Cuentas de Efectivo
Un listado dedicado a tu dinero disponible: muestra únicamente las cuentas contables clasificadas como Caja y Banco, cada una con su balance actual. Es la forma rápida de responder "¿cuánto tengo y dónde lo tengo?" sin recorrer todo el catálogo de cuentas.
¿Qué muestra?
Esta pantalla es una vista filtrada del Catálogo de Cuentas Contables. Del catálogo completo solo trae las cuentas cuya Clasificación es Caja o Banco, y les agrega las columnas de balance. La encuentras en el menú de Contabilidad, justo después del Catálogo de Cuentas.
Para crear o editar una cuenta se usa el Catálogo de Cuentas de siempre: el nombre de cada cuenta y el enlace Editar de cada fila te llevan directo a esa ficha. Eliminar sí puedes hacerlo desde aquí, marcando las cuentas y usando el botón Eliminar.
Los totales del encabezado
Arriba de la pantalla verás tres totales, siempre expresados en la moneda base de tu compañía:
- Caja: la suma de los saldos de todas tus cuentas de caja.
- Bancos: la suma de los saldos de todas tus cuentas bancarias.
- Total general: la suma de los dos anteriores, es decir todo tu efectivo disponible.
Los totales siguen al filtro activo y a la búsqueda, y se calculan sobre todas las cuentas que cumplen ese filtro, no solo sobre las que caben en la página que estás viendo. Si eliges la variante Caja, por ejemplo, el total de Bancos aparecerá en cero.
Botones
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Eliminar | Elimina las cuentas que hayas marcado con los checkboxes de la primera columna. Solo aparece si tu usuario tiene permiso de eliminar en el Catálogo de Cuentas. El checkbox del encabezado marca o desmarca todas las filas de la página que estás viendo; si necesitas borrar muchas de una vez, sube antes el tamaño de página (el selector de cantidad de filas llega hasta 500). |
| Refrescar | Vuelve a consultar el listado y los totales sin recargar la pantalla. |
| Catálogo de Cuentas | Te lleva al catálogo contable completo, donde se crean y editan las cuentas. |
| Disponibilidad de Efectivo | Abre el reporte de Disponibilidad de Efectivo, que muestra el mismo dinero a una fecha de corte y con más detalle. Solo aparece si tu plan incluye el módulo de Bancos y tu usuario tiene acceso a ese reporte. |
Columnas
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Código | El código de la cuenta en tu catálogo contable. |
| Nombre | El nombre de la cuenta. Enlaza a su ficha en el Catálogo de Cuentas. |
| Clasificación | Caja o Banco. |
| Banco | La entidad bancaria asociada a la cuenta. Vacío en las cuentas de caja. |
| No. de cuenta bancaria | El número de cuenta en el banco. Vacío en las cuentas de caja. |
| Moneda | La moneda de la cuenta. |
| Balance | El saldo de la cuenta en su propia moneda (débitos menos créditos de todas las transacciones no anuladas). |
| Balance local | El mismo saldo convertido a la moneda base de la compañía, usando la tasa con la que se registró cada movimiento. |
| Última conciliación | La fecha del último estado de cuenta conciliado en Conciliaciones Bancarias. Vacío si la cuenta nunca se ha conciliado. |
| Subsidiaria | La subsidiaria dueña de la cuenta. Viene oculta por defecto; actívala desde la personalización de columnas si trabajas con subsidiarias. |
Filtros disponibles
Los enlaces de la parte superior cambian qué cuentas se listan (son excluyentes entre sí):
- Activas: es la vista inicial. Todas las cuentas de caja y banco que no están inactivas.
- Caja: solo las cuentas de efectivo en mano.
- Bancos: solo las cuentas bancarias.
- Inactivas: las cuentas de caja y banco marcadas como inactivas, por si necesitas revisar el saldo que quedó en una cuenta que ya no se usa.
Además puedes buscar por código o nombre, ordenar por cualquier columna y personalizar las columnas (cuáles se muestran, en qué orden y con qué ordenamiento por defecto), guardando la configuración para reutilizarla.
Cómo se calcula el balance
- Se suman todos los movimientos contables registrados en la cuenta, sin límite de fecha: es el saldo a hoy.
- Las transacciones anuladas no cuentan.
- Si trabajas con subsidiarias, el balance corresponde a la subsidiaria en la que estás trabajando, igual que el resto de las pantallas del sistema.
- Es el mismo origen de datos que usa la pantalla de Disponibilidad de Efectivo, así que ambos listados siempre cuadran entre sí.
Disponibilidad, plan y permisos
- Requiere tener activado el módulo de Contabilidad o el de Nómina en tu compañía.
- Usa el mismo permiso que el Catálogo de Cuentas Contables: si puedes consultar el catálogo, verás esta pantalla.
Consejos y errores comunes
¿Falta una cuenta en el listado? Revisa su Clasificación en el Catálogo de Cuentas: solo aparecen las clasificadas como Caja o Banco. Las tarjetas de crédito, por ejemplo, tienen su propia clasificación y no forman parte de este listado.
¿No puedes eliminar una cuenta? El sistema bloquea la eliminación cuando la cuenta está en uso (movimientos contables, departamentos, conceptos de nómina, impuestos, relacionados, etc.) y te muestra en el mensaje qué la está usando. Es la misma validación del Catálogo de Cuentas: eliminar desde aquí no salta ningún control. Si solo quieres dejar de verla, márcala como Inactiva en su ficha.
Balance y Balance local no tienen por qué coincidir. En una cuenta en moneda extranjera el primero está en la moneda de la cuenta y el segundo en la moneda base de tu compañía; la diferencia es la conversión de cada movimiento a su tasa del día.