Cargos y Créditos Bancarios
Un Cargo o Crédito Bancario registra un movimiento que tu propio banco hace directamente sobre una de tus cuentas, sin que tú emitas un cheque ni una transferencia: comisiones, mantenimiento de cuenta, impuestos bancarios, intereses, o la devolución/reverso de un cargo anterior. El monto se distribuye línea por línea contra las cuentas contables que correspondan (normalmente de gasto), igual que harías con un Pago a Cuenta, pero sin beneficiario ni tipo de pago, porque el movimiento lo origina el banco, no tú.
¿Qué es y para qué sirve?
A diferencia de un Pago a Cuenta (que tú decides emitir, con beneficiario y tipo de pago) o de una Transferencia Banco a Banco (que mueve dinero entre dos cuentas propias), un Cargo/Crédito Bancario refleja algo que el banco hizo por su cuenta sobre un solo movimiento de tu cuenta: te cobró una comisión, te descontó un impuesto, te cargó intereses, o te devolvió un cargo anterior. Por eso no tiene beneficiario ni forma de pago: solo la cuenta bancaria afectada y las cuentas contables donde registras ese cargo o crédito.
El nombre de la pantalla incluye "Créditos" porque también puedes registrar movimientos a tu favor (por ejemplo, la reversión de una comisión cobrada de más): basta con capturar un monto negativo en la línea de cuenta contable correspondiente, en lugar de uno positivo.
Al guardar el documento, AdmCloud genera de inmediato el asiento contable (débito o crédito a las cuentas indicadas, contra la cuenta bancaria); a diferencia de otras pantallas de Banca, un Cargo o Crédito Bancario no pasa por un flujo de autorización, queda contabilizado tan pronto lo guardas.
Cómo se usa
- Abre la lista y haz clic en Nuevo, o usa el panel de Registro Rápido directamente desde el listado para capturar varios cargos seguidos sin abrir el formulario completo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Cargos Bancarios; si no ves el botón, solicita acceso a tu administrador.
- Elige la Cuenta Bancaria afectada. Solo se muestran cuentas activas al crear un cargo nuevo; la moneda del documento queda determinada por la de esa cuenta.
- Agrega las líneas de cuentas contables en la sección Cuentas: la cuenta a afectar y el monto (negativo si es un crédito a tu favor), y — según lo que tengas activo — División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación y Proyecto. El total del documento se calcula automáticamente sumando estas líneas.
- Revisa la Sucursal, si tu plan tiene Sucursales habilitadas.
- Adjunta el soporte del cargo (estado de cuenta, notificación del banco) en la sección de Archivos, si aplica.
- Guarda el documento. Queda contabilizado de inmediato, sin pasar por autorización.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cuenta Bancaria | La cuenta de banco o caja sobre la que el banco hizo el movimiento. Determina la moneda del documento; solo se listan cuentas activas al crear. |
| Fecha | La fecha del movimiento bancario, dentro de un período contable abierto. |
| Moneda y Tasa de Cambio | La moneda queda fija según la cuenta bancaria elegida (campo de solo lectura); la tasa debe ser mayor a cero y consistente con la moneda funcional de tu empresa. |
| Cuentas a Afectar | Una o más líneas con la cuenta contable y el monto (positivo para un cargo, negativo para un crédito a tu favor). Según tu configuración, cada línea también puede llevar División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación y Proyecto. |
| Total | Campo de solo lectura, calculado sumando el monto de todas las líneas de cuentas. |
| Transacción Afectada | Vincula opcionalmente este documento con otro Cargo/Crédito Bancario existente, útil por ejemplo cuando registras la reversión de un cargo anterior. |
| Secuencia Fiscal (NCF) y campos relacionados | Solo visibles si tu país maneja comprobantes fiscales para este tipo de documento (por ejemplo, para cargos con soporte fiscal del banco). |
| Sucursal | A qué sucursal pertenece el cargo. Es obligatoria si tu plan tiene Sucursales habilitadas. |
| Referencia y Notas | Información libre para identificar el movimiento (por ejemplo, el número de referencia del banco). |
| Archivos adjuntos | Soporte del movimiento, sujeto al límite de archivos de tu plan. |
Validaciones al guardar
- Periodo contable abierto para la fecha del cargo.
- Cuenta bancaria requerida, y no puede estar inactiva al crear o duplicar un cargo. Al editar uno ya guardado se conserva su cuenta aunque se haya inactivado después, pero no puedes cambiarla por otra cuenta inactiva.
- Tasa de cambio mayor a cero y consistente con la moneda funcional de la empresa.
- Al menos una línea de cuenta contable con monto distinto de cero.
- La cuenta de cada línea debe existir, estar activa (al crear) y no ser una cuenta de grupo (mayor).
- Centros de costo requeridos según la cuenta o la configuración de tu empresa: Ubicación, Clase de Artículo, Departamento o División, cuando la cuenta afectada es de resultados y tu empresa los exige.
- Relación consistente con el tipo de cuenta, si indicas una relación en la línea: por ejemplo, una cuenta de proveedores por pagar exige que la relación sea un proveedor; una de clientes exige cliente o empleado.
- El débito y el crédito del documento deben quedar balanceados al contabilizarlo.
- El número del documento no puede repetirse.
- Formato de comprobantes fiscales válido (NCF y campos relacionados), en países donde este documento maneja secuencias fiscales.
- Campos personalizados requeridos, si tu empresa definió alguno como obligatorio para esta pantalla.
Al editar un cargo, si cambias la relación, la moneda o la tasa de cambio de una línea que ya está vinculada a otro documento vigente, o si el cargo ya fue vinculado a una Conciliación Bancaria, AdmCloud puede bloquear el cambio o la fecha para proteger la consistencia de esos documentos.
Gestión del documento
Desde los detalles de un Cargo/Crédito Bancario ya guardado puedes, según tus permisos:
- Anular el cargo, si no tiene registros vinculados que lo impidan (por ejemplo, una conciliación bancaria).
- Eliminar el cargo, si no tiene registros vinculados.
- Duplicar el cargo para crear uno nuevo a partir de sus datos.
- Imprimir el cargo con el formato predeterminado, mostrando la cuenta bancaria, las líneas de cuentas contables y el total.
- Ver el asiento contable generado, si tu empresa usa el módulo de Contabilidad.
Si el cargo ya fue vinculado a una Conciliación Bancaria, no podrás cambiar su fecha al editarlo; y si tiene registros vinculados (como esa misma conciliación), tampoco podrás eliminarlo ni anularlo hasta desvincularlos.
Funciones adicionales según tu configuración
- Crear desde una transacción bancaria pendiente de conciliar: al abrir el cargo desde un movimiento bancario importado (Bank Feed) todavía sin conciliar, AdmCloud prellena la fecha, el monto y sugiere la cuenta contable más usada en cargos anteriores con la misma descripción bancaria.
- Importar comprobante con reconocimiento óptico (OCR): al crear el cargo desde una imagen o PDF, el sistema puede prellenar la fecha, el número de comprobante fiscal y el RNC/identificador fiscal automáticamente, si tu plan incluye esta función.
- Pegado Inteligente (IA): pega el texto de una notificación bancaria, o una imagen copiada de ella (captura de pantalla o foto) cuyo texto se lee automáticamente, y deja que la inteligencia artificial identifique la fecha, el monto y otra información relevante, si tu empresa tiene esta función activa.
- Campos personalizados: puedes agregar campos propios al formulario si tu plan incluye esta función.
- Formularios personalizados: si tu plan lo permite, puedes reorganizar los campos del formulario a tu gusto desde la opción "Personalizar formulario".
- Centros de costo por línea (División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación, Proyecto): las columnas correspondientes solo aparecen si tu empresa tiene esos módulos y configuraciones activos.
- Personalización de columnas del listado: guarda tu propia configuración de columnas visibles en la pantalla de listado, con filtro por cuenta bancaria, sucursal y rango de fechas.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Cargos Bancarios" del módulo de Banca, con niveles independientes de ver, agregar, editar, eliminar y anular.
- Disponible en todos los planes de AdmCloud, como parte del módulo de Banca. En el plan Enterprise, requiere que el módulo de Contabilidad esté activo.
- Con Sucursales habilitadas, cada cargo pertenece a una sucursal específica y el campo se vuelve obligatorio.
- Los centros de costo por línea (División, Departamento como centro de costo, Clase de Artículo como centro de costo, Ubicación como centro de costo, Proyectos) solo aparecen si tu plan y tu configuración los tienen activos.
- El reconocimiento óptico (OCR) al importar el comprobante depende de que tu plan incluya esa función.
- El campo de Secuencia Fiscal (NCF) solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales para este documento.
Consejos y errores comunes
Este no es el lugar para registrar un pago que tú decidiste emitir. Si el dinero sale por tu propia decisión hacia un proveedor, empleado u otro tercero, usa la pantalla de Pagos a Cuentas; el Cargo/Crédito Bancario es para movimientos que el banco realiza directamente sobre tu cuenta.
¿Te devolvieron una comisión o un cargo? No elimines el cargo original: registra un nuevo Crédito Bancario con el monto en negativo en la misma cuenta contable, y enlázalo con la Transacción Afectada para mantener la trazabilidad.
Ábrelo desde la transacción bancaria pendiente de conciliar cuando puedas. Crear el cargo desde ahí te ahorra escribir de nuevo la fecha y el monto, y AdmCloud te sugiere la cuenta contable más probable según tu historial.
Recuerda que el débito y el crédito deben quedar balanceados. Si distribuyes el monto entre varias cuentas, verifica que la suma de las líneas coincida exactamente con lo que cobró o acreditó el banco antes de guardar.