Autorización de Pagos
La pantalla Pagos Pendientes de Autorizar reúne, en un solo lugar, todos los pagos que salen de tus cuentas bancarias y que están esperando la aprobación de un autorizador: Pagos a Proveedores, Pagos a Cuentas, Anticipos a Proveedores y Transferencias Banco a Banco. En vez de revisar cada tipo de documento por separado, el autorizador tiene una sola bandeja de entrada para aprobar o rechazar cualquier pago pendiente.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando tu compañía tiene activado el flujo de autorización de pagos, los documentos que mueven dinero de tus cuentas bancarias no afectan el saldo de la cuenta ni quedan contabilizados de inmediato: quedan en estado Pendiente de Autorizar hasta que alguien con el permiso adecuado los apruebe. Esta pantalla es el centro de trabajo de ese autorizador, con tres pestañas:
- Pendientes de Autorizar: pagos listos para ser revisados y aprobados o rechazados.
- Rechazados: pagos que un autorizador rechazó; desde aquí se pueden aprobar de todas formas o regresar a pendiente para que alguien los revise de nuevo.
- En Borrador: pagos que quien los creó dejó incompletos o guardó para terminar después; todavía no están listos para que un autorizador los revise, así que solo pueden regresarse a "Pendiente de Autorizar" (no aprobarse directamente desde la lista).
Esta pantalla es el destino natural del recordatorio Mis Pagos por Autorizar del panel principal: al hacer clic en él, llegas aquí ya filtrado por los pagos asignados a ti.
Cómo se usa
- Entra a la pantalla. Desde el menú de Banca o desde el recordatorio de "Pagos por Autorizar" del panel principal. Por defecto se abre la pestaña Pendientes de Autorizar; usa los enlaces superiores para cambiar a Rechazados o En Borrador sin salir de la pantalla.
- Filtra la lista. Puedes acotar por rango de fecha, Subsidiaria (si tu plan las tiene habilitadas), Cuenta Bancaria, Cliente/Suplidor/Relación, Autorizador asignado, Número de Documento, Referencia o Número de Cheque. Pulsa Actualizar para refrescar la lista con los filtros elegidos.
- Previsualiza un pago. El botón con el ícono de ojo abre un panel a la derecha con el número, fecha, referencia, relación, moneda, monto, notas y adjuntos del documento, sin tener que abrirlo por completo. Desde ese mismo panel puedes pulsar Ver para abrir el documento completo en una pestaña nueva.
- Autoriza o rechaza. Puedes hacerlo de dos formas: con el botón de la fila (o seleccionando varias filas con la casilla y pulsando el botón Autorizar general para aprobarlas todas de una vez), o desde los botones Autorizar y Rechazar del panel de previsualización.
- Regresa un pago a pendiente. En las pestañas de Rechazados y En Borrador, el botón Regresar a Pendiente de Autorización lo devuelve al flujo normal de aprobación.
Columnas y filtros disponibles
| Columna / Filtro | Descripción |
|---|---|
| Número | Número del documento; abre el detalle completo en una pestaña nueva. |
| Subsidiaria | Solo visible si tu plan tiene Subsidiarias habilitadas. |
| Fecha y Días desde Creación | Fecha del documento y cuántos días lleva esperando autorización. |
| Tipo de Documento | Identifica si es un Pago a Proveedor, Pago a Cuenta, Anticipo a Proveedor o Transferencia Banco a Banco. |
| Referencia y Número de Cheque | Datos de referencia libres capturados al crear el pago. |
| Beneficiario y Relación | A quién se le paga: puede ser un cliente, suplidor o empleado, o un nombre libre si no se ligó a una relación. |
| Proyecto | Proyecto/costeo de trabajo asociado, si aplica. |
| Moneda y Monto | Moneda y monto total del pago. |
| Autorizador | Empleado asignado para revisar y aprobar este pago; en blanco si no se ha asignado a nadie. |
Todos los filtros son opcionales y se pueden combinar entre sí.
Disponibilidad y permisos
- El acceso a esta pantalla y a sus acciones se controla con el permiso "Pagos" (módulo Banca) del grupo de usuarios: se necesita el nivel Autorizar para aprobar o rechazar, y el nivel Editar o Autorizar para poder regresar un pago a pendiente.
- La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu plan tiene Subsidiarias habilitadas.
- Al asignar un autorizador a un pago (desde el documento), AdmCloud le envía una notificación y un correo, y el pago aparece en su recordatorio de "Mis Pagos por Autorizar".
Consejos y errores comunes
Usa la previsualización antes de aprobar en lote. Si vas a seleccionar varios pagos para autorizarlos de una vez con el botón general, revisa primero los montos y adjuntos de cada uno con el botón de previsualización para evitar aprobar algo por error.
Un pago en borrador no se puede aprobar directamente desde la lista. Primero debe regresarse a "Pendiente de Autorización" (por quien lo creó o por el autorizador) para que aparezca listo en esa pestaña.
Rechazar un pago no lo elimina. Solo cambia su estado a "Rechazado"; el documento sigue existiendo y puede aprobarse más adelante o regresarse a pendiente para que se corrija y se vuelva a enviar a revisión.