Números de Serie
Los Números de Serie son el catálogo de identificadores únicos que registras por cada unidad individual de un artículo, para saber en cada movimiento de inventario exactamente qué unidad se recibió, se movió o se vendió. Funcionan de forma parecida a un Lote o un Pedimento: el sistema controla cada unidad una por una, desde que entra a tu bodega hasta que sale, y te exige indicar un serial en las transacciones de los artículos que lo requieran.
¿Qué es y para qué sirve?
Un Número de Serie es un registro con un Número de Serie (un código único) y el Artículo al que pertenece, más Notas y campos personalizados opcionales. A diferencia de un Lote, que representa una cantidad, cada serial representa siempre exactamente una unidad del artículo: es la "etiqueta" individual que luego seleccionas en las transacciones de inventario para saber siempre cuál unidad específica se movió.
Se usa junto con el campo Serializable del artículo (en la pantalla de Artículos). Solo los artículos marcados como Serializable pueden tener números de serie creados y seleccionados para ellos. Esta trazabilidad es útil para mercancía de alto valor o de control individual — electrónicos, equipos, electrodomésticos — donde necesitas saber, en cualquier momento, exactamente qué unidad tiene un cliente, cuál unidad sigue en existencia o a cuál unidad se refiere un reclamo de garantía.
Cómo se usa
- Marca "Serializable" en cada Artículo que deba controlarse unidad por unidad. Solo los artículos con esta opción marcada aparecerán en el buscador de Artículo del serial.
- Crea el serial desde este catálogo (botón Crear), indicando su Número de Serie y el Artículo al que pertenece, además de las Notas o campos personalizados que uses. También puedes escribirlo directamente en la línea de cualquier transacción de inventario: al grabar el documento, el sistema crea aquí automáticamente el serial que todavía no existía, con el artículo de esa línea.
- Selecciona el serial en cada línea de las transacciones de inventario que muevan ese artículo (recepciones, despachos, ventas, transferencias y documentos similares), igual que seleccionarías un Lote.
- Consulta o edita un serial desde el listado o su pantalla de Detalles. Puedes actualizar sus Notas y campos personalizados, pero no su Número de Serie ni su Artículo.
- Elimina un serial solo si todavía no tiene transacciones registradas; de lo contrario, el sistema te muestra qué documentos lo están usando.
Capacidades principales
- Cada Número de Serie es único en toda tu empresa, no solo por artículo. Si tu operación necesita repetir el mismo número en artículos distintos, enciende la preferencia de empresa Permitir Mismo Serial en Artículos Diferentes.
- Búsqueda rápida (autocompletar) de seriales por nombre, filtrable por Artículo, tanto en este catálogo como dentro de las transacciones.
- Campos personalizados en los seriales, si tu plan tiene Campos Personalizados habilitados, para capturar datos adicionales como fecha de garantía o color.
- Log de seguridad en la pantalla de Detalles, mostrando quién creó, editó o eliminó el serial y, si está habilitado, el detalle exacto de los cambios por campo.
- Bloqueo de eliminación cuando el serial ya tiene movimientos de inventario registrados.
- Alta automática del serial en este catálogo al grabar cualquier transacción de inventario que lo mencione, sin tener que crearlo de antemano.
- Personalización de columnas del listado (mostrar, ocultar y ordenar) igual que en los demás catálogos.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de Serie | El código único que identifica esta unidad específica. Es obligatorio y, una vez creado, no se puede cambiar. |
| Artículo | El artículo Serializable al que pertenece esta unidad. Es obligatorio y, una vez creado, no se puede cambiar. |
| Notas | Texto libre opcional, editable en cualquier momento (por ejemplo, de dónde proviene la unidad). |
| Campos personalizados | Los campos adicionales que tu empresa haya definido para los seriales, visibles solo si tienes Campos Personalizados disponibles. |
Validaciones al guardar
- El Número de Serie es obligatorio y debe ser único: no puede existir ya en otro serial.
- El Artículo es obligatorio y debe tener marcada la opción "Serializable"; si no la tiene, el sistema rechaza la creación o edición del serial.
- No se pueden cambiar el Número de Serie ni el Artículo de un serial ya creado: ambos campos quedan de solo lectura una vez creado el registro, para que la trazabilidad de las transacciones pasadas nunca se rompa.
- No se puede eliminar un serial con movimientos de inventario asociados; el sistema te muestra el documento (o documentos) que lo están usando.
- Un mismo número de serie no puede usarse en dos artículos distintos. Al grabar una transacción, si el número ya existe registrado en otro artículo, el sistema rechaza el documento e indica en cuál artículo está ese número. Esta validación se puede desactivar con la preferencia de empresa Permitir Mismo Serial en Artículos Diferentes (Preferencias → Inventarios): con ella encendida el número solo tiene que ser único dentro de cada artículo, tanto al crearlo en este catálogo como al darlo de alta automáticamente desde una transacción. Sirve, por ejemplo, cuando una unidad devuelta se reingresa con otro código de artículo (un equipo nuevo que se revende como usado) conservando su número de serie.
- Si registras un número de serie en el artículo equivocado, hay que corregir el documento que lo creó. La ficha queda dada de alta en ese artículo, y ni el artículo ni el número de serie se pueden cambiar después. Tampoco se puede eliminar la ficha mientras tenga movimientos. Corrige o elimina el documento donde se digitó y después borra la ficha desde este catálogo.
Disponibilidad
- Consultar, crear, editar y eliminar Números de Serie requiere el permiso "Serials" de tu grupo de usuarios, con niveles independientes por acción.
- La función requiere el plan Enterprise con el módulo de Inventario Avanzado activo; en otros planes, la pantalla de Números de Serie no está disponible.
- Crear o editar un serial también requiere que tu empresa tenga al menos una Bodega configurada.
- Los campos personalizados en los seriales solo están disponibles si tu plan incluye Campos Personalizados.
- El detalle de cambios por campo en el log de seguridad solo se muestra si tu empresa tiene habilitada esa función de auditoría.
Consejos y errores comunes
"This item is not configured as serializable": aparece cuando intentas crear un serial para un artículo que no tiene marcada la opción "Serializable". Actívala primero en la ficha del artículo, si corresponde.
"Can't delete record because there are dependent records": significa que el serial ya está referenciado por una o más transacciones. Revisa los documentos indicados; si el serial realmente no debería existir, primero tendrás que corregir o anular esos documentos.
No necesitas crear el serial antes de digitar la transacción. Escríbelo en la línea y el sistema lo dará de alta en este catálogo al grabar, venga de la transacción que venga. Lo normal es que eso ocurra en la entrada de mercancía, porque un despacho (venta, salida, transferencia) exige además que el serial tenga existencia. Crearlo de antemano desde este catálogo te sirve si quieres registrarle notas o campos personalizados desde el principio.
Revisa el artículo antes de grabar un número de serie nuevo. El alta automática amarra el número al artículo de esa línea, y esa asignación no se puede editar. Si el número queda en el artículo equivocado, no vas a poder registrarlo en el correcto hasta corregir el documento que lo creó. Ten especial cuidado si tu empresa tiene apagada la preferencia Validar Existencia de Seriales: con ella encendida, un despacho con un número que no tiene existencia se rechaza antes de llegar a crear la ficha.
Recuerda que el Número de Serie y el Artículo son permanentes una vez guardados. Si te equivocaste al escribirlo, la forma más segura de corregirlo —si el serial aún no se ha usado en ninguna transacción— es eliminarlo y crearlo de nuevo correctamente.