligencia artificial extraiga la fecha, la referencia y el monto del depósito por ti.
• Importa la foto o el PDF de la boleta de depósito y, si tu plan incluye reconocimiento óptico (OCR), AdmCloud prellena datos fiscales y la fecha automáticamente.
• Permite duplicar un depósito existente para agilizar la captura de depósitos recurrentes.
• Imprime el depósito con un formato profesional listo para archivar o firmar.
• Personaliza las columnas visibles en el listado y guarda tu propia configuración.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Período contable de Banca abierto para la fecha del depósito y la sucursal correspondiente.
• Cuenta bancaria requerida y activa al crear o duplicar el depósito; su moneda determina la del depósito. Al editar uno ya guardado se conserva su cuenta aunque se haya inactivado después, pero no puedes cambiarla por otra cuenta inactiva.
• Tasa de cambio mayor a cero.
• Debe incluir al menos un documento o una cuenta contable; no puedes guardar un depósito vacío.
• La suma de débitos debe ser igual a la suma de créditos (la Diferencia mostrada en pantalla debe ser cero).
• Los documentos seleccionados deben existir, no estar anulados y no estar ya depositados por completo.
• Si un documento tiene comprobante fiscal electrónico, debe estar firmado antes de poder incluirlo en el depósito (esta validación puede estar desactivada en tu empresa para integraciones específicas).
• Las cuentas adicionales agregadas a mano deben existir en el catálogo contable y no estar inactivas.
• Los centros de costo indicados (División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación, Proyecto) no pueden estar anulados.
• No puedes cambiar la cuenta bancaria, la moneda ni la tasa de cambio de un depósito que ya forma parte de una Conciliación Bancaria.

Gestión del documento

Desde los detalles de un depósito ya guardado puedes, según tus permisos:

• Editarlo, mientras no esté anulado y no forme parte de una Conciliación Bancaria que impida el cambio.
• Duplicarlo para crear uno nuevo a partir de sus datos, útil para depósitos recurrentes.
• Anularlo; un depósito anulado conserva su historial pero deja de afectar la contabilidad, y los documentos que agrupaba vuelven a estar disponibles para depositar.
• Eliminarlo, siempre que no esté vinculado a una Conciliación Bancaria u otro registro dependiente.
• Ver el asiento contable generado por el depósito.
• Imprimirlo con el formato de boleta de depósito de AdmCloud.

Funciones adicionales según tu configuración

• Pegar Inteligente (IA): disponible cuando tu empresa tiene activa esta función; extrae fecha, referencia y monto a partir de un texto pegado.
• Reconocimiento óptico (OCR) de la boleta de depósito: disponible si tu plan incluye esta capacidad, o para usuarios técnicos/partner de AdmCloud.
• Incluir Devoluciones de Efectivo entre los documentos disponibles a depositar: función que tu empresa puede activar para que las Devoluciones de Efectivo también aparezcan en la pestaña de documentos no depositados.
• Campos personalizados en el formulario del depósito, si tu plan incluye esta función.
• Centros de costo por línea (División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación, Proyecto), visibles solo si tu empresa tiene esos módulos y configuraciones activos.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Depósitos" del módulo de Banca, con niveles independientes de ver, agregar, editar, eliminar y anular.
• No se detectó una restricción de plan específica para esta pantalla: está disponible en cualquier plan que tenga habilitado el módulo de Banca. En la edición Enterprise, requiere que el módulo de Contabilidad esté activo.
• Con Sucursales habilitadas, cada depósito pertenece a una sucursal específica y puede filtrarse por ella en el listado.
• El campo de Secuencia Fiscal (NCF) solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales para este documento.
• Las columnas de División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación y Proyecto solo se muestran si tu empresa los usa como centro de costo/beneficio.

Consejos y errores comunes