Estado de Cuenta y Cobros de Clientes
El Estado de Cuenta de un cliente muestra, a una fecha de corte, todos sus documentos de venta que aún tienen saldo pendiente —facturas a crédito, notas de crédito/débito y anticipos— junto con la antigüedad de cada uno. Desde esta misma área también puedes enviar estados de cuenta por correo de forma masiva a tus clientes vencidos, dejar que tu cliente consulte sus propios movimientos desde el portal, y ajustar la fecha estimada de cobro de una factura para tus proyecciones de flujo de caja.
¿Qué es y para qué sirve?
A diferencia de los reportes generales de Cuentas por Cobrar (que muestran todos tus clientes a la vez), el Estado de Cuenta está pensado para un cliente específico: parte siempre desde su ficha y responde la pregunta "¿cuánto me debe este cliente y desde cuándo?". Incluye tanto las facturas a crédito pendientes de cobro como las notas de crédito y débito que aún no se han aplicado y los anticipos de clientes sin usar.
El reporte agrupa los documentos por moneda (si el cliente tiene documentos en más de una) y, dentro de cada moneda, por proyecto cuando tu plan tiene proyectos habilitados, mostrando un subtotal por cada grupo y un total general por moneda.
Cómo se usa
- Ábrelo desde la ficha del cliente. El botón Estado de Cuentas aparece en el listado, el panel o los detalles del cliente. Solo se muestra si tu empresa tiene la capacidad de Cuentas por Cobrar habilitada (ver disponibilidad más abajo). Al pulsarlo, se abre el estado de cuenta de ese cliente con la fecha de hoy como corte.
- Ajusta los filtros. El Cliente es obligatorio; la Fecha de Corte define hasta qué día se calculan los saldos; el Proyecto permite ver solo los documentos de un proyecto; y la Subsidiaria aparece solo si tu plan las tiene habilitadas. Las casillas Incluir anticipos y Mostrar aplicados agregan, respectivamente, los anticipos sin usar y —debajo de cada documento— los pagos y aplicaciones que ya se le registraron.
- Genera el reporte. Pulsa Actualizar para recalcular con los filtros elegidos, sin recargar toda la página.
- Profundiza en un documento. El número de cada documento es un enlace directo a esa factura, nota o anticipo, y el nombre del proyecto enlaza a su ficha.
- Imprime o comparte. El botón Imprimir genera una versión en PDF lista para enviar o archivar, con el logo y los datos de tu empresa (puedes elegir entre tus formatos personalizados si has creado alguno). El botón Compartir por WhatsApp envía al cliente, por ese medio, un enlace directo a su propio estado de cuenta con los mismos filtros que tenías seleccionados.
Columnas del reporte
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| No. Documento | Número del documento; es un enlace que abre esa transacción en su propia pantalla de detalles. |
| Referencia/OC | Referencia libre capturada en el documento. |
| Fecha | Fecha del documento. |
| Tipo | Tipo de documento: factura a crédito, nota de crédito/débito o anticipo, entre otros. |
| Comprobante Fiscal | Solo si tu país/plan usa comprobantes fiscales (NCF u equivalente). |
| Antigüedad | Días transcurridos desde la fecha del documento hasta la fecha de corte. Se resalta en rojo cuando supera los días de plazo de pago (término de pago) del documento, es decir, cuando ya está vencido. |
| Fecha de Vencimiento | Fecha límite de pago según el término de pago del documento. |
| Monto | Monto total original del documento. |
| Saldo | Lo que aún queda pendiente de ese documento a la fecha de corte, después de los pagos y aplicaciones ya registrados. |
| Acumulado | Saldo corrido de la moneda, sumando cada documento en el orden en que aparece en el reporte. |
Envío masivo de estados de cuenta por correo
La pantalla Envío de estados de cuenta por correo te permite avisar de una sola vez a todos los clientes con saldos vencidos, sin abrir su ficha uno por uno.
- Filtra a quién le vas a escribir. Puedes acotar por Cliente, Vendedor, Clase de Cliente y Subsidiaria (si tu plan mezcla monedas entre subsidiarias, el sistema te exige elegir una antes de continuar, ya que esta pantalla suma saldos en moneda local sin consolidar). El filtro Antigüedad es el más importante: solo se listan los documentos con al menos esos días de vencidos; por defecto son 7 días.
- Revisa la lista. El listado agrupa los documentos vencidos por cliente y, dentro de cada cliente, por proyecto, mostrando un subtotal por cliente y un total general al final.
- Marca a quién enviarle. Cada cliente tiene una casilla; márcala para incluirlo en el envío. Si un cliente no tiene correo electrónico registrado, el sistema te lo indica en el resultado en lugar de enviarle nada.
- Envía. El botón Enviar genera, para cada cliente marcado, el PDF de su estado de cuenta (con la plantilla de correo configurada en Comunicaciones, o un mensaje por defecto si no has configurado ninguna) y lo envía adjunto a su dirección de correo.
También puedes enviar el estado de cuenta de un solo cliente, con asunto, copia (CC) y un mensaje personalizado, desde el Espacio de Trabajo de Cobros: esa pantalla reutiliza el mismo envío, con la opción adicional de enviarlo de prueba a tu propio correo antes de mandarlo al cliente.
Movimientos del cliente (portal de autoservicio)
Desde el Portal de Clientes, además de su estado de cuenta (solo los documentos pendientes), tu cliente puede consultar el botón Movimientos de Cuentas por Cobrar: una vista de todo su historial de cargos y créditos por moneda —no solo lo pendiente— con el saldo corrido después de cada movimiento, útil para que reconcilie su propia contabilidad contra la tuya. Al igual que el estado de cuenta, se puede imprimir en una versión lista para PDF con el logo y los datos de tu empresa.
Cambiar la fecha estimada de cobro
Cada factura a crédito de un cliente tiene una fecha estimada de cobro: la fecha en que realmente esperas recibir el pago (que puede diferir de su fecha de vencimiento formal). Esta fecha es la que usan los reportes de Cobros Estimados por Mes/Semana para proyectar tu flujo de caja futuro, por lo que mantenerla actualizada —por ejemplo, tras una llamada de cobro donde el cliente promete pagar en otra fecha— mejora la precisión de esas proyecciones.
- Ábrelo desde el documento. El botón Cambiar Fecha está en la pantalla de detalles de la factura a crédito (y de otros documentos de venta con saldo, como notas de crédito/débito).
- Elige la nueva fecha en el campo Nueva Fecha Estimada de Cobro; la pantalla te muestra, de solo lectura, el número, la fecha y el monto del documento y su fecha estimada actual como referencia.
- Guarda. El botón Guardar valida que hayas elegido una fecha antes de enviar el cambio; al terminar, regresa automáticamente a los detalles del documento.
Puedes hacer el mismo ajuste, sin salir de la pantalla, desde el Espacio de Trabajo de Cobros, donde la fecha estimada de cobro es uno de los datos editables directamente en la lista de documentos pendientes.
Filtros disponibles
| Filtro | Detalle |
|---|---|
| Cliente | Obligatorio en el Estado de Cuenta. El reporte siempre se calcula para un único cliente a la vez. |
| Fecha de Corte | Los saldos y la antigüedad se calculan hasta esa fecha (por defecto, la fecha de hoy). |
| Proyecto | Solo si tu plan tiene Proyectos habilitados; limita el reporte a los documentos de ese proyecto. |
| Referencia | En los reportes detallados de Cuentas por Cobrar, acota por la referencia escrita en el documento; busca por coincidencia parcial, así que puedes escribir solo un fragmento. La columna Referencia está oculta por defecto; actívala desde Personalizar. |
| Subsidiaria | Solo si tu plan tiene Subsidiarias habilitadas; en el envío masivo, se vuelve obligatoria cuando tu empresa mezcla monedas entre subsidiarias. |
| Antigüedad (envío masivo) | Días mínimos de vencido para que un documento entre en la lista de envío; por defecto 7 días. |
| Vendedor / Clase de Cliente (envío masivo) | Acotan la lista de clientes a quienes se les puede enviar el correo. |
Disponibilidad y permisos
- El Estado de Cuenta de Clientes (y el envío por correo) requiere que tu plan tenga habilitada la capacidad de Cuentas por Cobrar; esto ocurre desde el plan Start en adelante — el plan de entrada Billing, orientado solo a ventas al contado, no la incluye.
- Para ver el botón "Estado de Cuentas" necesitas poder abrir el listado, el panel o los detalles del cliente, es decir, el permiso de consulta de Clientes.
- El acceso a los reportes de Cuentas por Cobrar en general depende del permiso de consulta sobre Cuentas por Cobrar de Clientes y/o Cuentas por Cobrar de Relaciones de tu grupo de usuarios; según cuáles tengas, verás solo clientes, solo otras relaciones (por ejemplo empleados con préstamos), o ambos.
- El filtro de Subsidiaria y de Proyecto solo aparecen si tu plan tiene esas funciones habilitadas.
- El envío de un solo estado de cuenta con asunto, copia y mensaje personalizado, y el ajuste rápido de la fecha estimada de cobro desde la lista, viven dentro del Espacio de Trabajo de Cobros.
Consejos y errores comunes
Usa el envío masivo como rutina semanal de cobro. Ajusta el filtro de Antigüedad a los días que consideres razonables (por ejemplo, 15 o 30) para no molestar a clientes con saldos apenas vencidos, y repite el envío periódicamente.
¿No ves el botón "Estado de Cuentas" en el cliente? Lo más probable es que tu plan no incluya la capacidad de Cuentas por Cobrar (plan Billing) o que tu usuario no tenga permiso de consulta sobre Clientes. Verifica ambos antes de contactar a soporte.
Un saldo distinto al monto original no es un error. Activa la casilla Mostrar aplicados para ver, debajo del documento, qué pagos o aplicaciones explican la diferencia.
La fecha estimada de cobro no cambia el vencimiento formal de la factura. Solo alimenta tus reportes de proyección de cobros; no afecta la antigüedad ni los intereses o recargos que calcules sobre el documento.