Facturas de Proveedores a Crédito

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Factura de Proveedor a Crédito indica quién te facturó (proveedor o relacionado), la fecha y referencia del documento, la moneda y condición de pago, y el detalle de artículos, servicios o cuentas contables que componen el monto facturado. En cuanto se guarda, AdmCloud calcula impuestos y retenciones, contabiliza el gasto o inventario en tránsito contra la cuenta por pagar del proveedor, y deja el documento disponible para pagarlo total o parcialmente.

Cuando la factura viene de una Orden de Compra que ya tiene su Recepción registrada, AdmCloud contabiliza contra la cuenta de tránsito de compras del proveedor (la misma que dejó pendiente la Recepción) en lugar de volver a afectar el inventario, evitando así duplicar el movimiento. Si prefieres registrar la factura y la entrada de mercancía en un solo paso, existe la pantalla de Compras con Recepción, que combina ambos documentos; la Factura de Proveedor a Crédito, en cambio, es para cuando la parte de inventario ya se resolvió aparte (o no aplica, como en compra de servicios).

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Cómo registrar una factura de proveedor a crédito paso a paso

1. Elige cómo la vas a originar. Ábrela en blanco desde el listado con Nueva, generala desde una Orden de Compra (trae proveedor, moneda, condición de pago y artículos pendientes), o sube una foto/PDF de la factura física para que la inteligencia artificial extraiga proveedor, fecha, referencia, moneda y líneas por ti. Si el proveedor está en un país que usa NCF, el lector también intenta identificar el comprobante fiscal.
2. Confirma los datos generales. El proveedor es obligatorio y no puede estar anulado ni inactivo; la fecha debe caer dentro de un período de Cuentas por Pagar abierto; si tu empresa maneja varias monedas, indica el tipo de cambio (obligatorio cuando difiere de tu moneda funcional).
3. Agrega los artículos, servicios o líneas de cuenta contable. Cada línea de artículo necesita cantidad, unidad de medida, precio, y opcionalmente atributo, división, departamento, clase, ubicación o proyecto según los módulos que tengas activos. Si tu empresa exige indicar la cuenta contable en cada línea, no podrás guardar sin ella.
4. Revisa impuestos y retenciones. Si tu configuración de retenciones de compras lo requiere, indica el grupo o las retenciones aplicables por línea o en el encabezado; AdmCloud calcula automáticamente el monto retenido y el neto a pagar.
5. Adjunta el respaldo (foto o PDF de la factura del proveedor) si tu empresa lo exige, y guarda. El sistema numera el documento, calcula sus totales, genera el asiento contable y deja el saldo pendiente de pago disponible para tus Pagos a Proveedor.

Documentos relacionados

• Desde una Orden de Compra: trae proveedor, condiciones y artículos pendientes de facturar; si tu empresa no permite facturar sin recepción, no podrás facturar cantidades que todavía no hayan sido físicamente recibidas.
• Hacia una Recepción de Mercancía: desde Detalles puedes generar directamente la Recepción que registra la entrada física de lo facturado.
• Hacia un Pago a Proveedor: aplica el pago total o parcial de la factura desde tus cuentas bancarias, con su propio flujo de autorización.
• Hacia una Nota de Crédito o Débito de Proveedor: corrige el monto de la factura ya registrada sin tener que anularla.
• Reclasificación de Documentos: permite corregir la cuenta contable y las dimensiones de análisis de una factura ya guardada, sin anularla.

Retenciones de impuestos en compras

Según cómo tu empresa configure la aplicación de retenciones de compras, la Factura de Proveedor a Crédito se comporta de una de estas maneras:

• Retención en la Factura: seleccionas un grupo de retención por línea y AdmCloud calcula el monto retenido directamente en el documento.
• Retención Detallada en la Factura: seleccionas hasta dos retenciones específicas por línea (por ejemplo, ITBIS e ISR) en lugar de un grupo único.
• Retención en la Factura y en el Pago / Retención Detallada en la Factura y en el Pago: además de calcularse en la factura, la retención vuelve a aplicarse al momento de pagarla.

Si ninguna de estas opciones está activa en tu empresa, la factura no muestra columnas de retención, salvo que una línea puntual ya tenga una retención asignada (por ejemplo, importada desde otro sistema).

Campos clave

Validaciones al guardar

• El proveedor es obligatorio y no puede estar anulado ni inactivo si la factura se crea en blanco.
• El período contable de Cuentas por Pagar correspondiente a la fecha debe estar abierto.
• La referencia no puede repetirse entre facturas no pagadas del mismo proveedor y subsidiaria.
• Debes agregar al menos una línea válida, ya sea de artículo/servicio o de cuenta contable.
• El tipo de cambio debe ser mayor a cero y es obligatorio cuando la moneda de la factura no es tu moneda funcional.
• El descuento por línea debe estar entre 0% y 100%.
• No se permiten precios negativos, salvo en líneas con cantidad cero.
• La cuenta contable es obligatoria en cada línea con monto si tu empresa exige indicarla, o si el proveedor tiene una cuenta de tránsito de compras obligatoria.
• Si tu empresa exige notas en las transacciones contables, debes indicar una nota en el encabezado o un comentario en cada línea de cuenta contable.
• Si la factura referencia una Orden de Compra, esta no puede estar anulada y debe estar autorizada, y debe pertenecer al mismo proveedor y subsidiaria.
• Sin el privilegio de "Registrar sin Orden de Compra", no puedes guardar una factura sin al menos una línea vinculada a una Orden de Compra.
• Si tu empresa no permite facturar por encima de lo ordenado, la cantidad facturada acumulada no puede superar la cantidad de la Orden de Compra para el mismo artículo, precio y descuento.
• Si tu empresa exige recibir antes de facturar, no puedes facturar cantidades que aún no hayan sido recibidas físicamente.
• La cantidad de archivos adjuntos no puede superar el máximo permitido por tu plan; si tu empresa exige adjunto obligatorio, se requiere al menos uno al crear (no al editar).
• No puedes cambiar el número del documento al editar, ni editar o anular una factura ya electrónicamente firmada si tu configuración de facturación electrónica lo impide.

Reportes

Desde el menú Reportes del listado puedes generar un Reporte Resumido (una fila por factura) o un Reporte Detallado (una fila por línea), filtrables por fecha, proveedor(es), subsidiaria, ubicación, departamento, división, clase de artículo, moneda, condición de pago, tipo de transacción, NCF y si se incluyen documentos anulados, imprimibles en formato vertical u horizontal. El Reporte Resumido incluye la columna Monto Impuesto con el impuesto de cada factura en la moneda del documento.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso se controla con el permiso "Facturas de Proveedores a Crédito", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular; guardar sin vincular a una Orden de Compra requiere además el privilegio adicional "Registrar sin Orden de Compra".
• Esta función requiere que tu plan tenga el módulo de Compras activo, disponible desde el plan Start en adelante.
• El lector inteligente de documentos (IA) para extraer los datos de una factura fotografiada o en PDF requiere el plan Premium o superior.
• Las retenciones de impuestos solo se muestran según el modo configurado en Preferencias de tu empresa (en Factura, Detallada, o también en el Pago).
• Marcar una línea como facturable a un cliente requiere que tu empresa tenga habilitada la función de Facturación de Gastos.
• El campo NCF / Comprobante Fiscal solo aplica en países con este requisito (por ejemplo, República Dominicana) y depende de la secuencia fiscal configurada en el proveedor.
• Los campos de división, departamento, clase de artículo, ubicación, proyecto, atributos y mantenimiento solo se muestran si tu empresa tiene esos módulos activos.

Consejos y errores comunes