Estados de Aplicaciones a Vacantes
Los Estados de Aplicaciones a Vacantes son el catálogo de los pasos por los que pasa un candidato dentro de tu proceso de reclutamiento y selección (por ejemplo Nuevo, Evaluación, Entrevista Coordinada, Entrevista, Candidato Finalista, Negociación, Contratado o Rechazado). Cada Aplicación (el vínculo entre un candidato y una vacante) tiene siempre uno de estos estados, y tú decides cuáles usar, con qué nombre, qué color y si marcan el cierre del proceso.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando vinculas un candidato a una vacante (ver la guía de Aplicaciones a Vacantes), esa aplicación arranca en un estado inicial y tu equipo de reclutamiento la va moviendo de estado a medida que el candidato avanza (o se descarta) en el proceso. Este catálogo es donde defines cuáles son esos estados posibles para tu empresa, en el orden y con los nombres que mejor describan tu propio proceso de selección.
Cada estado lleva un color, que se usa para resaltar visualmente la fila del candidato en el Detalle de la Vacante, y un indicador de si cierra la aplicación: los estados que cierran (por ejemplo Contratado o Rechazado) sacan al candidato de la lista de "Activos" y lo pasan a "Descartados", y dejan de contarse en el reporte de Resumen de Aplicaciones por Estado.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todos los estados registrados, con su nombre. Desde aquí abres cada uno para editarlo o creas uno nuevo. |
| Crear / Editar | Formulario con el nombre del estado, su color, si cierra la aplicación y notas internas. |
| Detalles | Vista de solo consulta con los datos del estado y accesos directos para editarlo o eliminarlo si tienes el permiso correspondiente. |
Cómo crear un estado paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Estados de Aplicaciones a Vacantes.
- Escribe el nombre. Es el único campo obligatorio, por ejemplo "Entrevista Coordinada" o "Candidato Finalista".
- Elige un color (opcional). Si no seleccionas uno, el sistema le asigna un color por defecto; el color se usa para resaltar la aplicación en el Detalle de la Vacante.
- Marca Cierra Aplicación a Vacante si corresponde. Actívalo en los estados que representan el final del proceso para ese candidato (por ejemplo Contratado, Rechazado o Rechazado en Propuesta), para que deje de aparecer como candidato activo.
- Agrega notas (opcional) si necesitas aclarar cuándo debe usarse este estado.
- Guarda. El sistema valida que el nombre no se repita con otro estado ya registrado.
Dónde se usa
- En el menú desplegable de Estado de cada aplicación, dentro del Detalle de la Vacante y del Detalle del Candidato.
- En el reporte de Resumen de Aplicaciones a Vacantes por Estado y en su detalle, que agrupan y cuentan las aplicaciones según el estado asignado aquí.
- El indicador Cierra Aplicación a Vacante decide si el candidato aparece en la pestaña de "Candidatos Activos" o de "Candidatos Descartados" del Detalle de la Vacante.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Descripción del estado (por ejemplo, "Nuevo" o "Contratado"). Es el único campo obligatorio y no puede repetirse. |
| Color | Color con el que se resalta la fila de la aplicación en el Detalle de la Vacante; si lo dejas vacío, el sistema usa un color por defecto. |
| Cierra Aplicación a Vacante | Indica si este estado representa el final del proceso para el candidato; lo saca de la lista de candidatos activos y lo excluye del resumen de aplicaciones abiertas. |
| Notas | Texto libre para aclarar el uso interno de este estado. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido.
- Nombre único: no puede repetirse con el de otro estado ya registrado.
- No puedes eliminar un estado si ya hay aplicaciones (candidatos vinculados a una vacante) usándolo; el sistema te muestra la lista de candidatos y vacantes afectados para que primero les asignes otro estado.
Disponibilidad, plan y permisos
- Esta función requiere el plan Enterprise con el módulo de Recursos Humanos activado para tu compañía; en los demás planes no está disponible.
- El acceso se controla con el permiso "Estados de Aplicaciones a Vacantes" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Consejos y errores comunes
Define primero tu proceso de selección, luego los estados. Escribe en papel los pasos reales por los que pasan tus candidatos (por ejemplo: Nuevo → Evaluación → Entrevista → Negociación → Contratado/Rechazado) antes de crear el catálogo, para que los nombres y colores sean claros para todo el equipo de reclutamiento.
¿No puedes eliminar un estado? Es porque una o más aplicaciones (candidatos vinculados a una vacante) lo tienen asignado. Cambia el estado de esas aplicaciones antes de intentar eliminarlo de nuevo.
Usa colores intencionalmente. Por ejemplo, tonos verdes para estados de avance positivo y rojos para descartes; así el equipo identifica de un vistazo cómo va cada candidato en el Detalle de la Vacante.