Formatos de Impresión de Cheques

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando imprimes un cheque, AdmCloud no imprime una hoja completa con líneas y recuadros: imprime únicamente el texto (fecha, nombre del beneficiario, monto, monto en letras, notas, etc.) sobre el papel de cheque físico que ya tiene impreso el banco, con sus casillas, líneas y datos de la cuenta. El Formato de Impresión de Cheques es la plantilla que le indica a AdmCloud exactamente en qué coordenada (X, Y) de la hoja debe colocar cada dato, con qué tamaño y tipo de letra, para que el texto caiga dentro de las casillas correctas.

Cada formato se diseña visualmente sobre un lienzo (canvas) que simula tu hoja de cheque: haces clic sobre cualquier dato (por ejemplo, el monto) y lo mueves con las flechas del teclado hasta que quede alineado con la posición real de esa casilla en tu papel impreso. El resultado se guarda como un formato con nombre propio, que luego seleccionas al configurar una cuenta bancaria.

Puedes crear tantos formatos como distintos diseños de cheque uses en tu empresa (por ejemplo, uno por cada banco o por cada tipo de chequera), y reutilizar el mismo formato en varias cuentas bancarias que comparten el mismo diseño de papel.

Cómo se usa

1. Crea un nuevo formato. Entra a Formatos de Impresión de Cheques y usa el botón Agregar. Ponle un Nombre que identifique el diseño (por ejemplo, el nombre del banco o del tipo de cheque).
2. Define el tamaño de la hoja. Indica el Ancho y el Alto del cheque en píxeles; el lienzo de diseño se ajusta automáticamente a ese tamaño.
3. Ubica cada dato con el mouse y el teclado. Haz clic sobre el día, mes, año, beneficiario, monto, monto en letras o notas dentro del lienzo (el elemento seleccionado se resalta en rojo) y muévelo con las flechas del teclado hasta la posición correcta. También puedes escribir la Coordenada X y Coordenada Y directamente si ya conoces los valores exactos.
4. Ajusta la fecha si tu cheque la imprime en casillas separadas. Al seleccionar el día, el mes o el año puedes definir el Espacio entre Caracteres de la Fecha, útil cuando cada dígito debe caer en su propia casilla.
5. Activa los campos opcionales que necesites (ver "Capacidades principales" más abajo): notas, segunda fecha, segundo monto, copia, y asteriscos de seguridad en el beneficiario o en el monto en letras. Cada uno que activas aparece en el lienzo para que lo ubiques igual que los demás.
6. Ajusta el tipo y tamaño de letra. Elige la Tipo de Letra y el Tamaño de Letras que mejor se ajuste al espacio disponible en tu papel.
7. Restaura los valores por defecto si necesitas empezar de nuevo. El botón Valores por defecto reubica todos los elementos en su posición original de fábrica.
8. Guarda el formato. Con el botón Guardar. Después de guardarlo puedes volver a Editarlo o usar Duplicar para crear una copia como punto de partida de un diseño similar.
9. Asígnalo a una cuenta bancaria. En la ficha de la cuenta bancaria (Contabilidad › Cuentas), selecciona este formato en el campo "Formato de Cheque". A partir de ese momento, cada vez que imprimas un cheque desde esa cuenta, AdmCloud usará este diseño.

Capacidades principales

• Diseño visual por coordenadas (X, Y) sobre un lienzo que simula tu papel de cheque, con clic para seleccionar y flechas del teclado para mover cada elemento con precisión.
• Ancho y alto configurables (en píxeles) para adaptarse al tamaño real de tu cheque.
• Tipo y tamaño de letra configurables, elegidos de una lista de fuentes seguras disponibles en el servidor.
• Separación configurable entre los caracteres del día, mes y año, para cheques con casillas de fecha individuales por dígito.
• Notas opcionales, con salto de línea automático cuando el texto es más largo que el ancho disponible.
• Segunda fecha y segundo monto opcionales, útiles para talonarios o vouchers con esos datos repetidos.
• Copia opcional del cheque (por ejemplo, para el talonario o el archivo de la empresa), con su propio margen superior ajustable de forma independiente.
• Asteriscos de seguridad opcionales alrededor del nombre del beneficiario y del monto en letras (por ejemplo, "*** JUAN PÉREZ ***"), para dificultar que se agreguen caracteres antes o después.
• Duplicar un formato existente como punto de partida para crear una variante similar.
• Un formato puede asignarse a una o varias cuentas bancarias; todas las cuentas que lo usen imprimirán con el mismo diseño.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Nombre obligatorio: no se puede guardar un formato sin nombre.
• Nombre único: no se permite crear un formato con un nombre que ya use otro formato existente.
• No se puede eliminar un formato asignado a una cuenta bancaria: si una o más cuentas bancarias tienen este formato seleccionado, el sistema bloquea la eliminación y te muestra el código y nombre de esas cuentas; primero debes asignarles otro formato o quitárselo.

Disponibilidad, plan y permisos

• Esta función requiere el plan Standard o superior (Basic y Start no incluyen impresión de cheques).
• En el plan Enterprise, además requiere tener activado el módulo de Contabilidad para tu compañía. Si no ves esta opción en el menú, tu plan o tu compañía no tienen esta combinación habilitada.
• El acceso a agregar, editar o eliminar formatos está controlado por el permiso "Formatos de Impresión de Cheques", asignable por usuario o por grupo de usuarios en Seguridad.
• Para que un formato tenga efecto al imprimir, debe asignarse en el campo "Formato de Cheque" de la respectiva cuenta bancaria.

Consejos y errores comunes