Notas de Débito de Proveedor
La Nota de Débito de Proveedor registra un cargo adicional que un proveedor te hace sobre una compra ya facturada: un flete, una diferencia de precio, un monto que se facturó de menos o cualquier otro cargo posterior. Al guardarla, AdmCloud calcula sus impuestos y retenciones, y genera el asiento contable que aumenta lo que le debes al proveedor, de la misma forma que lo haría una Factura de Proveedor a Crédito.
Puedes crearla en blanco o vincularla a la Factura de Proveedor a Crédito afectada, para dejar constancia de a cuál compra corresponde el cargo. A diferencia de la Nota de Crédito de Proveedor, la Nota de Débito no se "aplica" a un documento pendiente: su asiento contable se contabiliza directamente al guardarla y queda como un nuevo saldo pendiente de pago.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada Nota de Débito de Proveedor indica quién te hace el cargo (proveedor o relacionado), la referencia del documento del proveedor, la moneda y tipo de cambio, y el detalle de artículos, servicios o cuentas contables que componen el monto adeudado. Opcionalmente puede referenciar la Factura de Proveedor a Crédito afectada (la compra a la que corresponde el cargo adicional).
Es la contraparte de la Nota de Crédito: en lugar de reducir tu deuda con el proveedor, la Nota de Débito la aumenta. Es útil cuando el proveedor te cobra algo que no estaba en la factura original, o cuando detectas que una compra se facturó por un monto menor al correcto y necesitas corregirlo sin modificar el documento original.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las notas de débito de proveedor, con columnas personalizables y acceso directo al Reporte desde su propio menú. |
| Crear / Editar | Formulario con los datos generales (proveedor, referencia, moneda, factura afectada), la tabla de artículos/servicios con impuestos y retenciones, y una pestaña de archivos adjuntos. |
| Detalles | Vista de solo consulta con botones para Nueva, Editar, Duplicar, ir al Asiento Contable, Imprimir, Anular o Eliminar según tu privilegio. |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF de la nota de débito, con los datos del proveedor, el detalle de artículos y los totales. |
Cómo registrar una nota de débito paso a paso
- Ábrela desde el listado con Nueva, indicando si corresponde a un cargo puntual o a una corrección de una compra ya registrada.
- Confirma los datos generales. El proveedor es obligatorio, y la referencia (el número que te dio el proveedor para este cargo) no puede repetirse para el mismo proveedor y subsidiaria. Si tu empresa maneja varias monedas, confirma el tipo de cambio (debe ser mayor a cero).
- Vincula la factura afectada si el cargo corresponde a una compra ya registrada; esa factura debe pertenecer al mismo proveedor y moneda que la nota de débito, y no puede estar anulada.
- Agrega los artículos, servicios o líneas de cuenta contable que componen el cargo, con su cantidad, precio, impuesto y, si aplica, retención, división, departamento, clase, ubicación o proyecto según los módulos activos en tu empresa.
- Guarda el documento. AdmCloud contabiliza de inmediato el asiento (debitando la cuenta del gasto o cuenta contable indicada y acreditando Cuentas por Pagar) y deja el monto como saldo pendiente de pago al proveedor, igual que una factura.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática interna de AdmCloud; no puedes repetirlo ni cambiarlo una vez creada la nota. |
| Proveedor / Relacionado | Quién te hace el cargo; obligatorio, no puede estar anulado ni inactivo. |
| Referencia | Número del documento de cargo del proveedor; no puede repetirse para el mismo proveedor y subsidiaria. |
| Fecha del documento | Toma la fecha de hoy por defecto; debe caer dentro de un período de Cuentas por Pagar abierto. |
| Factura Afectada | La Factura de Proveedor a Crédito (o gasto) a la que corresponde el cargo; opcional, pero debe ser del mismo proveedor y moneda, y no estar anulada. |
| Moneda y Tipo de Cambio | Moneda en que el proveedor emitió el cargo; el tipo de cambio debe ser mayor a cero y por defecto es 1 si tu empresa opera en una sola moneda. |
| Subsidiaria | Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Ubicación | Se completa automáticamente si tienes una ubicación por defecto configurada; puede requerirse según tus módulos activos. |
| Artículos / Servicios (líneas) | Artículo o servicio, cantidad, unidad de medida, precio, descuento e impuesto; opcionalmente lote, atributos, cuenta contable, división, departamento, clase, ubicación o proyecto según los módulos que tengas activos. |
| Retención de Impuestos | Grupo o retenciones específicas por línea; solo visible según el modo de retención configurado en tu empresa. |
| NCF / Comprobante Fiscal | Se genera automáticamente al guardar con la secuencia fiscal de Nota de Débito configurada; aplica solo en países con este requisito. |
| Archivos Adjuntos | Respaldo del cargo (comunicación del proveedor, evidencia del cargo adicional, etc.). |
Validaciones al guardar
- El proveedor es obligatorio y no puede estar anulado ni inactivo.
- La referencia no puede repetirse para el mismo proveedor y subsidiaria (se compara contra Facturas, Recepciones, otras Notas de Débito y Gastos de ese proveedor).
- Debes agregar al menos una línea válida, ya sea de artículo/servicio o de cuenta contable.
- El tipo de cambio debe ser mayor a cero.
- El período contable de Cuentas por Pagar correspondiente a la fecha debe estar abierto.
- El descuento por línea debe estar entre 0% y 100%, y no se permiten precios negativos si la cantidad es mayor a cero.
- Si la línea corresponde a un artículo con lotes, atributos o pedimento de aduana obligatorio, debes indicarlos.
- Si vinculas una Factura Afectada, esta debe pertenecer al mismo proveedor, la misma subsidiaria y la misma moneda que la nota de débito, y no puede estar anulada.
- Si la Factura Afectada tiene firma electrónica, AdmCloud valida ese documento de origen contra la configuración de facturación electrónica antes de guardar.
- En Ecuador, la nota de débito exige además Factura Afectada, Tipo de Gasto y Tipo de Transacción, y un Método de Pago válido.
- No puedes cambiar el número del documento al editar, ni editar campos protegidos de una nota ya electrónicamente firmada si tu configuración de facturación electrónica lo impide.
Eliminar o anular
Puedes eliminar una nota de débito solo si no tiene documentos dependientes (por ejemplo, si ya fue aplicada en un pago o tiene una firma electrónica registrada); en esos casos, AdmCloud bloquea la eliminación y debes anularla en su lugar. Anular conserva el documento y su asiento contable para fines de auditoría, pero lo marca como cancelado y ya no afecta el saldo del proveedor.
Reportes
Desde el menú Reportes del listado puedes generar un reporte de notas de débito de proveedor, filtrable por fecha, proveedor(es), subsidiaria, ubicación, departamento, división, clase de artículo, moneda y si se incluyen documentos anulados.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Notas de Débito de Proveedor", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Las retenciones de impuestos solo se muestran según el modo configurado en Preferencias de tu empresa.
- El campo NCF / Comprobante Fiscal solo aplica en países con este requisito (por ejemplo, República Dominicana) y depende de la secuencia fiscal de Nota de Débito configurada en tu empresa.
- En Ecuador, la nota de débito exige campos adicionales (Factura Afectada, Tipo de Gasto, Tipo de Transacción y Método de Pago) por requisito fiscal local.
- Los campos de lote, atributos, pedimento de aduana, división, departamento, clase de artículo, ubicación y proyecto solo se muestran si tu empresa tiene esos módulos activos.
- La Subsidiaria solo es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
Consejos y errores comunes
¿No sabes si usar una Nota de Débito o una Factura? Usa la Nota de Débito cuando el cargo adicional se relaciona directamente con una compra ya facturada (por ejemplo, un flete que llegó después); si es una compra totalmente nueva, registra una Factura de Proveedor a Crédito.
¿El sistema no te deja eliminar la nota de débito? Es porque ya tiene un pago aplicado o tiene otros documentos dependientes; en ese caso, usa Anular en lugar de eliminar.
¿No es lo mismo que una Nota de Crédito? No: la Nota de Crédito reduce lo que le debes al proveedor, mientras que la Nota de Débito lo aumenta. Si necesitas rebajar un monto facturado, usa la Nota de Crédito en su lugar.