Nóminas

¿Qué es y para qué sirve?

Generar una nómina significa pedirle a AdmCloud que revise todos los Contratos de Trabajo activos que correspondan al Tipo de Nómina, la Subsidiaria, la moneda y el período que elijas, y que calcule automáticamente el monto de cada concepto configurado en esos contratos (salario, beneficios, descuentos, cuotas de préstamo, etc.), sumando también, si así lo indicas, las horas registradas, los préstamos activos y las novedades (Registro de Novedades) capturadas para ese período. El resultado es un documento por empleado y concepto que puedes revisar, ajustar mientras esté abierto y, una vez conforme, dejar como base para pagarle a cada empleado y contabilizar el gasto.

Cómo se genera una nómina

1. Desde el listado de Nóminas, pulsa Nuevo.
2. Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, elige la Subsidiaria; luego selecciona el Tipo de Nómina (obligatorio). Solo se incluirán los contratos activos que correspondan a ese tipo.
3. Si ya tienes Períodos de Nómina definidos, elige el período correspondiente; AdmCloud usa sus fechas y valida que coincida con el Tipo de Nómina elegido.
4. Indica la Moneda de Contratos y, si tu compañía maneja varias monedas, la Tasa de Cambio. Solo el plan Enterprise con Nómina multi-moneda te permite usar una moneda distinta a la de tu compañía.
5. Elige la Opción de Generación (Normal, Sin Montos, Navidad, Salario 14 o Bonificaciones; ver la tabla más abajo). Según la opción, AdmCloud marca o bloquea automáticamente las casillas de importación de abajo.
6. Opcionalmente, filtra por Ubicación, Departamento o un Empleado puntual (útil para regenerar la nómina de una sola persona).
7. Revisa la Fecha de Contabilización (por defecto, hoy) y escribe una Referencia si la necesitas.
8. Marca si deseas Importar Ingresos de Novedades, Importar Registros de Horas e Importar Préstamos (estas dos últimas casillas requieren el plan Enterprise con Nómina).
9. Guarda. La generación corre en segundo plano (puede tardar según la cantidad de empleados); la nómina aparece de inmediato en el listado con estado En Proceso y cambia sola a Abierta cuando termina, o a Error de Generación si algo falló.

Opciones de generación

Qué contiene una nómina generada

El detalle de una nómina ya generada organiza su información en pestañas:

• Empleados (o Resumen + Detalle): una línea por empleado y concepto, con departamento, ubicación, división, cliente (si facturas la nómina) y el monto. Mientras la nómina está Abierta, puedes editar cantidades y montos, y agregar nuevas líneas de concepto por empleado.
• Horas: resumen de las horas importadas por empleado y tipo de hora, con su cantidad, monto unitario y total.
• Novedades vinculadas: lista las novedades (Registro de Novedades) que se incluyeron en esta corrida. Solo aparece con el plan Enterprise y Nómina con Registro de Novedades activo.
• Otras transacciones vinculadas: otros documentos relacionados con la nómina (por ejemplo, pagos o cheques ya generados a partir de ella).

Cada vez que editas una línea, o pulsas Recalcular Conceptos Automáticos, AdmCloud vuelve a calcular los conceptos con fórmula o porcentaje y regenera el asiento contable, para que la nómina siempre refleje los cambios más recientes en contratos, horas o novedades.

Estados de una nómina

• Abierta: se puede editar libremente (líneas, montos, recalcular, abrir/cerrar, eliminar o anular).
• En Proceso: se está generando o recalculando en segundo plano; no se puede editar ni eliminar hasta que termine. El listado tiene una pestaña dedicada para verlas.
• Cerrada: queda bloqueada para edición como respaldo de lo ya pagado o contabilizado; pulsa Abrir para volver a editarla.
• Error de Generación / Error de Recálculo de Conceptos: algo falló durante el proceso en segundo plano (por ejemplo, un concepto sin cuenta contable). El listado las muestra en su propia pestaña con el detalle del error.

Acciones adicionales sobre una nómina ya generada

• Ver asiento contable y Reporte impreso de la nómina.
• Volantes de pago: envíalos por correo a cada empleado (usa la plantilla de correo configurada) o, si tu empresa tiene la impresión masiva habilitada, imprímelos en lote filtrando por empleado, departamento, ubicación o división. Si la función de SMS está habilitada, también puedes enviar un resumen del pago por mensaje de texto a los empleados con celular registrado.
• Generar Cheques: crea en lote los cheques de los empleados cuyo método de pago sea Cheque. Requiere el plan Enterprise con Nómina.
• Generar Transferencia Bancaria: abre un Pago a Cuenta prellenado con los empleados que tienen esa cuenta bancaria registrada, listo para autorizar y enviar al banco.
• Generar Cotizaciones/Facturas: si tu empresa factura el costo de la nómina a sus clientes (outsourcing/nómina tercerizada), crea en lote las cotizaciones o facturas de venta correspondientes a un rango de fechas, por cliente, departamento y ubicación. Requiere el plan Enterprise con el submódulo de Facturación de Nómina activo.
• Abrir / Cerrar y Recalcular Conceptos Automáticos (ver estados arriba).

Campos clave

Validaciones al generar

• El Tipo de Nómina, la Moneda y una Tasa de Cambio mayor que cero son obligatorios.
• Sin la función de Nómina multi-moneda (plan Enterprise), la Moneda de la nómina debe coincidir con la de tu compañía.
• Todos los conceptos de Beneficios y Descuentos usados por los contratos activos de ese Tipo de Nómina, Subsidiaria y Moneda deben tener configuradas su cuenta de débito y de crédito; si falta alguna, AdmCloud lista hasta 10 conceptos pendientes y bloquea la generación.
• Las opciones Navidad, Salario 14 y Bonificaciones no se pueden combinar con importar novedades, horas ni préstamos; Navidad y Salario 14 tampoco permiten importar horas extra.
• La opción Bonificaciones solo está disponible para empresas de República Dominicana con la función beta habilitada.
• Debe existir al menos un contrato de trabajo activo que corresponda a los filtros indicados; de lo contrario, la generación falla.
• Una corrida no puede tener más de 2,000 líneas de empleado.
• Fuera del plan Enterprise, solo puedes tener una nómina generándose o recalculándose a la vez; si ya hay una en proceso, debes esperar a que termine antes de iniciar otra.
• Al recalcular o editar una línea, cada concepto de horas extra usado debe tener también su cuenta de débito y de crédito configurada, o AdmCloud rechaza el cambio.

Eliminar, anular, abrir y cerrar

• Solo se puede eliminar o anular una nómina que esté en estado Abierta; no se puede si está Cerrada, En Proceso o con error.
• Abrir y Cerrar tampoco están disponibles mientras la nómina está En Proceso o en Error de Generación; primero debes resolver el error (usualmente eliminando la nómina y generándola de nuevo).
• Cerrar una nómina no la contabiliza de forma distinta ni impide consultarla: solo bloquea su edición hasta que alguien con permiso la vuelva a abrir.

Disponibilidad

• Generar y administrar nóminas requiere el plan Premium Plus Payroll, o el plan Enterprise con el módulo de Nómina activado para tu compañía.
• Importar novedades y préstamos, la pestaña de Novedades vinculadas, la generación masiva de cheques, la impresión masiva de volantes de pago y la Nómina multi-moneda requieren específicamente el plan Enterprise con Nómina activa (no están incluidas en Premium Plus Payroll).
• Generar el archivo o Pago de transferencia bancaria ya está incluido desde el plan Premium Plus Payroll.
• Generar cotizaciones o facturas a partir de la nómina requiere además el submódulo de Facturación de Nómina, activo solo en el plan Enterprise.
• La opción de generación Bonificaciones requiere que tu compañía esté configurada como República Dominicana y que tu administrador active esa función beta.
• El envío de volantes por SMS requiere que tu administrador tenga habilitada la función de SMS y configurado el servicio de mensajería.
• Requiere el permiso "Nómina" de Nómina en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar, eliminar o anular según la acción); reabrir una nómina cerrada usa además el permiso específico de reapertura.

Consejos y errores comunes