Tipos de Transacción
Los Tipos de Transacción son un catálogo genérico de etiquetas que tú mismo defines (por ejemplo, "Mayorista", "Detalle", "Exportación" o "Garantía") para clasificar tus documentos según tu propio criterio interno, además del tipo de documento normal del sistema (factura, pedido, orden de compra, solicitud de servicio, etc.). Un mismo tipo de transacción puede aplicarse, si así lo defines, a cualquier documento transaccional de AdmCloud.
¿Qué es y para qué sirve?
Muchas empresas necesitan agrupar o distinguir sus documentos por un criterio propio que no corresponde exactamente al tipo de documento del sistema: por ejemplo, separar tus facturas de venta al detalle de las de venta al mayor, o marcar ciertas solicitudes de servicio como cubiertas por garantía. Los Tipos de Transacción te permiten crear ese catálogo propio y asignarlo, mediante el campo Tipo de Transacción, a prácticamente cualquier documento del sistema: facturas, pedidos, cotizaciones, notas, gastos, recepciones, órdenes de compra, ajustes de inventario, solicitudes de servicio y muchos otros.
Cada tipo puede dejarse disponible para todos los documentos del sistema, o restringirse a un solo tipo de documento (por ejemplo, solo para Solicitudes de Servicio). Además, cuando un tipo de transacción se usa para clasificar Solicitudes de Servicio, cuenta con opciones adicionales para marcarlo como garantía, permitir que los clientes lo elijan al crear una solicitud desde el Portal de Clientes, y mostrarles una nota explicativa sobre ese tipo.
Cómo se usa
- Ve a Tipos de Transacción, en el menú de Administración del Sistema, y crea los tipos que tu empresa necesita.
- Escribe un Nombre claro, tal como lo verán todos los usuarios al elegirlo en un documento.
- Si este tipo debe aparecer únicamente en un tipo de documento concreto (por ejemplo, solo en Solicitudes de Servicio), selecciónalo en el campo Tipo de Documento. Si lo dejas en blanco, el tipo estará disponible en todos los documentos del sistema.
- Si el tipo se usará para clasificar Solicitudes de Servicio, decide si corresponde marcarlo como Marcar Solicitudes de este Tipo como Garantía, si el cliente podrá elegirlo desde el Portal de Clientes al crear una solicitud, y qué nota (si alguna) verá el cliente al seleccionarlo.
- Guarda el registro. A partir de ese momento, el campo Tipo de Transacción aparecerá automáticamente en el encabezado de los documentos correspondientes, permitiendo elegir cualquiera de los tipos que ya creaste.
- Usa este campo luego para filtrar tus listados y reportes por el tipo de transacción asignado a cada documento.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | El nombre del tipo tal como lo verán todos los usuarios al elegirlo (por ejemplo, "Mayorista"). Es obligatorio y no puede repetirse. |
| Notas | Un texto libre opcional para explicar en qué consiste este tipo o cuándo debe usarse, como referencia interna para tu equipo. |
| Tipo de Documento | Restringe este tipo de transacción a un solo tipo de documento del sistema (por ejemplo, solo Facturas a Crédito). Si se deja en blanco, el tipo estará disponible en todos los documentos. |
| Marcar Solicitudes de este Tipo como Garantía | Aplica solo a Solicitudes de Servicio: marca como cubiertas por garantía las solicitudes a las que se les asigne este tipo. |
| Permitir Crear Solicitudes con este Estado desde el Portal de Clientes | Aplica solo a Solicitudes de Servicio: si está activo, el cliente podrá elegir este tipo al crear una nueva solicitud desde el Portal de Clientes. Si no lo está, el tipo solo lo pueden asignar los usuarios internos. |
| Notas Visibles en Portal de Clientes | Texto opcional que el cliente ve en el Portal de Clientes cuando este tipo aplica a su solicitud, útil para explicarle qué implica elegirlo. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio y no puede quedar vacío.
- El Nombre no puede duplicarse: no puedes crear dos tipos de transacción con el mismo nombre.
- El Nombre admite hasta 200 caracteres.
- Si cambias el Tipo de Documento de un tipo de transacción que ya tiene documentos asignados, el sistema rechaza el cambio; primero debes reasignar esos documentos a otro tipo (o quitárselo).
- Un tipo de transacción no se puede eliminar si ya está asignado a algún documento; el sistema te muestra el listado de documentos que lo están usando para que primero les asignes otro tipo (o ninguno).
Disponibilidad y permisos
- Esta función solo está disponible en el plan Enterprise; en el resto de los planes no aparece, ni el catálogo ni el campo "Tipo de Transacción" en los documentos.
- Requiere el permiso "Tipos de Transacciones" en tu grupo de usuarios: consulta para ver el catálogo, creación para agregar tipos nuevos, edición para modificar tipos existentes, y eliminación para borrar un tipo.
- El campo "Tipo de Transacción" solo aparece en un documento si ya existe al menos un tipo de transacción disponible para ese tipo de documento (sin restricción, o restringido específicamente a él).
Consejos y errores comunes
"No veo el campo Tipo de Transacción en mi documento". Revisa primero que tu empresa tenga el plan Enterprise y que exista al menos un Tipo de Transacción creado sin restricción de Tipo de Documento, o restringido específicamente al documento que estás usando.
"No puedo cambiar el Tipo de Documento de un tipo existente". Esto ocurre cuando ese tipo de transacción ya está asignado a documentos existentes. Reasigna esos documentos a otro tipo antes de intentar el cambio de nuevo.
"No puedo eliminar un tipo de transacción". Un tipo no se puede borrar mientras siga asignado a algún documento. El mensaje de error te indica cuáles documentos lo están usando; reasígnalos antes de intentar eliminarlo de nuevo.
Si necesitas que un tipo aplique únicamente a un módulo (por ejemplo, solo a Solicitudes de Servicio), usa el campo Tipo de Documento en lugar de dejarlo disponible para todos los documentos; así evitas que aparezca donde no corresponde.