Liquidaciones de Mercancía
Una Liquidación de Mercancía es una etiqueta con nombre que usas para agrupar todos los costos de una importación en tránsito (flete, seguro, aduana, manejo portuario, etc.) que aún no han llegado a tu almacén, de modo que cuando la mercancía llegue puedas distribuir esos costos entre los artículos recibidos y obtener su costo liquidado real.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando importas mercancía, el costo del artículo no es solo lo que le pagaste al proveedor: también incluye flete, seguro, aranceles y otros gastos que se facturan por separado y que muchas veces llegan antes, durante o después de que el contenedor llega a tu almacén. AdmCloud llama a este conjunto de gastos costos de importación (Landed Costs), y la Liquidación de Mercancía es el "sobre" donde agrupas todos los documentos de una misma importación para poder distribuirlos juntos.
El flujo típico es:
- Creas aquí una Liquidación nueva (por ejemplo, el nombre del contenedor, la orden de compra o el embarque) antes de que lleguen los primeros gastos.
- A medida que te llegan facturas de proveedores a crédito por flete, seguro, aduana u otros gastos de esa importación, las registras contra una cuenta contable de tránsito de compras y las marcas con esta misma Liquidación, para que AdmCloud las mantenga agrupadas mientras la mercancía sigue en camino.
- Cuando la mercancía llega y generas la Recepción (o Recepción de Proveedor) correspondiente, seleccionas la misma Liquidación en la sección de costos indirectos: AdmCloud te muestra ahí todos los documentos de tránsito que agrupaste y distribuye su monto entre las líneas de artículos recibidos, sumándolo a su costo.
La pantalla de Liquidaciones de Mercancía en sí solo administra ese "sobre" (crearlo, consultarlo, eliminarlo) y te da reportes para dar seguimiento a lo que contiene; los gastos y la distribución del costo se registran y se calculan desde las Facturas de Proveedores a Crédito y las Recepciones.
Cómo se usa
- Entra al listado de Liquidaciones de Mercancía y pulsa Nueva Liquidación de Mercancía.
- Escribe un Nombre que identifique claramente la importación (contenedor, embarque, orden de compra, proveedor y fecha aproximada) y, si quieres, agrega Notas con detalles adicionales.
- Pulsa Guardar. La Liquidación queda disponible de inmediato para seleccionarse en las Facturas de Proveedores a Crédito y en las Recepciones.
- Registra normalmente las facturas de flete, seguro, aduana y demás gastos de esa importación, contabilizándolas contra la cuenta de tránsito de compras y asociándolas a esta Liquidación.
- Cuando llegue la mercancía, en la Recepción selecciona esta misma Liquidación en la sección de costos indirectos para que AdmCloud reparta esos gastos entre los artículos recibidos.
- Usa los Reportes de esta pantalla en cualquier momento para ver qué documentos ya se agruparon en la Liquidación, cuánto suman y qué compras siguen pendientes de recibirse.
Capacidades principales
- Autocompletado por nombre al seleccionar la Liquidación desde Facturas de Proveedores a Crédito, Recepciones y otras pantallas relacionadas.
- Reporte Detallado de Movimientos: lista, línea por línea, cada documento de tránsito agrupado en una Liquidación (proveedor, tipo de documento, fecha, referencia y monto), filtrable por Liquidación, Subsidiaria y rango de fechas.
- Reporte Resumen: muestra el monto total acumulado por Liquidación, con la opción de incluir también las que aún no tienen ningún monto asociado.
- Reporte de Documentos Pendientes: señala los documentos de compra que ya están en tránsito pero cuya mercancía todavía no se ha recibido ni liquidado.
- Disponible también por API REST (consultar, crear, editar y eliminar) para integraciones externas.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la Liquidación (por ejemplo, el contenedor o el embarque). Es obligatorio y no puede repetirse; se muestra en las Facturas de Proveedores a Crédito, Recepciones y reportes. |
| Notas | Texto libre opcional para documentar detalles de la importación (número de contenedor, naviera, fechas estimadas, etc.). |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio y tiene un máximo de 200 caracteres.
- El Nombre no puede repetirse: si ya existe una Liquidación con ese mismo nombre, AdmCloud rechaza el registro.
Eliminar una Liquidación
Solo puedes eliminar una Liquidación de Mercancía si ningún documento la tiene asociada. Si ya se le vincularon facturas, recepciones u otras transacciones, AdmCloud rechaza la eliminación y te indica cuáles documentos son los que la están usando, para que primero los desvincules o corrijas.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Esta función forma parte de los costos de importación (Landed Costs) del módulo de Inventario, incluida a partir del plan Standard (no está disponible en los planes Billing, Start ni Basic). En la edición Enterprise, el módulo de Inventario debe estar activo para tu empresa; de lo contrario la pantalla muestra un mensaje de "función no disponible en esta edición".
- El acceso se controla con el permiso "Liquidaciones de Mercancía" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- Algunas variantes del reporte detallado (desglose por impuesto aduanal, por ejemplo) dependen de funciones adicionales de costos de importación que tu empresa puede tener o no habilitadas.
Consejos y errores comunes
Crea la Liquidación antes de registrar la primera factura de flete o aduana de esa importación, así evitas tener que volver a cada factura para asociarla después.
Usa un nombre único y reconocible por importación (número de contenedor, embarque u orden de compra), nunca un nombre genérico como "Importación 1"; cuando manejas varias importaciones en tránsito al mismo tiempo, un nombre confuso hace muy difícil distribuir el costo correcto a cada una en la Recepción.