Despacho de Suministros

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Despacho de Suministros indica desde qué almacén (Ubicación) salen los artículos, en qué cantidad, y opcionalmente para qué Equipo (Activo Fijo) se están usando. En cuanto lo guardas, AdmCloud descuenta la existencia de cada artículo, valida que haya suficiente stock disponible y contabiliza el movimiento: debita la cuenta de gasto de mantenimiento correspondiente al equipo o artículo, y acredita la cuenta de inventario del almacén.

Puedes generarlo de tres formas: en blanco, desde una Solicitud de Despacho ya autorizada (copia la ubicación, el equipo y las líneas pendientes de entregar, y deja el campo de Subsidiaria bloqueado), o desde una Orden de Venta (copia su subsidiaria, ubicación, departamento, división y clase de artículo). En cualquiera de los dos últimos casos, el documento queda vinculado a su documento origen para que AdmCloud lleve la cuenta de cuánto ya se despachó.

Pantallas del área

Cómo se usa, paso a paso

1. Abre "Nuevo" desde el listado, o pulsa el botón Despachar desde los Detalles de una Solicitud de Despacho ya autorizada. La Subsidiaria y la Ubicación se completan con los valores por defecto de tu sesión (o con los de la solicitud/orden de venta de origen, si vienes de una de ellas); puedes cambiarlos salvo que el documento venga de una solicitud, en cuyo caso la Subsidiaria queda fija.
2. Indica el Equipo si el despacho es para el mantenimiento de un Activo Fijo en particular. Si lo indicas en el encabezado, todas las líneas de artículo quedan asociadas automáticamente a ese mismo equipo y no podrás asignarles uno distinto.
3. Agrega los artículos entregados, con su cantidad y unidad de medida. Al crear (no al editar) ves la existencia disponible de cada artículo en la Ubicación elegida, para evitar despachar más de lo que tienes. Si todas las líneas usan el mismo Depósito (Bin), captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
4. Indica las lecturas de los medidores en la pestaña Lecturas si tu empresa da seguimiento a las horas o kilometraje de sus equipos. La pestaña muestra, para cada equipo de las líneas del despacho, una fila por cada medidor activo (los definidos en la pestaña Medidores de la ficha del Equipo) con su última lectura como referencia. Escribe la lectura de los medidores que mediste y deja en blanco los demás. Algunos equipos exigen al menos una lectura antes de guardar.
5. Adjunta archivos o agrega notas si necesitas dejar constancia adicional del trabajo realizado.
6. Guarda. El despacho queda numerado automáticamente, rebaja el inventario y genera su asiento contable. Si el despacho viene de una Solicitud de Despacho o de una Orden de Venta, esos documentos actualizan de inmediato cuánto llevan despachado.

Capacidades principales

• Registrar la salida física de artículos de un almacén, con descuento automático de inventario y contabilización del gasto.
• Vincular el despacho a un Equipo (Activo Fijo) específico, tanto en el encabezado como por línea de artículo.
• Registrar en la pestaña Lecturas la lectura de cada medidor de los equipos al momento del despacho (horómetro, odómetro, etc.). La lectura entra al historial de ese medidor con la fecha del despacho, y si editas, anulas o eliminas el despacho, el historial se actualiza con él.
• Generarse automáticamente desde una Solicitud de Despacho autorizada o desde una Orden de Venta, heredando sus datos y dando seguimiento a la cantidad ya entregada.
• Soportar Lotes, Depósitos (Bins), seriales y atributos de artículo cuando el artículo o tu plan lo requieren.
• Duplicar, anular o eliminar un despacho ya guardado, según tu nivel de permiso.
• Imprimir el despacho con la plantilla predeterminada o con una plantilla personalizada.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Subsidiaria requerida si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
• Ubicación requerida, y debe pertenecer a la misma subsidiaria del despacho.
• Debes agregar al menos un artículo al despacho.
• El período de Inventario correspondiente a la fecha del documento debe estar abierto.
• Debe existir suficiente existencia disponible de cada artículo en la Ubicación elegida; AdmCloud no permite dejar el inventario en negativo salvo que tu configuración lo permita.
• Si indicas un Equipo en el encabezado, ninguna línea puede tener un equipo diferente; las líneas sin equipo propio heredan automáticamente el del encabezado.
• Si tu empresa tiene activa la preferencia "Requerir Equipo Al Despachar Suministros En Detalle", cada línea de artículo debe indicar un equipo.
• Cada artículo respeta su propia configuración: Depósito (Bin), Lote, seriales, unidad de medida y atributos son obligatorios u opcionales según cómo esté configurado ese artículo. No se pueden despachar artículos de tipo Kit.
• Las lecturas no pueden ser negativas, y cada medidor lleva una sola lectura por despacho. Si el equipo tiene activa la opción "Requerir Lectura en Despachos", al crear el despacho debes indicar al menos una lectura de sus medidores.
• Las lecturas son de equipos del despacho: no puedes registrar la lectura de un medidor de un equipo que no está en las líneas. Si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, el equipo puede ser de cualquier subsidiaria, igual que en la columna Equipo de las líneas (a diferencia de la pantalla de Lecturas). Al crear una lectura, además, el medidor debe estar activo: un medidor inactivo ya no recibe lecturas. Al editar, una lectura que el despacho ya tenía se puede seguir corrigiendo aunque su medidor se haya inactivado después.
• El equipo debe existir y no estar inactivo.
• El número del documento no puede cambiar al editar, y no se puede editar un despacho ya anulado.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso se controla con el permiso "Despachos", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular. Este permiso es el mismo que usa el despacho general de inventario (salida de materiales a producción); no es exclusivo del área de mantenimiento.
• Esta pantalla está disponible en cualquier plan con Inventario habilitado (desde el plan Start en adelante), o en el plan Enterprise con el módulo adicional de Mantenimiento de Equipos activo. Si tu plan no tiene ninguno de los dos, la pantalla muestra un aviso de "no disponible en esta edición".
• Generar el despacho automáticamente desde una Solicitud de Despacho requiere que tu empresa tenga activo el módulo adicional de Mantenimiento de Equipos (ver la página de Solicitudes de Despacho).
• Si tu empresa activó la preferencia de Configuración de la Empresa "Requerir Equipo Al Despachar Suministros En Detalle", el campo Equipo será obligatorio en cada línea de artículo tanto aquí como en la Solicitud de Despacho.

Consejos y errores comunes