Devoluciones de Efectivo
La devolución de efectivo registra cuando un cliente devuelve artículos de una factura al contado y le reembolsas el dinero desde una cuenta de caja o banco. Al guardarla, el sistema regresa el inventario devuelto, genera el asiento contable del reembolso y, cuando tu país lo exige, el comprobante fiscal correspondiente.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando un cliente que pagó de contado devuelve mercancía, la devolución de efectivo es el documento que deja constancia de qué artículos regresó y cuánto dinero le reembolsaste. A diferencia de una nota de crédito (que reduce un saldo pendiente por cobrar), la devolución de efectivo siempre implica una salida real de dinero de una de tus cuentas de caja o banco, porque la venta original ya estaba pagada por completo.
No tienes que escribir todo de nuevo: puedes generarla directamente desde la factura al contado original y el sistema copia automáticamente el cliente, la moneda, el vendedor, la ubicación y los artículos de esa factura, para que solo ajustes lo que realmente se devuelve.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Lista todas las devoluciones de efectivo con filtros por cliente, subsidiaria, ubicación, vendedor, clase de cliente, artículo, número de documento, referencia, comprobante fiscal (NCF) y el número de la factura al contado devuelta. Puedes personalizar las columnas visibles, y ordenar el listado haciendo clic en el encabezado de una columna (el primer clic ordena ascendente, el segundo descendente y el tercero quita el orden); el orden queda guardado en tu configuración de columnas. Si tu compañía usa facturación electrónica, incluye además la variante Pendientes de Firmar. Desde aquí creas, eliminas, abres los reportes o envías a impresión masiva. |
| Crear / Editar | El formulario de la devolución: datos generales (cliente, cuenta de caja del reembolso, moneda, vendedor, ubicación) y la tabla de artículos devueltos con sus cantidades, precios, impuestos y totales calculados. También permite duplicar una devolución existente y personalizar el formulario. |
| Detalles | La misma devolución en modo de solo consulta, con los botones de acción: imprimir, duplicar, anular, ver el asiento contable, marcarla como depositada manualmente y enviarla por correo. |
| Imprimir | El formato imprimible de la devolución, en su formato predeterminado o en cualquier plantilla personalizada que tu compañía haya creado en Plantillas HTML. |
| Impresión masiva | Genera de una sola vez el PDF de varias devoluciones, filtradas por rango de número, fecha, cliente, artículo (incluido o excluido), vendedor, ubicación, territorio de ventas o cuenta de caja, usando una de las plantillas personalizadas disponibles. |
Cómo registrar una devolución de efectivo paso a paso
- Ábrela desde la factura al contado original o crea una nueva desde el listado con el botón Nuevo. Si vienes de la factura, el sistema copia el cliente, la moneda, el vendedor, la ubicación y los artículos de esa factura; solo necesitas ajustar cuáles y cuántos artículos se devuelven.
- Verifica el cliente y la cuenta de caja. La cuenta de caja o banco indicada es de donde sale el dinero del reembolso; el sistema propone la cuenta configurada en tus preferencias, pero puedes cambiarla.
- Ajusta los artículos devueltos. Indica cantidad, precio e impuesto de cada artículo que el cliente regresó; el inventario devuelto entra de nuevo a tu stock al guardar.
- Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales: la secuencia con la que se numerará la devolución.
- Guarda. El sistema valida el cliente, los artículos y la numeración antes de confirmar la devolución. Después de guardar, ya puedes imprimirla o enviarla por correo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | A quién le reembolsas. Debe estar activo; determina moneda y secuencia fiscal por defecto. |
| Factura al contado afectada | La factura original de la que proviene la devolución, si la generaste a partir de ella. Sirve para localizarla luego desde el listado. |
| Fecha del documento | Fecha contable de la devolución. |
| Cuenta de caja | La cuenta de caja o banco de la que sale el dinero reembolsado al cliente. |
| Moneda y tasa de cambio | Moneda del documento y su tasa frente a la moneda local. |
| Artículos | Cada línea indica el artículo devuelto, cantidad, unidad, precio, impuesto y, según tu configuración, división, lote, número de serie, atributo, depósito o declaración aduanal. |
| Vendedor | El responsable comercial asociado a la devolución. |
| Subsidiaria / Ubicación | A dónde regresa el inventario devuelto y a qué subsidiaria pertenece contablemente el documento. |
| Secuencia fiscal (NCF) | Con qué tipo de comprobante fiscal se numera la devolución. Solo visible en países que manejan comprobantes fiscales; el número no se puede repetir ni cambiar una vez guardado. |
| Impreso en punto de venta | Indica si la devolución ya fue impresa desde una caja de punto de venta. |
| Referencia | Información libre para identificar o anotar detalles del documento. |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte, sujetos al límite de la edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Cliente activo. No se puede registrar una devolución a un cliente marcado como inactivo.
- Precio no negativo en cada artículo devuelto.
- Artículo existente y, si el artículo requiere atributos, deben indicarse; si tu compañía valida el esquema fiscal de los artículos, debe coincidir con la configuración actual.
- Número de documento único y numeración automática configurada, cuando el número no se indica manualmente.
- Comprobante fiscal (NCF) único, cuando tu país lo requiere; no se puede repetir el mismo número en otro documento.
- Documento no anulado al editarlo, y el número, el cliente, la moneda o la tasa de cambio no se pueden cambiar si el documento ya tiene transacciones vinculadas.
- Período contable abierto en la fecha del documento.
- Moneda del cliente coherente con la moneda de la devolución; si no coincide, el sistema te pide confirmar antes de guardar.
Gestión del documento
Desde el detalle de una devolución ya guardada puedes, según tus permisos:
- Anularla, indicando un motivo de cancelación; una devolución anulada no puede volver a editarse.
- Eliminarla, si todavía no tiene comprobante fiscal firmado electrónicamente.
- Duplicarla para crear una nueva devolución a partir de sus datos.
- Consultar y registrar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
- Marcarla como depositada manualmente, si tu compañía usa el módulo de Banca, para reflejar que el reembolso quedó registrado también en el banco.
- Imprimir o enviar por correo el documento.
Funciones adicionales según tu configuración
- Facturación electrónica: si tu compañía la tiene activa, la devolución puede firmarse electrónicamente y el listado muestra la pestaña de documentos pendientes de firmar.
- Impresión masiva: disponible cuando tu compañía tiene habilitada esta función.
- Divisiones: columna de división por artículo, si tu compañía tiene activada esta función para devoluciones de efectivo.
- Lotes, números de serie, atributos, depósitos y declaraciones aduanales: columnas adicionales en la tabla de artículos según los módulos de Inventario que tenga activos tu compañía.
- Territorio de ventas: filtro adicional en la impresión masiva, si tu compañía lo usa.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Notas de Crédito de Clientes" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y reimprimir; este mismo permiso también controla las Notas de Crédito a Clientes.
- Cambiar el vendedor de la devolución requiere un permiso de edición aparte, separado del permiso general.
- La función está disponible en las mismas ediciones y condiciones que las Facturas al Contado: si tu compañía no tiene habilitada esa capacidad, verás un aviso de que la función no está disponible en tu edición.
- Con subsidiarias habilitadas, cada devolución queda asociada a una subsidiaria y filtra por ella en los listados y reportes.
- Los campos de secuencia fiscal / NCF solo aparecen si tu país maneja comprobantes fiscales.
Consejos y errores comunes
Genera la devolución desde la factura al contado original siempre que puedas. Así te asegura que el cliente, la moneda y los artículos sean exactamente los de la venta que se está devolviendo, y queda vinculada para que puedas encontrarla luego filtrando por esa factura en el listado.
Usa la devolución de efectivo únicamente cuando ya hubo un pago de contado que reembolsar. Si en cambio quieres reducir el saldo pendiente de un cliente que compró a crédito, o hacer un ajuste sin salida real de dinero, usa una nota de crédito en su lugar.
Una devolución anulada o firmada electrónicamente no se puede editar ni eliminar. Si necesitas corregir un error después de anular o firmar, genera un nuevo documento en su lugar.
El comprobante fiscal (NCF) no se puede cambiar una vez guardado. Verifica la secuencia fiscal correcta antes de guardar si tu país usa comprobantes fiscales.