Facturas de Promoción
La factura de promoción registra mercancía o servicios que entregas a un cliente sin cobrarle: muestras gratis, obsequios, cortesías o mercancía de campañas promocionales. Descuenta el inventario y genera su propio asiento contable de ingreso y costo por promociones, pero a diferencia de una factura a crédito no crea saldo por cobrar en la cuenta del cliente.
¿Qué es y para qué sirve?
Usa la factura de promoción cuando entregas artículos o servicios a un cliente como parte de una promoción, un obsequio, una muestra o una cortesía, y necesitas dejar constancia formal de esa salida de mercancía sin que se convierta en una deuda del cliente. Comparte el mismo formulario, la misma tabla de artículos, impuestos y direcciones que la factura a crédito, pero se registra con un tipo y una numeración de documento propios ("Factura de Promoción"), independientes de la numeración de tus facturas normales.
Al guardarla, el sistema descuenta el inventario de los artículos entregados igual que en cualquier venta, y —si tu compañía usa el módulo de Contabilidad— genera el asiento correspondiente usando la cuenta de Ingreso por Promociones y la cuenta de Costo por Promociones configuradas en el artículo, en su clase o en la compañía, en lugar de las cuentas de venta y costo que usan tus facturas normales. De este modo puedes distinguir en tus reportes financieros cuánto entregaste en promociones sin mezclarlo con tus ingresos por ventas reales.
No siempre se crea desde cero: al igual que la factura a crédito, puedes generarla a partir de una cotización, una orden de venta o un despacho, y el sistema copia automáticamente el cliente, los artículos pendientes y los datos del documento de origen.
¿En qué se diferencia de una factura a crédito?
| Factura a crédito | Factura de promoción | |
|---|---|---|
| Saldo del cliente | Aumenta el saldo por cobrar del cliente. | No genera ningún saldo por cobrar; el cliente no queda debiendo nada. |
| Inventario | Descuenta el inventario de los artículos vendidos. | Descuenta el inventario igual que una venta normal. |
| Cuentas contables usadas | Cuentas normales de venta e inventario/costo del artículo o su clase. | Cuenta de Ingreso por Promociones y cuenta de Costo por Promociones del artículo, su clase o la compañía. |
| Numeración | Secuencia propia de facturas a crédito. | Secuencia propia de facturas de promoción, independiente de la anterior. |
| Disponibilidad por país | Disponible en todos los países soportados. | Deshabilitada en Ecuador y Guatemala. |
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de facturas de promoción | Lista todas las facturas de promoción con filtros por cliente, subsidiaria, ubicación y rango de fechas. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración; si tu compañía usa facturación electrónica, incluye la variante Pendientes de firmar. Desde aquí creas, eliminas o generas el reporte del área. |
| Crear / Editar | El formulario del documento: datos generales del cliente, tabla de artículos con impuestos y descuentos, direcciones de envío/facturación y archivos adjuntos. También permite duplicar una factura de promoción existente. |
| Detalles | El mismo documento en modo de solo consulta, con el historial de actividad y los botones de acción: imprimir, duplicar, anular, generar el asiento contable, y las operaciones de facturación electrónica cuando tu país lo requiere. |
| Imprimir | El formato imprimible del documento. Puedes elegir entre 8 plantillas distintas: la clásica con paneles, tres variantes compactas con distinto orden de columnas y cuatro plantillas de diseño moderno (estándar, minimalista, elegante y con acento de color), además de cualquier plantilla personalizada que tu compañía haya creado en Plantillas HTML. |
Cómo registrar una factura de promoción paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de facturas; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador. También puedes iniciar el documento desde una cotización, una orden de venta o un despacho abriendo el botón correspondiente en esos documentos.
- Selecciona el cliente que recibe la mercancía o el servicio promocional. El sistema propone su moneda, dirección y, si aplica, secuencia fiscal.
- Agrega los artículos o servicios entregados, indicando cantidad, unidad y, si aplica, impuesto. El precio de cada línea determina el monto que se registrará en la cuenta de Ingreso por Promociones; no es un cobro real al cliente.
- Revisa las direcciones de envío y facturación en su pestaña si son distintas a las guardadas en el cliente.
- Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales: la secuencia con la que se numerará el documento.
- Guarda. El sistema valida el inventario disponible y los datos fiscales antes de confirmar el documento. Después de guardar, ya puedes imprimirlo o enviarlo por correo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | Quién recibe la mercancía o el servicio promocional. Determina moneda, secuencia fiscal y direcciones por defecto. |
| Fecha del documento | Fecha contable del documento, usada para el asiento y el comprobante fiscal. |
| Moneda y tasa de cambio | Moneda del documento y su tasa frente a la moneda local; debe ser mayor que cero. |
| Artículos | Cada línea indica artículo o servicio, cantidad, unidad, precio de referencia, impuesto y, según tu configuración, división, lote, número de serie o ubicación/depósito. |
| Subsidiaria / Ubicación | De dónde sale el inventario entregado y a qué subsidiaria pertenece contablemente el documento. |
| Secuencia fiscal (NCF) | Con qué tipo de comprobante fiscal se numera el documento. Solo visible en países que manejan comprobantes fiscales; no se puede repetir ni cambiar una vez guardado. |
| Documento de origen | La cotización, orden de venta o despacho del que proviene el documento, si aplica. |
| Referencia y notas | Información libre para identificar la promoción o campaña de la que se trata. |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte de la promoción, sujetos al límite de la edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Lista de artículos no vacía y sin líneas con precio o cantidad en cero.
- Precio no negativo en cada línea.
- Tasa de cambio mayor que cero cuando el documento está en moneda extranjera.
- Ubicación coherente con la subsidiaria y disponible para despachar inventario.
- Comprobante fiscal (NCF) único y numeración automática configurada, cuando tu país lo requiere.
- No disponible en Ecuador ni Guatemala: si tu compañía opera en uno de estos países, el sistema bloquea el guardado con el mensaje "Factura de Promoción está deshabilitada".
- Lote, número de serie o unidad de medida requeridos según cómo esté configurado cada artículo.
- Una sola dirección principal de envío y una sola de facturación.
Gestión del documento
Desde el detalle de una factura de promoción ya guardada puedes, según tus permisos:
- Anularla, indicando un motivo de anulación; un documento anulado no puede volver a editarse.
- Eliminarla, si todavía no tiene comprobante fiscal firmado electrónicamente.
- Duplicarla para crear un nuevo documento a partir de sus datos.
- Imprimir, enviar por correo o compartir un enlace público del documento.
- Consultar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
- Marcarla como pendiente de entrega o entregada, si tu compañía usa el módulo de almacenes (WMS).
Funciones adicionales según tu configuración
- Facturación electrónica: si tu compañía la tiene activa, el documento puede firmarse electrónicamente y el listado muestra la variante de documentos pendientes de firmar.
- Retenciones de impuestos: si tu compañía tiene configurado un régimen de retenciones, se agregan columnas de retención por línea o por documento.
- Divisiones: columna adicional en la tabla de artículos si tu compañía tiene activa esta función para facturas de promoción.
- Lotes, números de serie, atributos, depósitos (bins) y declaraciones aduanales: columnas que aparecen solo si tu compañía tiene esas funciones de inventario avanzado activas.
- Proyecciones: si tu compañía usa el módulo de Proyecciones Financieras, el detalle muestra una fecha estimada de cobro, aunque el documento no genere saldo por cobrar real.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el mismo permiso "Facturas" del grupo de usuarios que usan las facturas a crédito, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y reimprimir.
- Cambiar precios en las líneas requiere el permiso específico de "Cambiar precios" de facturas.
- Con subsidiarias habilitadas, cada documento queda asociado a una subsidiaria y filtra por ella en los listados y reportes.
- Los campos de secuencia fiscal / NCF solo aparecen si tu país maneja comprobantes fiscales.
- No disponible en Ecuador ni Guatemala: en esas operaciones, usa la factura a crédito o al contado según corresponda.
Consejos y errores comunes
Configura las cuentas de Ingreso y Costo por Promociones antes de usar esta función. Defínelas en el artículo, en su clase o como cuenta por defecto de la compañía; así tus reportes financieros separan claramente lo entregado en promociones de tus ventas reales.
No uses la factura de promoción para ventas reales que el cliente sí va a pagar. Como no genera saldo por cobrar, si necesitas cobrar el documento debes registrarlo como factura a crédito o al contado.
¿Operas en Ecuador o Guatemala? Esta función está deshabilitada en esos países; usa la factura a crédito o al contado y, si necesitas dejar la mercancía en cero costo para el cliente, ajusta el precio de la línea en esos documentos.
El número del documento (NCF) no se puede cambiar una vez guardado. Verifica la secuencia fiscal correcta antes de guardar si tu país usa comprobantes fiscales.