Flujos de Estado de Solicitudes de Servicio
Los Flujos de Estado de Solicitudes de Servicio (Document Status Workflows) te permiten definir tus propias secuencias de estados para las Solicitudes de Servicio, en lugar de usar un único listado plano de estados para todas. Cada flujo agrupa, en el orden que tú elijas, los estados del catálogo de Estados de Solicitudes de Servicio que aplican a un tipo de caso (por ejemplo, "Mantenimiento Preventivo", "Reparación" o "Garantía"), y luego vinculas cada Solicitud de Servicio al flujo que le corresponde.
¿Qué es y para qué sirve?
Un Flujo de Estado es simplemente un nombre más una lista ordenada de estados (tomados del catálogo de Estados de Solicitudes de Servicio). Sirve para organizar tus procesos de servicio cuando manejas distintos tipos de casos que no deberían compartir exactamente los mismos pasos: una reparación en garantía puede necesitar un estado de "Evaluación de Garantía" que no tiene sentido en un mantenimiento preventivo rutinario, por ejemplo.
Cada Solicitud de Servicio queda vinculada a un único flujo. Mientras esa vinculación exista, el sistema protege la integridad de los datos: no puedes eliminar el flujo, ni quitarle un estado que alguna solicitud tenga actualmente asignado.
Cómo se usa
- Entra al listado "Flujos de Estado de Solicitudes de Servicio" (Personalización), donde ves cada flujo con su Nombre y si está Inactivo.
- Crea un flujo nuevo con el botón Nuevo, indicando su Nombre y, opcionalmente, Notas.
- Agrega los estados que forman el flujo en la pestaña "Estados de Documento": haz clic sobre una fila para buscar un estado por autocompletado. La tabla inicia con 3 filas vacías, y puedes agregar más filas con el botón de insertar (+) o quitar una fila con el botón de eliminar (–).
- Ordena los estados arrastrándolos (drag-and-drop) en el orden en que quieres que aparezcan disponibles para tu equipo de servicio.
- Guarda el flujo. Queda disponible de inmediato para vincularse a Solicitudes de Servicio.
- Vincula el flujo a una Solicitud de Servicio: al crear o editar una solicitud, selecciona el flujo en el campo "Flujo de Estado". También puedes cambiarlo después desde el botón Cambiar Flujo de Estado en el detalle de la solicitud.
- Consulta, duplica o elimina un flujo existente desde su pantalla de Detalle, con los botones Editar, Duplicar y Eliminar de la barra de herramientas.
Capacidades principales
- Cantidad ilimitada de flujos, cada uno con su propia combinación y orden de estados.
- Reordenamiento de estados dentro del flujo por arrastre (drag-and-drop), sin tener que volver a escribirlos.
- Duplicación de un flujo existente como punto de partida para crear una variante similar.
- Marca de Inactivo, para retirar un flujo de las listas de selección sin perder su historial ni afectar a las solicitudes que ya lo usan.
- Cambio de flujo de una Solicitud de Servicio ya creada, desde un menú directo en su pantalla de Detalle.
- Protección de integridad: no se puede eliminar un flujo, ni quitarle un estado, mientras existan Solicitudes de Servicio que dependan de esa configuración.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica el flujo (por ejemplo, "Reparación"). Obligatorio, hasta 200 caracteres. No puede repetirse entre flujos. |
| Notas | Descripción libre para explicar a tu equipo cuándo usar este flujo. |
| Inactivo | Oculta el flujo de las listas de autocompletado al crear nuevas Solicitudes de Servicio, sin eliminarlo ni afectar a las que ya lo usan. |
| Estados de Documento | Tabla de detalle con los estados (del catálogo de Estados de Solicitudes de Servicio) que forman el flujo, en el orden en que los arrastraste. Debe tener al menos uno. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio.
- No puede existir otro flujo con el mismo Nombre.
- Debe incluir al menos un Estado de Documento. Un flujo sin estados no se puede guardar.
- Si el flujo repite el mismo estado en más de una fila, se conserva solo una vez.
- No se puede quitar del flujo un estado que alguna Solicitud de Servicio vinculada tiene actualmente asignado. El sistema te muestra hasta 5 solicitudes afectadas para que las corrijas primero.
- No se puede eliminar un flujo mientras existan Solicitudes de Servicio vinculadas a él. El sistema te muestra hasta 5 solicitudes afectadas.
Disponibilidad
- Consultar, crear, editar y eliminar Flujos de Estado requiere el permiso "Flujos de Estados de Solicitudes de Servicio" (módulo de Personalización) de tu grupo de usuarios.
- Esta función solo está disponible en el plan Enterprise, con el módulo de Servicio activo en tu empresa, y requiere además que la función esté habilitada específicamente para tu cuenta.
- Si no ves esta opción en Personalización ni el botón "Cambiar Flujo de Estado" en tus Solicitudes de Servicio, contacta a soporte de AdmCloud para confirmar si tu cuenta puede activarla.
Consejos y errores comunes
Crea primero los Estados de Solicitudes de Servicio que necesitas en su propio catálogo, y luego arma tus Flujos combinándolos: así puedes reutilizar el mismo estado (por ejemplo, "Pendiente" o "Cerrada") en varios flujos distintos sin duplicarlo.
Usa "Duplicar" para crear variantes de un flujo existente (por ejemplo, una versión de "Reparación" con un estado extra de aprobación de repuestos) en vez de armarlo desde cero.
No se puede quitar ni eliminar un estado en uso. Si al editar un flujo te sale un error de dependencias, revisa la lista de solicitudes que menciona el mensaje: primero cámbiales el estado o el flujo, y luego repite la edición.
Marca como Inactivo en vez de eliminar un flujo que ya no quieras usar en solicitudes nuevas pero que siga vinculado a solicitudes antiguas; eliminarlo fallará mientras existan esas dependencias.