Transferencias de Ubicación con Costos
Una Transferencia de Ubicación con Costos es la variante de la Transferencia de Ubicación que usas cuando, al mover artículos de un almacén a otro, quieres que AdmCloud distribuya automáticamente costos indirectos (flete, seguro, aduana, etc.) entre esos artículos, de modo que lleguen a la Ubicación de destino con un costo unitario más alto que el de salida.
¿Qué es y para qué sirve?
Al guardar una Transferencia de Ubicación con Costos, AdmCloud crea internamente dos documentos en una sola operación: uno de salida en la Ubicación de origen (a costo original) y uno de entrada en la Ubicación de destino (a costo ajustado con la parte proporcional de los costos indirectos que selecciones). Tú solo ves una pantalla; el reparto del costo lo calcula el sistema.
Te sirve, por ejemplo, cuando recibes mercancía importada en tu almacén principal, pagas flete o seguro asociados a esa recepción, y luego trasladas parte de esa mercancía a una sucursal: el costo que llega a la sucursal puede incluir la porción de flete y seguro que le corresponde, en vez de quedarse solo con el costo de compra original.
Si solo necesitas mover mercancía sin recalcular su costo, usa la Transferencia de Ubicación normal; es más simple y no exige tener costos indirectos disponibles para distribuir.
Cómo se calcula el costo distribuido
AdmCloud suma el costo de todos los artículos que estás enviando (cantidad × costo de salida) y lo compara contra el monto de los documentos de costo indirecto que marcaste como seleccionados:
- Suma el costo total de los artículos en salida (por ejemplo, $1,000).
- Suma los costos indirectos que seleccionaste de los documentos disponibles (por ejemplo, $150 de flete y seguro).
- Calcula un factor de distribución: 1 + (costos indirectos ÷ costo de salida). En el ejemplo: 1 + (150 ÷ 1000) = 1.15.
- Multiplica el costo de cada artículo por ese factor para obtener su costo liquidado en la Ubicación de destino. Un artículo que salió a $100 entra a $100 × 1.15 = $115.
La diferencia entre el costo liquidado y el costo original de cada línea se muestra en Detalles como Costo Indirecto, junto con el porcentaje que representa sobre el costo final.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las transferencias con costos, con filtros por fecha y subsidiaria. Columnas personalizables: número, fecha, Ubicación de origen y de destino, subsidiaria (si tu plan la tiene habilitada) y si el documento está anulado (oculta por defecto). |
| Crear / Editar | Formulario con la Ubicación de origen y de destino, la tabla de artículos a enviar, y la tabla de documentos de costo indirecto disponibles para seleccionar y distribuir, más adjuntos de archivos. |
| Detalles | Vista de solo consulta con dos tablas separadas: los artículos en salida (a costo original) y los artículos en entrada (con su costo original, el costo indirecto asignado y el costo liquidado final), además de los documentos de costo indirecto aplicados. Incluye los botones para Editar, Duplicar, Imprimir, Eliminar o Anular según tu privilegio, ver el Asiento Contable y abrir el Reporte de Liquidación. |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF con los artículos en salida y en entrada, sus costos, los documentos de costo indirecto aplicados y espacio de firma para quien despacha y quien recibe. |
| Reporte de Liquidación | Variante del formato de impresión enfocada en el desglose del costo: costo original, costo indirecto asignado, costo liquidado y el porcentaje de incremento de cada artículo. |
Cómo crear una transferencia con costos paso a paso
- Abre el listado y pulsa Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Transferencias de Inventario.
- Elige la Ubicación de origen y la de destino. Ambas deben pertenecer a la misma subsidiaria y no pueden ser la misma Ubicación.
- Agrega los artículos a trasladar, con su cantidad, unidad de medida y costo de salida. Según los módulos activos de tu empresa, también podrás indicar Depósito (Bin) de origen y destino, Lote, números de Serie, Pedimento aduanal o Atributos por línea. Si todas las líneas usan el mismo Depósito de origen o el mismo Depósito de destino, captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
- Indica la Liquidación de mercancía (código de costos en tránsito) que contiene los costos indirectos que quieres distribuir; al hacerlo, AdmCloud carga automáticamente los documentos de costo disponibles para ese código.
- Marca los documentos de costo indirecto que quieres incluir en el reparto (por ejemplo, la factura de flete y la de seguro). Solo se suman los que selecciones.
- Adjunta un archivo de respaldo si lo necesitas.
- Guarda. AdmCloud numera el documento automáticamente, descuenta el inventario de la Ubicación de origen, calcula el costo liquidado y lo suma a la Ubicación de destino, y genera el asiento contable correspondiente. No requiere autorización previa.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática de la transferencia; no puedes repetirlo ni cambiarlo una vez creada. |
| Fecha | Fecha del documento; debe caer dentro de un período de Inventario abierto. |
| Subsidiaria | Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Ubicación de origen | Almacén de donde sale la mercancía; debe pertenecer a la subsidiaria de la transferencia. |
| Ubicación de destino | Almacén que recibe la mercancía con el costo liquidado; debe pertenecer a la misma subsidiaria y no puede coincidir con la de origen. |
| Referencia | Texto libre para anotar el motivo o un identificador externo de la transferencia. |
| Artículos en salida (líneas) | Artículo, cantidad, unidad de medida y costo de salida; según los módulos activos, también Depósito de origen/destino, Lote, Seriales, Pedimento aduanal y Atributos, además de comentarios o instrucciones de despacho si tu empresa las usa. |
| Liquidación de mercancía | Código de costos en tránsito del cual se toman los documentos de costo indirecto disponibles para esta transferencia. |
| Documentos de costo indirecto | Lista de facturas o recibos (flete, seguro, aduana, etc.) que puedes marcar para incluir su monto en el cálculo del costo liquidado. |
| Costo original | El costo unitario del artículo al salir de la Ubicación de origen, sin costos indirectos. |
| Costo indirecto | La porción de los costos indirectos seleccionados que le corresponde a esa línea, calculada automáticamente. |
| Costo liquidado | El costo unitario final con el que el artículo entra a la Ubicación de destino: costo original más su costo indirecto. |
| Archivos | Adjuntos de respaldo para la transferencia, como una guía de despacho externa. |
Validaciones al guardar
- La Ubicación de origen y la de destino deben pertenecer a la misma subsidiaria que la transferencia.
- La Ubicación de origen no puede ser igual a la de destino.
- Debes agregar al menos un artículo a la transferencia, respetando el máximo de líneas permitido por documento.
- Si indicas una Liquidación de mercancía, debe existir: no puedes referenciar un código de costos en tránsito que no esté registrado.
- Los artículos serializables requieren sus números de serie, los artículos por Lote requieren un Lote válido, y los que usan Depósitos (Bins) requieren Depósito de origen y de destino; en todos los casos el artículo debe estar configurado para admitir esa característica.
- Los artículos con Pedimento aduanal configurado lo requieren, y los artículos con variantes requieren indicar sus Atributos.
- La unidad de medida es obligatoria y debe estar incluida en el plan de unidades del artículo.
- El costo no puede exceder el límite máximo permitido por artículo.
- El período de Inventario correspondiente a la fecha del documento debe estar abierto.
- Debe haber existencia disponible en la Ubicación de origen para la cantidad que envías.
- El número del documento no puede cambiar al editar, ni repetirse con otro ya existente.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Transferencias de Inventario", con niveles separados para agregar, editar, eliminar y anular.
- Esta función requiere que tu empresa tenga activos, a la vez, el módulo de Inventario, la función de Transferencias de Inventario y la función de Costos Indirectos (Landed Costs). Si falta alguna, la pantalla muestra un mensaje de "función no disponible en esta edición".
- En la edición Enterprise, además depende de que el módulo de Inventario esté activo para tu empresa.
- Los campos de Depósitos (Bins), Seriales, Lotes, Atributos y Pedimentos aduanales solo aparecen si tu empresa tiene el módulo de Inventario Avanzado activo.
- Los documentos de costo indirecto disponibles para seleccionar dependen de que existan Liquidaciones de Mercancía con costos en tránsito registrados.
Consejos y errores comunes
¿Quieres ver cómo quedó repartido el costo? Abre los Detalles de la transferencia y revisa la tabla de artículos en entrada: ahí se muestra, línea por línea, el costo original, el costo indirecto asignado y el costo liquidado final, junto con su porcentaje.
¿No ves documentos de costo para seleccionar? Verifica que hayas indicado la Liquidación de mercancía correcta y que esa Liquidación tenga documentos de costos en tránsito (como facturas de flete o seguro) registrados y sin marcar.
¿No necesitas distribuir costos indirectos? Usa la Transferencia de Ubicación normal; el resultado de inventario es el mismo, pero sin la carga de seleccionar documentos de costo.