Reportes Personalizados

¿Qué es y para qué sirve?

Un Reporte Personalizado es una definición que tú creas para consultar tus propios datos y que luego puedes ejecutar cuantas veces quieras, como cualquier otro reporte de AdmCloud. Hay dos tipos:

• Reporte Visual: eliges una tabla principal, agregas relaciones con otras tablas, seleccionas los campos a mostrar, defines filtros y ordenamiento, todo con menús desplegables y tablas de configuración, sin escribir SQL. Es la opción más sencilla para un usuario sin conocimientos técnicos.
• Reporte SQL: escribes directamente la consulta SQL que trae los datos, con acceso a un editor con resaltado de sintaxis, autocompletado, un Diccionario de Datos integrado y tres herramientas de inteligencia artificial que te ayudan a redactar, entender y optimizar el SQL. Por seguridad, el sistema solo permite consultas de lectura: no se puede insertar, modificar, borrar datos ni cambiar la estructura de la base de datos.

Sirven para llevar a un formato reutilizable cualquier información de tu negocio que los reportes nativos no cubran: por ejemplo, un cruce específico de ventas por vendedor y por línea de artículo, un listado de clientes con un criterio particular, o un indicador que quieres revisar todas las semanas. Un Reporte Personalizado, además de consultarse a demanda, puede:

• Mostrarse como una tarjeta en tu Panel de Control.
• Mostrarse como Recordatorio (alerta) en el panel.
• Graficarse en vez de (o además de) mostrarse en tabla.
• Exportarse a PDF, en orientación vertical u horizontal.
• Compartirse de forma pública o restringirse a ciertos grupos de usuarios.
• Enviarse automáticamente por correo a una lista de usuarios, en una frecuencia programada (solo Reportes SQL).

Cómo se usa

Crear un Reporte Visual

1. Abre el listado de Reportes Personalizados y en el botón Nuevo elige Editor Visual.
2. Completa el Nombre, el Módulo y el Propietario del reporte. El Nombre debe ser único en tu empresa.
3. En la pestaña Fuente de Datos, elige la tabla principal y, si necesitas información de otras tablas, agrega las relaciones (JOINs) correspondientes: la tabla a vincular, el campo que las conecta y el tipo de relación.
4. En la pestaña Campos, agrega las columnas que quieres mostrar, con su etiqueta visible y, si aplica, una función de totales (suma, promedio, cantidad, mínimo o máximo).
5. Agrega Filtros Internos (fijos, que el usuario no ve ni puede cambiar) y Filtros Visibles (que el usuario que ejecuta el reporte puede ajustar cada vez), y define el Ordenamiento de las filas.
6. Si el reporte no es Público, ve a la pestaña Permisos y agrega los grupos de usuarios que podrán verlo.
7. Guarda y ejecuta el reporte desde el listado o desde el menú lateral, si lo marcaste para aparecer ahí.

Crear un Reporte SQL

1. Abre el listado de Reportes Personalizados y en el botón Nuevo elige Editor SQL.
2. Completa el Nombre, el Módulo y el Propietario del reporte.
3. Escribe tu consulta SQL en la pestaña Fuente de Datos. Puedes partir de uno de los Ejemplos de SQL agrupados por módulo, consultar el Diccionario de Datos integrado para ubicar tablas y campos, o apoyarte en las herramientas de inteligencia artificial (ver más abajo) para redactarla, explicarla o mejorarla.
4. Haz clic en Preview para comprobar que la consulta corre y revisar el resultado, y usa Crear Columnas para que AdmCloud agregue automáticamente una fila en la pestaña Campos por cada columna que devuelve tu SQL.
5. En la pestaña Campos, ajusta la etiqueta, la alineación, el tipo de dato y, si necesitas enlazar a otra pantalla, la página y el campo de enlace de cada columna.
6. En la pestaña Filtros Visibles, define los parámetros que el usuario podrá llenar al ejecutar el reporte (texto, número, fecha, sí/no, o una referencia a un cliente, proveedor, artículo u otra entidad).
7. Si el reporte no es Público, asigna los grupos de usuarios en la pestaña Permisos.
8. Si quieres que se envíe automáticamente por correo, actívalo en la pestaña Envío Masivo (ver la sección de envío automático más abajo).
9. Guarda y ejecuta el reporte desde el listado o desde el menú lateral.

Inteligencia artificial para escribir y entender SQL

El editor de Reportes SQL incluye tres asistentes de inteligencia artificial:

• Generar SQL con AtIna (beta): describe en lenguaje natural lo que necesitas (por ejemplo, "ventas del mes agrupadas por vendedor") y un agente de IA redacta el SQL por ti; puedes revisarlo y aceptarlo o descartarlo antes de que se coloque en el editor.
• Explicar Comando SQL: si ya tienes una consulta (propia o heredada) y no la entiendes del todo, este botón te da una explicación en tu idioma de lo que hace.
• Sugerencias de Rendimiento: analiza tu consulta y te propone cambios de sintaxis para que corra más rápido, sin tocar índices ni configuración del servidor.

Diccionario de Datos

Tanto en el Editor Visual como en el Editor SQL puedes abrir el Diccionario de Datos, una consulta rápida de todas las tablas de tu empresa (con su nombre técnico y su descripción) y, para cada tabla, la lista de sus campos con su tipo de dato. Es la forma de saber qué información existe y cómo se llama, sin necesidad de adivinar o pedirle ayuda a alguien más.

Dentro del editor de Reportes SQL, la pestaña "Variables Disponibles" te muestra además las variables del sistema que puedes usar directamente en tu consulta:

La pantalla de consulta del reporte

Al entrar al detalle de un Reporte Personalizado (sin editarlo) verás su definición completa en modo solo lectura, organizada en las mismas pestañas que el editor:

• Fuente de Datos: el comando SQL en los Reportes SQL; la tabla principal y sus relaciones en los reportes del Editor Visual.
• Campos: las columnas del reporte con su etiqueta, tipo de dato, alineación y si totalizan.
• Filtros Visibles: los parámetros que el usuario llena al generar el reporte, con su etiqueta, tipo de dato y lista personalizada asociada.
• Permisos: los grupos de usuarios que tienen acceso al reporte.
• Envío Masivo: la configuración del envío automático por correo, los usuarios destinatarios y el historial de los últimos 50 envíos.

La pestaña Envío Masivo solo aparece si tu plan incluye el envío automático de reportes.

Capacidades principales

• Dos formas de construir el reporte: Editor Visual (sin código) o Editor SQL (consulta propia).
• Vista de resultados en tabla, con exportación a PDF (vertical u horizontal) y a Excel.
• Visualización como gráfico, además de o en vez de la tabla.
• Disponibilidad en el Panel de Control como tarjeta de reporte, y como Recordatorio (alerta).
• Reportes públicos (para toda la empresa) o restringidos por grupos de usuarios.
• Protección por propietario: si se marca "Solo acceso del propietario", nadie más puede editar su estructura.
• Duplicar un reporte existente para crear una variante sin empezar de cero.
• Transferir un reporte a otra empresa del mismo Partner (requiere ser el propietario y el permiso para crear Plugins).
• Envío automático por correo en una frecuencia programada, exclusivo de los Reportes SQL (ver más abajo).
• Bitácora de seguridad de quién creó, editó o eliminó cada reporte.

Envío automático por correo

Los Reportes SQL pueden enviarse por correo de forma automática y periódica a una lista de usuarios, sin que nadie tenga que entrar a generarlos manualmente. Se configura en la pestaña "Envío Masivo" del Reporte SQL:

Cada envío (exitoso o con error) queda registrado y puedes consultar el historial de los últimos 50 envíos desde el detalle del reporte.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Nombre es obligatorio y no puede repetirse con el de otro reporte de tu empresa.
• La Tabla principal es obligatoria en un Reporte Visual, y el SQL es obligatorio en un Reporte SQL.
• El Propietario es obligatorio y debe ser un usuario activo.
• Si el reporte está Protegido, solo el propietario puede guardar los cambios de su estructura.
• El Módulo es obligatorio.
• El SQL debe ser de solo lectura: debe iniciar con SELECT, WITH o DECLARE, y no puede contener comandos que modifiquen datos, permisos o la estructura de la base de datos.
• Debe haber al menos un campo con etiqueta definida para mostrar en el reporte.
• Si el reporte se muestra como Gráfico, al menos un campo debe tener activada la función de Total.
• Las fórmulas de los campos tampoco pueden contener comandos SQL prohibidos.
• Un reporte Público no puede tener grupos de usuarios asignados; quítalos antes de marcarlo como Público.
• Para el envío automático por correo: se requiere al menos un usuario destinatario, una Fecha Inicial y una Hora de Ejecución; si indicas Fecha Final, no puede ser anterior a la Fecha Inicial; y no puedes superar 20 reportes con envío automático activo en tu empresa.

Disponibilidad y permisos

• Consultar, crear, editar y eliminar Reportes Personalizados requiere el permiso "Personalización" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para cada acción.
• Los Reportes Visuales (con gráficos) están disponibles desde el plan Basic en adelante.
• Los Reportes SQL, su disponibilidad en el Panel de Control o como Recordatorio, y el envío automático por correo, requieren el plan Enterprise. Si tu empresa no tiene el plan Enterprise pero necesita el Editor SQL, puede solicitar a soporte de AdmCloud que lo habilite específicamente para tu cuenta.
• Agrupar el reporte bajo una Opción de Menú Personalizada requiere el plan Enterprise.
• Transferir un reporte a otra empresa requiere además el permiso para crear Plugins, y no está disponible en empresas en período de evaluación.
• Un reporte instalado desde AdmCloud Connect (marcado como "recurso de la tienda") no se puede editar directamente; solo se puede consultar, duplicar o eliminar.

Consejos y errores comunes