Notificación de Vencimiento de Facturas
Esta pantalla de configuración enciende un proceso automático que recuerda por correo electrónico a tus clientes sobre sus facturas a crédito: antes de que venzan y, si no las han pagado, después de vencidas. No requiere que nadie envíe el correo a mano: una vez configurado, el sistema revisa tus facturas todos los días y envía el recordatorio correspondiente por su cuenta.
¿Qué es y para qué sirve?
La Notificación de Vencimiento de Facturas te permite programar hasta tres recordatorios automáticos por correo para tus clientes con facturas a crédito (ventas a crédito), sin que tengas que revisarlas ni enviarlas manualmente:
- Antes del vencimiento: un aviso de "su factura está por vencer", enviado con los días de anticipación que tú definas.
- Después del vencimiento (recordatorio 1): un primer aviso de "su factura ya venció", enviado a partir de los días de mora que tú definas.
- Después del vencimiento (recordatorio 2): un segundo aviso, normalmente con un tono más firme, para facturas con más tiempo vencidas.
Cada uno de los tres avisos se puede activar o desactivar por separado, tiene su propio número de días y su propio texto de correo personalizable. Es un complemento a la Estado de Cuenta y Cobros de Clientes y al Envío Automático de Estados de Cuenta: mientras esos te dan el detalle completo del saldo, esta función envía avisos puntuales por cada factura, en el momento exacto en que se acerca o pasa su fecha de vencimiento.
Cómo funciona el envío
- Un proceso interno de AdmCloud revisa tus facturas a crédito todos los días; no envía nada sábados, domingos, ni otros días no laborables como navidad o año nuevo.
- Solo se consideran facturas con saldo pendiente mayor al mínimo definido por el sistema (actualmente $10). Facturas de montos menores no generan aviso.
- Solo se envía a los contactos del cliente que tengan correo electrónico capturado y la casilla "Incluir en Correos de Estado de Cuenta" marcada en la pantalla de Contactos. Si el cliente no tiene ningún contacto marcado así, no recibe ningún aviso.
- Cada tipo de aviso (antes de vencer, recordatorio 1, recordatorio 2) se envía una sola vez por factura: una vez enviado, el sistema lo registra y no lo vuelve a repetir aunque la factura siga varios días dentro de la misma ventana.
- Una factura puede recibir más de un tipo de aviso a lo largo de su vida (por ejemplo, el aviso de "por vencer" y, más adelante, el de "vencida") si sigue teniendo saldo pendiente.
Cómo usarlo paso a paso
- Abre Notificación de Vencimiento de Facturas desde el menú de Administración del Sistema, sección Configuración.
- En el bloque Habilitar Notificación antes de Vencimiento, marca la casilla y define los Días antes de Vencimiento con los que quieres avisar a tus clientes.
- Revisa o edita el texto del correo de ese aviso, usando las variables disponibles (ver abajo) para que se rellenen automáticamente con los datos de cada factura.
- Repite lo mismo en los bloques de Habilitar Notificación después de Vencimiento (recordatorio 1 y recordatorio 2), definiendo cuántos días después del vencimiento se debe enviar cada uno.
- Pulsa Guardar para aplicar la configuración. Puedes activar solo el aviso que te interese (por ejemplo, únicamente el de "por vencer") y dejar los demás apagados.
- Verifica en la pantalla de Contactos de tus clientes que al menos uno de sus contactos tenga marcada la opción de recibir correos de estado de cuenta; de lo contrario, ese cliente no recibirá ningún aviso aunque la función esté activa.
Puedes usar estas variables dentro del texto de cada correo, y el sistema las reemplaza
automáticamente con el dato real de cada factura al momento de enviarlo:
@Model.COMPANY_NAME, @Model.CUSTOMER_NAME, @Model.CONTACT_NAME,
@Model.NUMBER, @Model.DATE, @Model.AMOUNT,
@Model.BALANCE, @Model.DAYS_TO_EXPIRE, @Model.DAYS_EXPIRED.
Campos clave
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Habilitar Notificación antes de Vencimiento | Enciende o apaga el aviso que se envía cuando la factura todavía no ha vencido. |
| Días antes de Vencimiento | Con cuántos días de anticipación, antes de la fecha de vencimiento, se envía ese primer aviso. |
| Habilitar Notificación después de Vencimiento (1 y 2) | Enciende o apaga cada uno de los dos recordatorios que se envían después de que la factura ya venció. |
| Días después de Vencimiento (1 y 2) | A partir de cuántos días de mora se dispara cada uno de los dos recordatorios de vencida. |
| Texto del Correo | El contenido del correo de cada aviso (uno independiente por cada uno de los tres tipos), con variables que se rellenan con los datos reales de la factura, el cliente y el contacto. |
Validaciones al guardar
- Los días de cada uno de los tres avisos no pueden ser negativos.
- Si activas un aviso (con su casilla de "Habilitar"), el texto del correo de ese aviso es obligatorio; no se puede guardar en blanco.
- Puedes dejar los tres avisos apagados; en ese caso no se envía ningún correo, pero la configuración se guarda igual.
Disponibilidad
- El acceso a esta pantalla se controla con el permiso "Configuración" del grupo de usuarios (módulo de Administración del Sistema).
- La opción de menú se muestra únicamente cuando la función está habilitada para tu empresa; si no la ves en el menú de Administración del Sistema, es posible que todavía no esté disponible para tu cuenta.
- La función no envía correos en empresas de prueba (trial) ni en empresas de demostración, aunque la configuración esté guardada y habilitada.
- El envío depende de que existan facturas a crédito con saldo pendiente mayor al mínimo del sistema y de que los clientes tengan contactos marcados para recibir estos correos; sin ambas condiciones, no se envía nada aunque la función esté activa.
Consejos y errores comunes
Personaliza el tono de cada aviso. El primer correo (antes de vencer) suele ser un recordatorio amable, mientras que el segundo recordatorio de vencida puede ser más directo sobre las consecuencias de no pagar. Al tener un texto independiente para cada uno, puedes ajustar el tono según qué tan atrasado esté el cliente.
"Un cliente no está recibiendo los avisos." Revisa primero que tenga al menos un contacto con correo válido y con la casilla de "Incluir en Correos de Estado de Cuenta" marcada, y que la factura tenga saldo pendiente mayor al mínimo permitido. Recuerda también que cada tipo de aviso solo se envía una vez por factura, así que si ya se envió antes, no se repite.
No hay envíos los fines de semana ni en días festivos especiales. Si activaste la función y una factura entra en la ventana de aviso justo un sábado o domingo, el correo se enviará en el siguiente día laborable en que corra el proceso, sin que se pierda el aviso.