Exportación de Entradas de Diario
Exportación genera un archivo de texto delimitado por tabuladores con todos los movimientos contables (líneas de asiento) de un mes específico, listo para abrirlo en una hoja de cálculo o importarlo en una herramienta contable externa. Es útil cuando tu contador, auditor o un sistema externo necesita tu información contable fuera de AdmCloud.
¿Qué es y para qué sirve?
Desde esta pantalla eliges un Año y un Mes
y descargas un archivo export.txt con el detalle de cada línea de los asientos contables
(diario, ajustes de cambio, ajustes de ubicación y entradas estadísticas) registrados en tu subsidiaria
actual durante ese período. Cada fila incluye el tipo de documento, la fecha, el número, la referencia,
las notas, el nombre completo de la cuenta contable y el monto neto (débito menos crédito).
El archivo no reemplaza tus reportes financieros: es una exportación plana pensada para que otro programa (una hoja de cálculo, un software de contabilidad de tu firma auditora u otra integración) pueda leer tus movimientos contables sin que tengas que digitarlos de nuevo.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Exportación | Página de entrada del área, con el enlace hacia la exportación de Entradas de Diario. Por ahora es el único tipo de exportación disponible en esta sección. |
| Entradas de Diario | Elige el Año y el Mes a exportar y descarga el archivo de texto con los movimientos contables de ese período. |
Cómo exportar tus entradas de diario paso a paso
- Entra a Exportación y pulsa Entradas de Diario. Necesitas el permiso de Entradas de Diario en nivel Consultar.
- Revisa el Año y el Mes. Al abrir la pantalla se muestran por defecto el año y el mes actuales; cámbialos si necesitas exportar un período distinto.
-
Pulsa Descargar. AdmCloud genera al vuelo el
archivo
export.txtcon todos los movimientos contables de tu subsidiaria actual para ese mes y lo descarga a tu equipo. - Abre el archivo. Es texto plano separado por tabuladores; puedes abrirlo con cualquier hoja de cálculo (eligiendo tabulador como separador) o importarlo en la herramienta contable externa que uses.
Formato del archivo exportado
Cada línea del archivo representa una línea de asiento contable, con estas columnas:
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Type | Tipo de documento contable de origen (Entrada de Diario, Ajuste de Cambio, Ajuste de Ubicación, etc.). |
| Date | Fecha del documento, en formato día/mes/año. |
| Num | Número del documento de origen. |
| Name | Referencia del documento. |
| Memo | Notas de la línea del asiento. |
| Account | Nombre completo de la cuenta contable afectada. |
| Clear / Split | Columnas reservadas para compatibilidad con herramientas externas; se exportan vacías. |
| Amount (dos columnas) | Monto neto de la línea en tu moneda funcional (débito menos crédito), repetido en ambas columnas. |
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Año | Año del período contable a exportar. Por defecto, el año actual. |
| Mes | Mes del período contable a exportar. Por defecto, el mes actual. |
Validaciones al guardar
- Esta pantalla no guarda información; solo genera un archivo de descarga, así que no aplican validaciones de captura.
- Sin el permiso de Entradas de Diario en nivel Consultar, la exportación no se genera y se muestra un mensaje de acceso denegado.
Disponibilidad, plan y módulos
- Requiere que el módulo de Contabilidad esté activo. En la mayoría de los planes este módulo siempre está encendido; en la edición Enterprise, un administrador puede desactivarlo, en cuyo caso esta pantalla no aparece en el menú.
- El acceso se controla con el permiso de Entradas de Diario en nivel Consultar (el mismo permiso que controla la captura de Entradas de Diario, Ajustes de Cambio y Ajustes de Ubicación).
- La exportación toma los movimientos de tu subsidiaria actualmente seleccionada si tu empresa tiene el manejo de subsidiarias habilitado.
Consejos y errores comunes
El archivo usa tabuladores, no comas, como separador. Si lo abres con una hoja de cálculo y ves todo el contenido en una sola columna, elige explícitamente "tabulador" como delimitador al importarlo.
El monto ya viene neteado. La columna Amount es el débito menos el crédito de la línea en tu moneda funcional: un valor positivo indica una línea de naturaleza deudora y uno negativo, una línea de naturaleza acreedora.
¿No ves la opción Exportación en el menú? Verifica con tu administrador que tengas el permiso de Entradas de Diario y que el módulo de Contabilidad esté activo para tu empresa.