Informes de Gastos

¿Qué es y para qué sirve?

Cada informe de gasto registra en qué se gastó el dinero (una o varias líneas de artículos/servicios o de cuentas contables) y quién lo pagó. Existen dos formas de registrarlo, y cuál ves depende de si tu empresa tiene activa la función "Incluir cuenta de efectivo en gastos":

• Reembolsar a un empleado: el gasto queda pendiente de pago a favor del empleado, contra una Cuenta de Reembolso (una cuenta contable de la clasificación "Reembolsos"). Más adelante, generas un Pago desde el detalle del informe para liquidarle ese dinero al empleado. Es la única forma disponible si tu empresa no activó la función de cuenta de efectivo.
• Usar una cuenta de efectivo, banco o tarjeta: el gasto se paga de inmediato contra la cuenta que elijas, sin dejar saldo pendiente ni requerir un pago posterior. Solo está disponible con la función mencionada activa, y en ese caso eliges uno de los dos modos con un simple interruptor en el formulario.

Opcionalmente puedes asociar el gasto a un proveedor (por ejemplo, cuando sí existe un comprobante fiscal de un tercero), en cuyo caso el informe se comporta de forma similar a una Factura de Proveedor a Crédito: se validan sus datos fiscales, su moneda y, si el proveedor lo exige, su cuenta de tránsito de compra. Si no seleccionas proveedor, simplemente escribes el nombre del beneficiario del gasto.

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Cómo registrar un informe de gasto paso a paso

1. Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Informes de Gastos. También puedes iniciar subiendo la foto o el PDF de un recibo con el botón de carga de archivo, para que el sistema prellene el formulario por ti.
2. Indica quién pagó el gasto. Elige el empleado a reembolsar o, si tu empresa activó la función correspondiente, cambia el interruptor para pagarlo directamente desde una cuenta de efectivo, banco o tarjeta.
3. Si corresponde, selecciona el proveedor que emitió el comprobante del gasto, o simplemente escribe el nombre del beneficiario si no tienes un proveedor registrado.
4. Agrega las líneas del gasto en la pestaña de Artículos y Servicios (si compraste un artículo o servicio del catálogo) o en la pestaña de Cuentas (si prefieres afectar directamente una cuenta contable, por ejemplo "Gastos de Representación"). Si el archivo adjunto se reconoció con inteligencia artificial, revisa y corrige las líneas sugeridas.
5. Completa los datos fiscales (comprobante fiscal, moneda, tasa de cambio) según lo que exija tu país para este tipo de documento.
6. Guarda. El sistema valida quién paga el gasto, sus líneas y sus datos fiscales antes de confirmarlo. Si elegiste reembolsar a un empleado, el gasto queda pendiente de pago hasta que generes el pago correspondiente desde el detalle.

Capacidades principales

• Dos formas de pago del gasto: reembolso a un empleado (con pago posterior) o cargo inmediato a una cuenta de efectivo, banco o tarjeta, según la función que tenga activa tu empresa.
• Autocompletado con inteligencia artificial (OCR): sube la foto o el PDF de un recibo y el sistema puede reconocer la fecha, el proveedor, su identificación fiscal, el comprobante fiscal y las líneas de la compra.
• Sugerencia de cuenta contable con IA: a partir del proveedor y la descripción de cada línea reconocida, el sistema te propone la cuenta contable más probable.
• Vínculo con Órdenes de Compra: puedes referenciar la orden de compra de origen del gasto, validando que corresponda al mismo proveedor, subsidiaria y que esté autorizada.
• Generación de Pagos y Notas de Crédito de Proveedor directamente desde el detalle del gasto, sin volver a capturar los datos.
• Facturación electrónica y retenciones de impuestos, cuando tu país y tu configuración de retenciones en compras lo requieren.
• Multi-moneda, subsidiarias y dimensiones de negocio (división, departamento, clase de artículo, ubicación, proyecto, equipo) como centro de costo de cada línea, según los módulos que tenga activos tu empresa.
• Personalización de columnas en el listado, con configuraciones que puedes guardar y reutilizar.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Debes indicar exactamente una forma de pago: el empleado a reembolsar o una cuenta de efectivo/banco, nunca ambos ni ninguno.
• No puedes indicar a la vez la Cuenta de Reembolso y la Cuenta de Efectivo/Banco.
• Beneficiario requerido: si no seleccionas un proveedor registrado, debes escribir el nombre de a quién se le pagó el gasto.
• Comprobante fiscal requerido si el proveedor factura con la secuencia fiscal "General" y no capturaste manualmente el nombre del beneficiario.
• Tasa de cambio mayor que cero.
• Al menos una línea válida de artículo/servicio o de cuenta contable; un informe vacío no se puede guardar, y toda línea con cantidad y precio debe tener un artículo o una descripción.
• Descuento por línea entre 0% y 100%.
• Si el proveedor exige una cuenta de tránsito de compra, todas las líneas con monto deben usar esa misma cuenta contable.
• Si el proveedor está marcado para exigir Orden de Compra, no se puede registrar el gasto directamente contra ese proveedor; debes generarlo desde una Orden de Compra ya autorizada.
• La Orden de Compra de origen, si se indica, debe existir, no estar anulada, pertenecer al mismo proveedor y subsidiaria, y estar autorizada.
• Período contable abierto para la fecha del gasto.
• Subsidiaria requerida, activa y no de solo lectura, si tu empresa tiene las subsidiarias habilitadas.
• La Cuenta de Reembolso, si se indica, debe ser una cuenta contable de la clasificación "Reembolsos".
• Máximo de líneas y de archivos adjuntos según el límite de tu edición contratada.
• Descripción obligatoria en las líneas de cuenta o en las notas del encabezado, si tu empresa exige notas en las transacciones contables.
• En Ecuador, el Tipo de Gasto y el Tipo de Transacción son obligatorios, y el medio de pago indicado debe existir y no estar anulado.
• Un gasto anulado o con el número de documento ya definido no puede volver a renumerarse, y un gasto firmado electrónicamente no puede editarse.

Gestión del documento

Desde el detalle de un gasto ya guardado puedes, según tus permisos:

• Generar el Pago al empleado, cuando el gasto se registró para reembolso (no aplica si se pagó desde una cuenta de efectivo, porque ya no queda saldo pendiente).
• Generar una Nota de Crédito de Proveedor a partir del gasto, cuando corresponde devolver o corregir parte de lo comprado a ese proveedor.
• Consultar el asiento contable generado por el gasto.
• Duplicarlo para crear un nuevo gasto a partir de sus datos, sin arrastrar su comprobante fiscal ni su estado de firma.
• Anularlo, indicando un motivo de anulación; un gasto anulado no puede volver a editarse.
• Eliminarlo, si todavía no tiene comprobante fiscal firmado electrónicamente.
• Imprimirlo con el formato predeterminado o con cualquier plantilla personalizada que hayas creado para este documento.
• Firmarlo electrónicamente, en los países donde el Informe de Gastos es un documento fiscal firmable.

Disponibilidad, plan y módulos

• El acceso se controla con el permiso "Informes de Gastos" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
• Disponible en todos los planes de AdmCloud. Las columnas de Categoría de Gasto y Facturable requieren que tu edición tenga activo el módulo contable base; en el plan Enterprise, dependen de que ese módulo esté habilitado para tu empresa.
• Con subsidiarias habilitadas, cada gasto queda asociado a una subsidiaria.
• La opción de pagar directamente desde una cuenta de efectivo, banco o tarjeta, sin reembolso a un empleado, requiere que tu empresa tenga activa esa función.
• El autocompletado con inteligencia artificial (OCR) de recibos requiere que tu plan incluya el reconocimiento de formularios, o que seas usuario interno o partner de AdmCloud.
• Los campos y columnas de división, departamento, clase de artículo, ubicación, proyecto, atributos y equipos aparecen solo si esas dimensiones están habilitadas como centro de costo en tu empresa.
• Los campos Tipo de Gasto, Tipo de Transacción y Medio de Pago obligatorios solo aplican a empresas de Ecuador.
• El comprobante fiscal (NCF) y sus validaciones solo aparecen en los países donde el Informe de Gastos es un documento fiscal.

Consejos y errores comunes