Calendario
El Calendario es una vista visual, de solo lectura, de tus Eventos de CRM: las citas con fecha y hora de inicio y fin que registras desde Actividades. Te permite ver de un vistazo, por día, semana o mes, todo lo que tienes agendado, organizado por Calendario Compartido cuando corresponde.
¿Qué es y para qué sirve?
El Calendario toma tus Eventos (uno de los cinco tipos de Actividad del CRM, junto a Tareas, Notas, Llamadas y Visitas) y los dibuja en una agenda visual, en lugar de mostrarlos como una simple lista. Muestra hasta 100 eventos asociados a tu usuario, tomando de cada uno su Descripción como título de la cita, sus Notas como detalle, y sus fechas de Inicio y Fin para ubicarlo en la cuadrícula del día correspondiente.
Es una pantalla de consulta: te ayuda a visualizar tu agenda de un vistazo, pero no reemplaza a la pantalla de Actividades para crear, editar o eliminar tus citas (ver "Cómo se usa" más abajo).
Cómo se usa
- Abre el Calendario. Encuéntralo en el menú de Otros / Inicio como Calendario. Por defecto se abre mostrando el día de hoy.
- Elige la vista que prefieras. Cambia entre las vistas de Día, Semana y Mes para ver tu agenda con más o menos detalle según lo necesites.
- Navega entre fechas. Usa los controles de navegación del calendario para moverte hacia adelante o hacia atrás en el tiempo, o para volver rápidamente a la fecha de hoy.
- Filtra por Calendario Compartido. Si tu empresa usa Calendarios Compartidos, puedes elegir el recurso (calendario) por el que quieres ver los eventos; cada calendario aparece con su nombre tomado del catálogo de Calendarios Compartidos.
- Revisa el detalle de una cita. Haz clic o pasa el cursor sobre un evento para ver su título y sus notas.
- Crea, edita o elimina un evento desde Actividades. El Calendario no permite agregar, modificar ni borrar citas directamente sobre la cuadrícula; para eso, ve a Transacciones > CRM > Actividades, pestaña Eventos, donde puedes definir fecha, hora, calendario compartido y recurrencia. El cambio se refleja automáticamente la próxima vez que abras el Calendario.
Capacidades principales
- Vistas de Día, Semana y Mes sobre los mismos eventos, con un tema visual moderno tipo Office 365.
- Organización de eventos por Calendario Compartido, para separar visualmente la agenda de distintos equipos o procesos.
- Lectura de la recurrencia definida en cada Evento (diaria, semanal, mensual o anual) tal como se configuró desde Actividades.
- Actualización automática: en cuanto creas, editas o eliminas un Evento desde Actividades, el Calendario muestra el cambio.
El Calendario es de solo lectura: no admite arrastrar y soltar, redimensionar citas, ni crear o borrar eventos directamente sobre la cuadrícula. Toda edición de la cita se hace desde su Actividad de origen.
Campos clave
| Campo mostrado | De dónde viene |
|---|---|
| Título de la cita | La Descripción del Evento en Actividades. |
| Detalle de la cita | Las Notas del Evento en Actividades. |
| Fecha y hora de inicio / fin | Las fechas Fecha de inicio y Fecha de fin del Evento; determinan dónde se dibuja la cita en la cuadrícula. |
| Calendario | El Calendario Compartido asignado al Evento, usado como recurso para agrupar y filtrar la agenda. |
El panel de Calendario del Inicio y la pantalla de Calendario completo
Además de esta pantalla, AdmCloud tiene un panel de Calendario que puedes agregar a tu pantalla de Inicio desde Personalizar Tablero. Ese panel muestra el mes en curso y, si el espacio del panel te queda corto, tiene el enlace Ver calendario completo, que abre una pantalla dedicada con el mismo calendario mucho más grande: ocupa todo el ancho disponible y muestra todos los eventos de cada día sin agruparlos en un "+2 más".
Tanto el panel como la pantalla completa piden los datos al servidor por el rango de fechas que estás viendo: al cambiar de mes se vuelven a consultar, así que siempre ves información al día sin recargar la página.
Ese calendario reúne, en un solo lugar:
- Eventos del CRM (tus citas, con su recurrencia ya desplegada).
- Tareas pendientes del CRM que tengan fecha de vencimiento, en el día en que vencen.
- Cumpleaños de los Contactos activos, tomados del campo Cumpleaños de la ficha del contacto.
- Cumpleaños de los Empleados activos, tomados de la pestaña de Recursos Humanos de la ficha del empleado.
Cada tipo se distingue por color y tiene su leyenda encima del calendario. Los cumpleaños se repiten todos los años de forma automática; no hay que registrarlos como evento. Al hacer clic en uno se abre la ficha del contacto o del empleado, y al hacer clic en una cita o tarea se abre su Actividad.
La leyenda funciona además como filtro: haz clic en un cuadrito para mostrar u ocultar ese tipo de evento en el calendario, sin recargar la página. Por defecto Eventos y Tareas vienen encendidos y los dos tipos de Cumpleaños vienen apagados, ya que la mayoría de las empresas prefiere no verlos a menos que los active. La elección se recuerda la próxima vez que abras el panel o la pantalla completa, pero queda guardada en ese navegador: si entras desde otro equipo o navegador, vuelve a empezar con los valores por defecto.
Si una persona tiene su cumpleaños un 29 de febrero, en los años que no son bisiestos el calendario lo muestra el 28 de febrero. Las fichas con una fecha de cumpleaños inválida (1 de enero del año 1) no se muestran.
Disponibilidad y permisos
- El Calendario en sí está disponible para cualquier usuario que haya iniciado sesión, sin un permiso propio adicional.
- Lo que ves ahí depende de tus Actividades de tipo Evento: la pestaña Eventos de Actividades requiere el plan Enterprise; en los demás planes no puedes crear Eventos y el Calendario se muestra vacío.
- Filtrar por Calendario Compartido requiere que tu empresa tenga esa función habilitada (edición Enterprise, función en fase beta); consulta la página de Calendarios Compartidos para más detalle.
- Para poder crear, editar o eliminar los Eventos que alimentan el Calendario necesitas el permiso "Actividades" del CRM en el nivel correspondiente.
Consejos y errores comunes
¿No ves un evento que acabas de crear? Verifica que la Actividad se haya guardado como tipo Evento (no Tarea, Nota, Llamada o Visita) y que tenga Fecha de inicio y Fecha de fin; solo los Eventos con esas fechas se dibujan en el Calendario.
El Calendario no tiene botón de crear. Si necesitas agendar una cita nueva, hazlo desde Actividades > Eventos; el Calendario únicamente la muestra una vez creada.
Usa Calendarios Compartidos junto con esta pantalla si varias personas de tu equipo necesitan ver la misma agenda de eventos, en lugar de que cada quien vea solo sus propias citas.