Prospectos (Clientes Potenciales)
Un Prospecto es la ficha de una empresa o persona con la que todavía no haces negocios, pero que estás evaluando como futuro cliente. Usa la misma ficha que un Cliente (nombre, teléfono, correo, RNC/cédula, direcciones, contactos), pero sin los campos de crédito y precios que solo tienen sentido una vez que ya le facturas. Cuando decides hacer negocios con él, lo conviertes en Cliente con un clic, sin perder nada de su historial.
¿Qué es y para qué sirve?
Antes de facturarle a alguien, normalmente pasas por una etapa de acercamiento: consigues su nombre, su teléfono o correo, quizás algún contacto dentro de la empresa. Registrar esa información como Prospecto te permite empezar a darle seguimiento (actividades, correos, oportunidades) sin tener que llenar todavía datos que no aplican, como su límite de crédito, su descuento o sus términos de pago.
Internamente, un Prospecto es la misma tabla y el mismo registro que un Cliente; solo se le marca una bandera de "Prospecto". Por eso, al convertirlo en Cliente, no se crea un registro nuevo ni se pierde su código, sus contactos, direcciones ni actividades: simplemente se le quita la bandera y queda disponible para facturarle.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | El listado de Prospectos se sirve desde la misma pantalla de Clientes, en modo "Prospectos": los mismos filtros y columnas personalizables, pero mostrando solo los registros marcados como Prospecto. La única diferencia es el buscador por nombre, que aquí busca prospectos en vez de clientes. |
| Crear / Editar | El formulario de la ficha, con los mismos campos que un Cliente salvo los de crédito y precios, que aquí no aplican todavía. Incluye pestañas de direcciones, subsidiarias y archivos adjuntos. |
| Detalles | La ficha en modo de solo consulta, con sus contactos, direcciones, subsidiarias, mapa de ubicaciones (si tu plan incluye Mapas) y el botón para convertirlo en Cliente. |
| Panel de Control (Dashboard) | Una vista resumida con los datos de contacto, sus Oportunidades abiertas con su probabilidad y proyección, y enlaces directos a sus cotizaciones y pedidos. |
| Edición Rápida en Cuadrícula | Una cuadrícula alterna (/Prospects/InlineEditing) para corregir Código, Teléfono, Correo, RNC/Cédula y Categoría de Cliente directamente sobre la lista, fila por fila, sin abrir cada ficha. |
Cómo crear un prospecto paso a paso
- Pulsa Nuevo desde el listado de Clientes en modo Prospectos, o entra directamente a /Prospects/Create. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso "Prospectos".
- Indica el Nombre de la empresa o persona (es el único campo obligatorio para guardar), y opcionalmente su Teléfono, Correo y RNC/Cédula.
- Agrega direcciones (bodegas, oficinas, puntos de entrega) en la sección de Direcciones, con su latitud y longitud si quieres verlas en el mapa.
- Si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, indica a cuáles subsidiarias pertenece este prospecto.
- Adjunta archivos relacionados (propuestas, cotizaciones externas, contratos en borrador) en la sección de Archivos, respetando el límite de tu plan.
- Guarda. Si la numeración automática de Clientes y Proveedores está activa, el sistema le asigna un Código automáticamente.
Autocompletar con Inteligencia Artificial: si tu compañía tiene activada la función SmartPaste, puedes pegar un texto suelto (por ejemplo, la firma de un correo o la información de una tarjeta de presentación), o una imagen copiada (una captura de pantalla o la foto de la tarjeta) cuyo texto se lee automáticamente, y dejar que la IA reparta automáticamente los datos en los campos del formulario. Antes de colocar nada se abre una ventana con los campos que se reconocieron: ahí puedes corregir cualquier valor, desmarcar los que no quieras usar y luego pulsar Colocar en el formulario, o cancelar para dejar la pantalla como estaba. Si tu navegador no permite leer el portapapeles, se te pedirá pegar el texto a mano con Ctrl+V y el resto del proceso sigue igual.
Contactos, actividades y oportunidades
Desde la ficha de Detalles o desde el Panel de Control puedes:
- Agregar un contacto rápido (nombre, apellido, puesto, correo y teléfono) con el botón de agregado rápido, sin salir de la pantalla.
- Crear una Oportunidad directamente ligada al prospecto, para darle seguimiento a una posible venta antes de que exista una cotización formal.
- Ver sus Oportunidades abiertas en el Panel de Control, con su etapa, moneda, monto estimado, probabilidad, proyección y fecha estimada de cierre.
- Consultar sus Cotizaciones y Pedidos ya generados, desde los enlaces de registros relacionados.
Convertir un prospecto en cliente
Cuando ya vas a hacerle negocios, abre su ficha de Detalles y pulsa Convertir a Cliente. El sistema simplemente le quita la marca de Prospecto; el registro, su código, sus contactos, direcciones y actividades se conservan sin cambios y a partir de ese momento puedes facturarle con normalidad.
Si tu país usa comprobantes fiscales (por ejemplo, el NCF en República Dominicana) y esa función está habilitada en tu compañía, primero debes asignarle un Tipo de Comprobante Fiscal de Venta a la ficha; si no lo tiene, la conversión se bloquea con un aviso.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica al prospecto; es el único campo obligatorio para guardar. |
| Código | Se asigna automáticamente si la numeración de Clientes y Proveedores está activa; de lo contrario lo digitas tú. |
| Teléfono / Correo / RNC o Cédula | Datos de contacto básicos; si ya existe otro registro con el mismo RNC/Cédula, el sistema te avisa pero te deja guardar. |
| Categoría de Cliente | Clasifica al prospecto igual que a un Cliente, útil para filtrarlo más adelante en reportes y ofertas. |
| Vendedor | Quién le está dando seguimiento a este prospecto. |
| Permitir Ingresar a AdmCloud | Si se activa para un contacto del prospecto, ese contacto necesita un correo válido para poder acceder al Portal de Clientes. |
| Direcciones | Ubicaciones del prospecto, cada una con su contacto, ciudad, país y coordenadas para el mapa. |
| Subsidiarias | Si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, a cuáles pertenece este prospecto. |
| Archivos | Documentos adjuntos al prospecto, hasta el máximo permitido por tu plan. |
| Es Proveedor | Marca que este mismo registro también es Proveedor; solo puedes activarla si tienes el nivel de "agregar" del permiso "Proveedores", de lo contrario el campo aparece bloqueado. |
No verás campos de Límite de Crédito, Descuento ni Términos de Pago: esos solo se habilitan una vez que el registro se convierte en Cliente.
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio. Sin él, el sistema no permite guardar la ficha.
- Si activas "Permitir Ingresar a AdmCloud" en un contacto, ese contacto necesita un Correo.
- El RNC/Cédula no es único: si ya existe otro registro con el mismo valor, el sistema te muestra una advertencia con su nombre, pero sí te permite guardar.
- El campo "Es Proveedor" queda bloqueado si no tienes el nivel de "agregar" del permiso "Proveedores".
- Las coordenadas de una dirección (latitud y longitud) deben estar dentro de un rango geográfico válido si las indicas.
Disponibilidad y permisos
- Esta función requiere el plan Premium Plus CRM, o el plan Enterprise con el módulo de CRM activo.
- El acceso se controla con el permiso "Prospectos" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- Convertir un prospecto en Cliente requiere, además, el nivel de "editar" del permiso "Clientes".
- Marcar a un prospecto también como Proveedor requiere el nivel de "agregar" del permiso "Proveedores".
Consejos y errores comunes
¿Prospecto o Lead? No son lo mismo. Un Prospecto es la ficha de una empresa o persona (como la de un Cliente) que todavía no te ha comprado. Un Lead es una entrada en tu embudo de ventas ligada a un posible negocio, con su propia etapa dentro del pipeline. Consulta la página de Leads y Oportunidades para ese seguimiento comercial.
No dupliques el registro al ganar el negocio. Nunca crees un Cliente nuevo para un prospecto que ya tenías registrado; conviértelo con el botón Convertir a Cliente para conservar su historial de contactos, actividades y oportunidades.
Si tu compañía facturas con comprobantes fiscales, asigna el Tipo de Comprobante Fiscal de Venta antes de intentar convertir al prospecto en Cliente; de lo contrario la conversión se detiene con un mensaje de error.