Log de Control de Acceso
El Log de Control de Acceso es el historial de marcas (entradas/salidas) que tus empleados registran en los dispositivos físicos de control de acceso de tu empresa (lectores de tarjeta, torniquetes, relojes biométricos, etc.). AdmCloud asocia cada marca con el empleado dueño de la tarjeta y guarda una foto histórica que puedes consultar desde este log o desde la propia ficha del empleado.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro del log representa una marca de un empleado en un dispositivo de control de acceso en una fecha determinada: quién marcó (el empleado) y con qué código de tarjeta lo hizo. Te sirve para llevar un historial consultable de los movimientos de tus empleados, complementando la información de asistencia que uses en Nómina y Recursos Humanos.
Esta pantalla es de solo consulta y depuración: no existe un botón para crear marcas manualmente. Los registros llegan automáticamente desde la integración con el dispositivo o sistema de control de acceso de tu empresa, que envía la fecha y el código de tarjeta leído. AdmCloud busca qué empleado tiene esa tarjeta asignada (campo Código Tarjeta Control de Acceso en su ficha) y, si la encuentra, guarda la marca asociada a ese empleado; si ninguna ficha tiene esa tarjeta, la marca se descarta. Además, el sistema conserva como máximo una marca por empleado por día: si ya existe una marca para ese empleado en esa fecha, las siguientes del mismo día no se duplican.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las marcas registradas, con fecha, empleado y código de tarjeta. Puedes filtrarlas eligiendo un empleado específico en el selector de la parte superior. Cada fila enlaza a la ficha del empleado y al detalle de la marca. |
| Detalles | Vista de solo consulta de una marca individual (fecha, empleado y tarjeta), con la opción de eliminarla si tienes el permiso correspondiente. |
Además, si un empleado tiene marcas registradas, su propia ficha (Empleados › Detalles) muestra un resumen de su historial de marcas directamente en su pestaña de datos, sin necesidad de entrar a este log general.
Cómo se usa
- Registra el código de tarjeta del empleado. Antes de que las marcas puedan asociarse a un empleado, alguien con permiso de edición de empleados debe capturar su Código Tarjeta Control de Acceso en la ficha del empleado (módulo de Nómina).
- Deja que el dispositivo de control de acceso alimente el log. Cada vez que el empleado marca en el dispositivo, la integración de tu empresa envía el código de tarjeta y la fecha a AdmCloud, que crea la marca correspondiente automáticamente.
- Consulta el listado. Entra a Log de Control de Acceso, opcionalmente filtra por empleado, y revisa fecha y tarjeta de cada marca.
- Elimina una marca si es necesario. Si detectas una marca incorrecta o duplicada por error del dispositivo, ábrela y usa el botón de eliminar (requiere el nivel "completo" del permiso de Registros Control de Acceso).
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | Fecha en la que el dispositivo de control de acceso registró la marca. Es obligatoria. |
| Empleado | Empleado al que se asoció la marca, determinado automáticamente por el código de tarjeta leído. Es un dato de solo lectura. |
| Código Tarjeta Control de Acceso | Código de la tarjeta física leída por el dispositivo en el momento de la marca. También es de solo lectura en este log. |
Validaciones al guardar
- Fecha requerida.
- Identificación del empleado requerida: la marca debe traer el empleado o un código de tarjeta que corresponda a un empleado ya registrado.
- Sin tarjeta reconocida, no se guarda: si el código de tarjeta no coincide con la ficha de ningún empleado, la marca se descarta silenciosamente.
- Una marca por empleado por día: si ya existe una marca de ese empleado para esa fecha, las marcas adicionales del mismo día no se guardan.
- Cuando tu compañía tiene subsidiarias activadas, el listado y el detalle solo muestran las marcas de empleados asignados a la subsidiaria en la que estás trabajando.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Registros Control de Acceso" del grupo de usuarios; el nivel "completo" es el que habilita el botón de eliminar en el detalle.
- Esta función requiere el plan Enterprise con el módulo de Nómina activado para tu compañía. Si no ves esta opción en el menú, tu plan o tu compañía no tienen esta combinación habilitada.
- Para que una marca se asocie correctamente, el empleado debe tener capturado su código de tarjeta de control de acceso en su ficha.
Consejos y errores comunes
¿No aparecen marcas de un empleado? Verifica primero que su ficha tenga capturado el código de tarjeta correcto; si el código no coincide con ninguna ficha, el dispositivo puede estar enviando marcas que AdmCloud no logra asociar a nadie.
Solo se guarda una marca por día. Si un empleado marca varias veces el mismo día (entrada, salida, almuerzo, etc.), en este log verás únicamente su primera marca registrada para esa fecha; para el detalle de entradas y salidas de tu dispositivo, consulta el sistema de control de acceso o de asistencia de tu empresa.
Esta pantalla no crea ni edita marcas manualmente. Si necesitas corregir un historial, la fuente de la verdad es el dispositivo o sistema de control de acceso que alimenta este log; aquí solo puedes consultar y, si tienes el permiso, eliminar registros incorrectos.