Gestión de Almacenes (WMS): Asignación y Procesamiento de Pedidos
Esta área es el tablero de trabajo del almacén: reúne los Pedidos de Venta, Solicitudes de Devolución (a Proveedores y de Clientes) y Solicitudes de Transferencia de Ubicación que ya están autorizados y necesitan que alguien físicamente recoja (pick) la mercancía. Desde aquí asignas cada documento a un empleado del almacén, das seguimiento a lo que está en proceso de recogida, y puedes mostrar un monitor en tiempo real en una pantalla del almacén.
No reemplaza al Pedido de Venta ni a las Solicitudes de Devolución/Transferencia: estos documentos se siguen creando y autorizando en sus propias pantallas. La Gestión de Almacenes solo controla quién va a recoger cada uno y en qué orden, para coordinar el trabajo físico de tu personal de bodega.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando el módulo WMS está habilitado, un Pedido de Venta, una Solicitud de Devolución o una Solicitud de Transferencia ya autorizada no queda simplemente "abierta" esperando a que alguien la despache: primero pasa por este flujo de dos pasos:
- Pendiente de Asignar: el documento está autorizado pero todavía nadie del almacén lo tiene a su cargo.
- Pendiente de Procesar: ya se asignó a un empleado, que debe recoger físicamente los artículos antes de que el documento continúe su flujo normal (despacho, factura, recepción, etc.).
Esto le sirve al cliente para repartir el trabajo de picking entre varios empacadores, saber en todo momento quién tiene cada pedido pendiente, priorizar lo más urgente, y medir cuánto tiempo lleva un documento esperando o en proceso.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Pendiente de Asignar | Lista los documentos autorizados que todavía no tienen un empleado asignado. Selecciona uno o varios, elige un empleado de almacén y presiona Asignar para ponerlos a su cargo. |
| Pendiente de Procesar | Lista los documentos ya asignados, con quién los tiene y desde cuándo. Permite reasignarlos a otro empleado o quitarles la asignación (con Quitar Asignación), devolviéndolos a la pestaña de Pendiente de Asignar. |
| Monitor en Tiempo Real | Versión de solo lectura, en pantalla completa, pensada para dejarla abierta en un televisor o monitor del almacén. Se actualiza automáticamente cada cierto tiempo y muestra un contador de cuánto lleva asignado cada documento. Incluye un selector de Ubicación en la parte superior para mostrar únicamente los documentos de una ubicación específica; el filtro se conserva en los refrescos automáticos. |
Cómo se usa paso a paso
- Abre "Pendiente de Asignar" para ver los documentos autorizados que aún no tienen un empacador. Puedes filtrar por territorio de venta y, si tienes el módulo de Transporte activo, por destino.
- Marca la casilla de uno o varios documentos en la tabla (o usa "seleccionar todos").
- Elige el empleado de almacén en el campo de empleado y presiona Asignar. AdmCloud le notifica al empleado dentro de la aplicación y, si tiene correo registrado, también por email.
- El documento pasa automáticamente a "Pendiente de Procesar", donde se ve quién lo tiene asignado y desde qué momento.
- Haz clic en la fila de un documento (ícono de detalle) para expandirla y ver la lista de artículos: SKU, nombre, unidad de medida, cantidad pedida, cantidad ya recogida y cantidad pendiente por recoger.
- Si necesitas reasignarlo o el empacador no pudo completarlo, usa Quitar Asignación desde "Pendiente de Procesar" para devolverlo a la cola de "Pendiente de Asignar".
- Para una vista de sala/almacén, abre "Monitor en Tiempo Real" en una pestaña nueva: se refresca sola y no requiere interacción. Si trabajas con varias ubicaciones, usa el selector de Ubicación de la parte superior para dejar en pantalla solo los documentos de esa ubicación.
¿Qué documentos aparecen aquí?
Un documento solo se lista en esta área cuando cumple todas estas condiciones:
- Es un Pedido de Venta, Solicitud de Devolución a Proveedor, Solicitud de Devolución de Clientes o Solicitud de Transferencia de Ubicación.
- No está anulado.
- Está autorizado: el documento completo, o al menos una de sus líneas. En las devoluciones de cliente solo se cuentan las líneas ya autorizadas.
- Para "Pendiente de Asignar": aún no tiene un empleado asignado. Al asignarlo, pasa a "Pendiente de Procesar".
- Su estatus es Abierto o Parcial; los documentos cerrados o completados dejan de mostrarse.
- Pertenece a una subsidiaria con el módulo de Almacenes (WMS) habilitado.
Además, solo ves los documentos de la subsidiaria y la localidad en las que tienes la sesión iniciada; y si tu usuario está restringido por vendedor, únicamente los de tu propia cartera de clientes.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Prioridad | Define el orden sugerido de recogida; la lista se ordena primero por prioridad. |
| Número | El número del documento original (Pedido, Solicitud de Devolución o Transferencia); un enlace lleva a su pantalla de detalle. |
| Tipo | Qué clase de documento es (Pedido, Devolución a Proveedor, Devolución de Cliente o Transferencia). |
| Fecha / Hora de creación | Cuándo se creó el documento original. |
| Relacionado | El cliente o proveedor del documento. |
| Vendedor | El vendedor responsable del documento. |
| Creado por | El usuario que creó el documento original. |
| Asignado a | El empleado de almacén responsable de recogerlo (solo en "Pendiente de Procesar"). |
| Fecha de Asignación | Cuándo se le asignó al empleado actual. |
| Cantidad de Líneas | Cuántas líneas de artículo tiene el documento (o cuántas están autorizadas, en devoluciones de cliente). |
| Tiempo desde creación / Asignado hace | Contadores en vivo de cuánto tiempo lleva esperando o asignado el documento, para detectar demoras. |
| Notas | Las notas del documento original. |
Validaciones al asignar
- Debes seleccionar al menos un documento de la tabla antes de presionar Asignar.
- Debes elegir un empleado de almacén; sin uno seleccionado, AdmCloud no permite asignar.
- Al asignar, si el empleado tiene correo registrado (distinto al tuyo), AdmCloud le envía una notificación dentro de la aplicación y un correo avisándole del pedido asignado.
- Quitar Asignación no elimina ni modifica el documento original: solo libera al empleado responsable y lo regresa a "Pendiente de Asignar".
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Requiere que tu empresa tenga contratado y habilitado el módulo adicional WMS (Gestión Avanzada de Almacenes); sin él, estas pantallas muestran un mensaje de función no disponible en tu edición.
- Además, cada subsidiaria debe tener habilitado individualmente el módulo de Almacenes (opción disponible en la pantalla de Subsidiarias); si una subsidiaria no lo tiene habilitado, sus documentos no aparecen en esta área.
- El acceso se controla con el permiso de "Pedidos de Venta" de tu grupo de usuarios.
- El filtro por Destino solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo de Gestión de Transporte (TMS).
- Las columnas de atributos del artículo (por ejemplo Color o Talla) en el detalle de líneas solo se muestran si tu empresa tiene habilitados los Atributos de Artículos (Inventario Avanzado).
- Solo ves documentos de tu subsidiaria y localidad activas en la sesión, y si tu usuario está restringido por vendedor, únicamente los de tu cartera.
Consejos y errores comunes
Úsala como pantalla de pared del almacén. Abre "Monitor en Tiempo Real" en un televisor o monitor dedicado: se actualiza sola periódicamente y muestra a simple vista cuánto tiempo lleva asignado cada pedido, útil para detectar cuellos de botella en la recogida.
¿Un pedido que esperabas ver no aparece? Revisa que esté autorizado (o al menos una línea autorizada si es una devolución de cliente), que no esté anulado, que su estatus sea Abierto o Parcial, y que la subsidiaria del documento tenga el módulo de Almacenes habilitado.
Asignar no mueve inventario ni cambia el documento original. Solo indica quién es responsable de recogerlo. El movimiento real de inventario (despacho, factura, recepción de devolución, etc.) sigue ocurriendo en la pantalla propia de cada tipo de documento.