Categorías de Clientes
Las Categorías de Clientes son un catálogo con el que agrupas a tus clientes por tipo o segmento (por ejemplo: "Mayoristas", "Detallistas", "Gobierno", "VIP"). Cada Cliente puede tener asignada una categoría desde su ficha, y esa categoría luego sirve para filtrar reportes, dirigir promociones y campañas, y organizar presupuestos por segmento de cliente.
¿Qué es y para qué sirve?
Es un catálogo simple: cada registro es un Nombre (obligatorio y único), con una Cuenta de Cuentas por Cobrar de referencia opcional y notas libres.
Una vez creada una Categoría de Cliente, aparece disponible en el campo Categoría de Cliente de la ficha de cada Cliente. Así puedes, por ejemplo, marcar a un grupo de clientes como "Mayoristas" y a otro como "Detallistas", para luego:
- Filtrar y agrupar reportes y estados de cuenta por categoría.
- Dirigir Ofertas/Promociones de precio a los clientes de una categoría específica.
- Segmentar Campañas de Correo del CRM por categoría de cliente.
- Usar la categoría como dimensión al armar Presupuestos.
Cómo se usa
- Abre el catálogo. Ve a la lista de Categorías de Clientes, donde verás todas las que ya has creado, ordenadas por nombre.
- Crea una nueva categoría. Usa el botón de agregar, escribe el nombre y, si lo deseas, selecciona una cuenta contable de Cuentas por Cobrar de referencia y agrega notas.
- Guarda. AdmCloud valida que el nombre no esté vacío y que no exista ya otra categoría con el mismo nombre.
- Asígnala a un cliente. Entra a la ficha de un Cliente y selecciona la categoría en el campo Categoría de Cliente.
- Consulta o edita un registro existente. Haz clic sobre el nombre en la lista para ver su detalle de solo lectura, y usa el botón de editar si necesitas corregir el nombre, la cuenta asociada o las notas.
Capacidades principales
- Lista ordenada alfabéticamente, con detalle de solo lectura por registro.
- Vincula una cuenta contable de Cuentas por Cobrar de referencia a la categoría, si tu empresa la usa para fines de consulta o reporte.
- Sirve como filtro y dimensión en reportes, Presupuestos, Ofertas/Promociones y Campañas de Correo del CRM.
- Permisos separados para consultar, agregar, editar y eliminar, controlados por el grupo de usuarios.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la Categoría de Cliente. Obligatorio, no puede exceder 200 caracteres y no se puede repetir. |
| Cuenta de Cuentas por Cobrar | Cuenta contable de referencia opcional asociada a la categoría. |
| Notas | Texto libre opcional para aclarar el uso o alcance de la categoría. |
Validaciones al guardar
- El nombre es obligatorio y no puede repetirse entre Categorías de Clientes.
- El nombre no puede exceder 200 caracteres.
Eliminar
Una Categoría de Cliente no puede eliminarse si está en uso: AdmCloud revisa que ningún Cliente, Presupuesto, Oferta/Promoción ni Campaña de Correo del CRM la tenga asignada, y te muestra la lista de los registros que la están usando para que primero les asignes otra categoría (o ninguna) antes de intentar eliminarla de nuevo.
Disponibilidad, planes y condiciones
- Esta funcionalidad está disponible desde el plan Standard en adelante (Standard, Premium, Premium Plus, Premium Plus Nómina y Enterprise). No está disponible en los planes Billing, Start ni Basic. Si no está disponible en tu plan, la pantalla muestra un aviso de "no disponible en esta edición". Si la necesitas, consulta con tu ejecutivo de cuenta de AdmCloud para actualizar tu plan.
- Para ver, crear, editar o eliminar registros necesitas el permiso "Categorías de Clientes" (módulo AR) en el nivel correspondiente (Ver, Agregar, Editar o Eliminar).
Consejos y errores comunes
Piensa en segmentos, no en clientes individuales. Categorías como "Mayoristas", "Detallistas" o "Gobierno" son más útiles a largo plazo porque agrupan a muchos clientes y te permiten dirigir reportes, promociones y campañas a todo el segmento de una sola vez.
"Ya existe un registro con ese nombre". Este mensaje aparece si intentas crear o renombrar una categoría con un nombre que ya usa otro registro del catálogo; elige un nombre distinto.
No puedes eliminarla si está en uso. Antes de borrar una Categoría de Cliente, revisa el mensaje de error: te indica qué clientes, presupuestos, ofertas o campañas la tienen asignada, para que les asignes otra categoría primero.