Actividades

¿Qué es y para qué sirve?

Cada actividad es un registro corto con una descripción, una fecha y, opcionalmente, un usuario responsable. Se puede vincular a un Cliente/Prospecto/Proveedor, una Oportunidad, un Proyecto, un Ítem, un Activo Fijo o a una transacción (factura, cotización, orden de servicio, etc.), para que quede constancia de a qué se refiere el seguimiento.

Existen cinco tipos de actividad, cada uno con su propia pantalla:

• Mis tareas / Todas las tareas. Pendientes con fecha, responsable y estado (Pendiente, En progreso, En pausa, Completada, Cancelada). Se pueden asignar a otro usuario.
• Eventos. Citas de calendario con fecha y hora de inicio y fin, calendario compartido y opción de recurrencia (diaria, semanal, mensual o anual).
• Notas. Anotaciones libres para dejar constancia de algo relacionado a un contacto, oportunidad o transacción.
• Llamadas. Registro de llamadas telefónicas realizadas o recibidas.
• Visitas. Registro de visitas presenciales, con fecha de la visita y, si aplica, fecha de fin. Alimentan los reportes de ruta de ventas.

Cuando asignas una tarea a otro usuario, AdmCloud le envía una notificación (aviso emergente y correo) para que se entere del trabajo asignado. Al completar una tarea, se envía otro correo de aviso al usuario asignado y a quien la creó.

Cómo se usa

1. Entra por el menú que corresponde. Las tareas y el resto de las actividades tienen menús separados:
   • Configuración > Administración > Tareas abre la lista de Mis Tareas, con las tareas que tienes asignadas. Sus pestañas superiores solo muestran las pantallas de tareas: Mis Tareas, Todas las Tareas y las dos vistas Kanban (Tareas por Estado y Tareas por Grupo, ver la sección de más abajo).
   • Transacciones > CRM > Actividades abre la lista de Eventos. Sus pestañas superiores muestran las demás actividades: Eventos, Notas, Llamadas y Visitas.
   El menú lateral también tiene un acceso directo Tareas, debajo de Importar Documentos, que abre Mis Tareas y aparece para los usuarios que tienen la opción de menú Tareas. También puedes llegar directo a Mis Tareas con el botón Mis Tareas Pendientes que aparece en el panel de Tareas Pendientes del tablero. Los enlaces antiguos a /Activities y a /Activities/PendingTasks siguen funcionando y llevan a Mis Tareas.
2. Filtra por fecha. Cada pestaña tiene un filtro de rango de fechas (Desde/Hasta) y un botón de actualizar para refrescar el listado sin recargar la página. En Mis Tareas puedes además filtrar por Relacionado, Proyecto y Tablero (el tablero de tareas al que pertenece cada registro). En Todas las Tareas tienes esos mismos filtros más Asignado a.
3. Muestra también las completadas. Las cuatro pantallas de tareas (Mis Tareas, Todas las Tareas, Tareas por Estado y Tareas por Grupo) muestran por defecto solo las tareas abiertas (Pendiente, En progreso o En pausa). Marca el check Incluir completadas para ver también las tareas Completadas. Las tareas Canceladas no se muestran en estas pantallas.
4. Muestra también las que creaste. Mis Tareas, los dos tableros Kanban y el panel Tareas Pendientes del inicio muestran por defecto solo las tareas asignadas a ti. Marca el check Incluir creadas por mí para ver también las que creaste sin responsable o asignadas a otra persona.
5. Personaliza las columnas. En Todas las Tareas el listado trae de fábrica la fecha de creación, la descripción, el usuario que creó la tarea, el usuario asignado, el estado y la transacción vinculada. Con el botón de personalizar columnas puedes mostrar u ocultar columnas, reordenarlas arrastrando el encabezado y guardar la configuración para reutilizarla. Las demás pestañas tienen el mismo mecanismo con las columnas que le corresponden a cada tipo de actividad.
6. Identifica a los usuarios por su foto. En los seis listados (los dos de tareas y los cuatro de actividades), las columnas de usuario (Usuario y Asignado a) muestran la foto del usuario a la izquierda de su nombre, y el nombre enlaza a su ficha. Si el usuario no tiene foto cargada, se muestra un círculo con sus iniciales.
7. Crea una tarea nueva. En Mis Tareas, Todas las Tareas, los dos tableros Kanban y el panel de Tareas Pendientes del tablero, el botón Nueva abre el formulario de tarea rápida en una ventana, sin salir de la pantalla: descripción, asignado a y fecha de vencimiento, y en Mostrar opciones avanzadas el resto de los campos de una tarea (estado, subsidiaria, visible por el cliente, fechas de inicio y fin, transacción, relacionado, ítem, oportunidad, proyecto, activo fijo, plan de mantenimiento, presupuesto, transacción de RRHH, viaje, conciliación y notas). Los campos de módulos que tu plan no incluye no aparecen. Si en el listado tienes filtrado un tablero, la tarea se crea en ese tablero. El Asignado a es opcional: una tarea sin responsable la ve quien la creó marcando Incluir creadas por mí.
8. Crea una tarea desde la ficha de un registro. En el detalle de facturas y demás transacciones, clientes y proveedores, ítems, oportunidades, proyectos, activos fijos, planes de mantenimiento, presupuestos, conciliaciones, viajes, órdenes de trabajo, solicitudes de servicio, transacciones de RRHH y registros personalizados, la pestaña de tareas abre ese mismo formulario. La tarea queda vinculada automáticamente al registro abierto (por eso ese vínculo no aparece en el formulario) y se agrega a la lista de tareas de la ficha al guardarla.
9. Crea otra actividad. Usa el botón de agregar; el formulario se adapta según el tipo (Tarea, Evento, Nota, Llamada o Visita) mostrando y ocultando los campos que corresponden a cada uno. Si tu empresa exige capturar la ubicación al crear documentos, AdmCloud pedirá tu ubicación antes de guardar.
10. Completa los campos según el tipo. En una tarea o evento puedes asignar un responsable (Asignado a); en un evento puedes activar la recurrencia para que se repita automáticamente.
11. Guarda. AdmCloud valida los campos obligatorios según el tipo de actividad (ver la sección de validaciones) antes de crear el registro.
12. Consulta el detalle. Haz clic en la descripción de la actividad para ver su ficha completa en modo lectura.
13. Cambia el estado de una tarea. Desde el detalle, usa el botón Cambiar Estado para marcarla como Pendiente, En progreso, En pausa, Completada o Cancelada, sin necesidad de editar todo el registro.
14. Completa una tarea con un clic. En las pestañas Mis Tareas y Todas las Tareas cada fila tiene un botón de visto que la marca como Completada directamente desde el listado, sin abrir el detalle. Solo aparece en las tareas que todavía están abiertas (Pendiente, En progreso o En pausa).
15. Cambia el usuario asignado desde el listado. El botón de usuario de cada fila abre un diálogo con la foto y el nombre de todos los usuarios activos, con un buscador. Al elegir uno, la tarea queda a su nombre y se le avisa por correo y por notificación en pantalla. También puedes elegir (sin asignar) para dejarla sin responsable. Es el mismo diálogo que se usa para cambiar quién autoriza un pedido.
16. Elimina si ya no la necesitas. Selecciona una o varias filas en la lista y usa el botón de eliminar.

Tableros Kanban de tareas

Además de la lista, las tareas que tienes asignadas (y, con Incluir creadas por mí, las que creaste) se pueden organizar como un tablero Kanban: arrastra las tarjetas entre columnas para reclasificarlas sin abrir cada registro. Hay dos vistas, accesibles desde las pestañas del menú Tareas:

• Tareas por Estado. Columnas fijas por estado: Pendiente, En progreso, En pausa, Completada y Cancelada. Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiar su estado. Cancelada queda siempre vacía porque solo funciona como zona donde soltar una tarjeta para cerrarla; Completada también, salvo que marques Incluir completadas: en ese caso muestra las tareas completadas con su cantidad, y puedes arrastrarlas de vuelta a otra columna para reabrirlas.
• Tareas por Grupo. Columnas que tú mismo nombras (por ejemplo, por prioridad o por etapa de trabajo). Arrastra las tarjetas entre grupos para reorganizarlas; las tareas que todavía no tienen grupo aparecen en la columna Sin grupo. Cada tarjeta también trae un selector para cambiar el estado sin necesidad de arrastrarla.

Ambas vistas comparten el concepto de Tablero de tareas: al entrar por primera vez se crea automáticamente un tablero predeterminado, y desde el selector de la parte superior puedes crear tableros adicionales para separar, por ejemplo, tus tareas personales de las de un equipo o un proyecto. Puedes renombrar o eliminar los tableros que tú mismo creaste; el tablero predeterminado no se puede eliminar, y al borrar cualquier otro tablero sus tareas se conservan y pasan al predeterminado. Dentro de Tareas por Grupo también puedes crear, renombrar y eliminar los grupos (columnas) del tablero seleccionado; al eliminar un grupo sus tareas se conservan, incluidas las de otros usuarios, y pasan a Sin grupo en el mismo tablero. El sistema pide confirmación antes de hacerlo.

Desde cualquiera de los dos tableros puedes crear una tarea rápida con un formulario corto (descripción, asignado a y fecha de vencimiento) y, si lo necesitas, desplegar las opciones avanzadas con el resto de los campos de una tarea (estado, subsidiaria, fechas, notas y los vínculos a transacción, cliente, ítem, oportunidad, proyecto, activo fijo y demás registros). Un interruptor Ocultar columnas vacías, guardado por usuario, te permite concentrarte solo en las columnas que tienen tareas, y el check Incluir completadas agrega las tareas completadas al tablero (en Tareas por Grupo aparecen en su grupo, con el estado Completada en el selector).

Los tableros se actualizan en tiempo real: si otro usuario de la empresa (o tú mismo en otra pestaña) mueve, crea, cambia o elimina una tarea, un grupo o un tablero, el tablero que tienes abierto se refresca solo, sin recargar la página y sin perder la posición del scroll. Si en ese momento estás arrastrando una tarjeta, el refresco espera a que la sueltes.

Agendar un evento desde el calendario del tablero

No hace falta entrar a Actividades para apuntar una cita. En el panel de Calendario de tu pantalla de Inicio puedes abrir un formulario corto y agendar el evento sin salir del tablero:

1. Abre el formulario. Usa el enlace Nuevo Evento del panel, o haz clic directamente sobre el día del calendario en el que quieres la cita (en ese caso las fechas vienen ya puestas con el día que elegiste).
2. Llena lo mínimo. El formulario solo pide Nombre (el título de la cita), Fecha y hora de inicio, Fecha y hora de fin, Observaciones y, si la cita se repite, la Recurrencia con su frecuencia, fecha de vencimiento y —en la recurrencia semanal— los días de la semana.
3. Graba. La cita se agrega al calendario del tablero de inmediato y queda registrada como una actividad de tipo Evento, con tu usuario y la subsidiaria en la que estás trabajando.

Campos clave y validaciones al guardar

Disponibilidad por plan

• Las pestañas Mis Tareas, Todas las Tareas, Tareas por Estado y Tareas por Grupo están disponibles en todos los planes.
• Las pestañas Eventos, Notas, Llamadas y Visitas requieren el plan Enterprise. En los demás planes, el menú Transacciones > CRM > Actividades no aparece y el tipo de actividad al crear un registro queda fijo en "Tarea".
• Para ver, crear, editar o eliminar actividades necesitas el permiso "Actividades" (módulo CRM) en el nivel correspondiente (Ver, Agregar, Editar o Eliminar).

Dónde aparece esta información

• En el detalle de Clientes, Prospectos y Proveedores, como historial de actividades relacionadas.
• En Oportunidades de CRM y en el espacio de trabajo de seguimiento de oportunidades.
• En el espacio de trabajo de cobranzas, como notas de gestión de cobro.
• En reportes de CRM: Actividades por Usuario, Reporte de Visitas y Reporte de Visitas a Clientes.

Consejos y errores comunes