Proveedores
La ficha de proveedores registra a quién le compras y en qué condiciones (moneda, términos de pago, controles de compra), y desde ella consultas todo lo que mueve tus compras: órdenes de compra, facturas de proveedor a crédito y cuentas por pagar, en un solo lugar.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada proveedor es una ficha maestra que el resto del sistema reutiliza: al crear una orden de compra, una recepción, una factura de proveedor a crédito o un pago, el documento toma automáticamente del proveedor su moneda, sus términos de pago, su secuencia fiscal de compras y sus cuentas contables. Mantener la ficha completa y al día evita errores en cada documento de compra.
Un mismo registro puede ser a la vez proveedor y cliente (por ejemplo, una empresa a la que le compras y le vendes): basta con marcar ambas casillas en su ficha, sin duplicar el registro.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de proveedores | Lista todos los proveedores con filtros por proveedor, clase de proveedor, si Requiere orden de compra y estado (activos, inactivos o todos). Puedes personalizar las columnas visibles (incluyendo columnas ocultas por defecto como Perfil, ID fiscal, secuencia fiscal de compras o cuenta de tránsito) y guardar tu configuración. Desde aquí creas, eliminas o abres el reporte imprimible. Si tu empresa usa el flujo de autorización de proveedores, aparecen además las pestañas Todos, Pendientes, Aprobados, Rechazados y Borrador, y la columna de estado. |
| Crear / Editar | El formulario de la ficha, organizado en secciones de Contacto, Finanzas y Perfil, con pestañas para direcciones, subsidiarias, secuencias fiscales, cuentas contables y archivos adjuntos. También permite duplicar un proveedor existente para partir de sus datos, personalizar el formulario y, si tu empresa tiene la función activa, llenar la ficha automáticamente con Smart Paste (inteligencia artificial) pegando los datos del proveedor o una imagen con ellos (una captura de pantalla o una foto), cuyo texto se lee automáticamente. |
| Detalles | La misma ficha en modo de solo consulta, con el historial de actividades y cambios. Si el flujo de autorización de proveedores está activo, aquí ves el estado del proveedor (Borrador, Pendiente, Aprobado o Rechazado) y los botones para cambiarlo según tus permisos. |
| Panel del proveedor | Una vista 360° de un proveedor: sus datos generales, las compras del año con su gráfica mensual, el detalle de sus cuentas por pagar pendientes y, si tu empresa tiene el panel habilitado, sus órdenes de compra autorizadas con los documentos ya facturados de cada una. |
| Edición en línea | Un grid para corregir rápidamente, sin abrir cada ficha, el código, teléfono, correo y número fiscal de varios proveedores. Requiere el nivel de edición del permiso de proveedores. |
Cómo crear un proveedor paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de proveedores; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Completa los datos de contacto. El Nombre es obligatorio. Registra también teléfono, correo y direcciones; puedes marcar una dirección como principal.
- Define las condiciones financieras. Moneda (el sistema propone la moneda por defecto de tu compañía), términos de pago, cuentas contables y, si aplica, la cuenta de tránsito de compras.
- Indica la información fiscal. El número fiscal (RNC, cédula o su equivalente según tu país) y, si tu país usa comprobantes fiscales, la Secuencia fiscal de compras con la que se registrarán sus facturas. En República Dominicana puedes buscar el nombre del proveedor a partir del RNC directamente desde el formulario.
- Completa el perfil comercial. Clase de proveedor, empresa padre (si es parte de un grupo) y si Requiere orden de compra para poder registrarle facturas.
- Guarda. Si tu compañía tiene numeración automática para clientes y proveedores, el código se asigna solo; de lo contrario escribe un código único. Tras guardar puedes abrir su panel o registrarle documentos de compra.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica al proveedor. Es el único campo estrictamente obligatorio en todos los casos. |
| Código | Identificador corto y único (compartido entre clientes y proveedores). Puede generarse automáticamente si configuras la numeración. |
| Número fiscal | RNC, cédula o identificación tributaria; el nombre del campo se adapta al país de tu compañía. Se usa en facturas de compra y reportes fiscales. |
| Clase de proveedor | Agrupa proveedores para reportes y filtros. |
| Moneda | Moneda por defecto de sus documentos de compra. |
| Términos de pago | Definen el vencimiento de sus facturas a crédito. |
| Requiere orden de compra | Si lo marcas, sus facturas deberán respaldarse con una orden de compra: un control interno para compras importantes. |
| Cuenta de tránsito de compras | Cuenta contable puente que se usa al recibir mercancía de este proveedor antes de recibir su factura. |
| Secuencia fiscal de compras | Con qué tipo de comprobante fiscal (por ejemplo NCF) se registran sus facturas. Visible solo si tu país maneja comprobantes fiscales. |
| Empresa padre | Vincula empresas de un mismo grupo para consolidar su información. |
| Es conductor | Marca al proveedor como conductor para asignarlo a envíos. Disponible con el módulo de Transporte (TMS) o para las guías de remisión de Ecuador. |
| Subsidiarias | Si tu plan maneja subsidiarias, controla en cuáles de ellas el proveedor está disponible, incluyendo secuencias fiscales por subsidiaria. |
| Inactivo | Oculta al proveedor de las búsquedas sin borrar su historial. |
| Campos personalizados | Campos adicionales definidos por tu empresa; pueden marcarse como obligatorios en formularios personalizados. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido. Para personas físicas, nombres y apellidos.
- Código único. No puede repetirse con el de otro cliente o proveedor; si el nombre ya está en uso el sistema también te lo advierte.
- Secuencia fiscal de compras válida cuando tu compañía usa comprobantes fiscales.
- Correo electrónico con formato válido.
- % de descuento entre 0 y 100.
- Una sola dirección principal de envío y una sola de facturación.
- Cuentas contables coherentes: si asignas cuentas por pagar específicas, deben ser del tipo correcto y tener moneda definida.
- Campos obligatorios del formulario personalizado completos, si tu empresa definió alguno.
- Vinculación con AdmCloud Xchange (ID de AdmCloud y Subsidiaria de AdmCloud): una misma empresa (y subsidiaria) del Directorio solo puede estar vinculada a un proveedor. La Subsidiaria de AdmCloud es obligatoria cuando la empresa vinculada está publicada en el Directorio, tiene más de una subsidiaria con licencia y tiene alguna subsidiaria para elegir; el selector ofrece solo las subsidiarias que esa empresa publicó en el Directorio (o todas, si todavía no distingue subsidiarias). La vinculación solo se valida al cambiarla o al agregar el rol de proveedor.
- Límite de archivos adjuntos según la edición (plan) contratada.
Flujo de autorización de proveedores (opcional)
Las empresas que quieren controlar con quién se puede comprar pueden activar el flujo de autorización de proveedores. Con él, cada proveedor tiene un estado: Borrador → Pendiente de aprobación → Aprobado o Rechazado.
- Pasar de Borrador a Pendiente (enviar a aprobación) y devolver a Borrador requiere el nivel de edición del permiso de proveedores.
- Aprobar, rechazar o sacar de Aprobado/Rechazado (volver a Pendiente) requiere el nivel de autorización. No se puede aprobar directamente desde Borrador.
- Mientras el flujo está activo, los buscadores de proveedor de las transacciones ocultan los proveedores en Borrador o Rechazados; los Pendientes solo pueden seleccionarse en solicitudes de cotización y de compra.
- El estado se ve en la ficha del proveedor y como columna y pestañas del listado, y el tablero muestra un recordatorio con los proveedores pendientes de aprobar.
Esta función está disponible en el plan Enterprise y debe activarse además con la preferencia de compañía "Habilitar autorización de proveedores" (viene apagada por defecto).
Investigación de la empresa
Si el proveedor tiene capturada su página web, el sistema la revisa automáticamente de madrugada y arma un resumen de la empresa: a qué se dedica, sus productos o servicios principales, sus datos de contacto y los nombres de sus ejecutivos. La idea es que llegues preparado a la negociación sin tener que buscar tú mismo en su sitio.
El resumen aparece en la pestaña Investigación de la ficha, en modo solo lectura, junto con la fecha en que se actualizó por última vez. La pestaña solo se muestra si el proveedor ya tiene la investigación procesada: si acabas de capturar la página web, aparecerá después de la próxima corrida nocturna.
También puedes verla sin entrar a la ficha: en cualquier pantalla donde pases el mouse sobre el nombre del proveedor, el globo de información muestra el enlace "Ver investigación", que abre el resumen en una ventana.
Es información generada automáticamente. Sale de lo que publica la empresa en su propio sitio, así que puede estar desactualizada o incompleta. Verifícala antes de usarla en una negociación.
La investigación se rehace sola cuando cambias la página web del proveedor o cuando la que hay ya tiene más de dos años. Si borras el proveedor, su investigación se borra con él.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Proveedores" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y autorizar.
- Para marcar la casilla de cliente o prospecto en la ficha necesitas además el permiso de agregar clientes o prospectos, respectivamente.
- Con subsidiarias habilitadas, los proveedores pueden limitarse a subsidiarias específicas y aparecen las pestañas de subsidiarias y de secuencias fiscales por subsidiaria.
- Los campos de secuencias fiscales solo aparecen si tu compañía maneja comprobantes fiscales (según el país configurado).
- El campo Es conductor requiere el módulo de Transporte (TMS) (o compañías de Ecuador, por las guías de remisión).
- Smart Paste (llenado automático con inteligencia artificial) y el panel de órdenes de compra autorizadas del panel del proveedor son funciones que se activan por empresa.
- El flujo de autorización de proveedores requiere el plan Enterprise y la preferencia de compañía correspondiente.
Consejos y errores comunes
Usa el Panel del proveedor antes de negociar o pagar. En una sola pantalla ves sus compras del año, su deuda pendiente y sus órdenes de compra en curso: es el mejor resumen para preparar una negociación o programar pagos.
No podrás eliminar un proveedor con historial. Si el proveedor ya tiene facturas u otros documentos, el sistema bloquea la eliminación para proteger tu contabilidad. En su lugar, márcalo como inactivo para que deje de aparecer en las búsquedas.
¿El mismo tercero te vende y te compra? Marca la casilla de cliente en su ficha en lugar de crear un registro duplicado. Para hacerlo necesitas también el permiso de agregar clientes.
Controla las compras grandes con "Requiere orden de compra". Al marcarlo, las facturas de ese proveedor deberán partir de una orden de compra aprobada, lo que evita compras sin respaldo.