Recursos Asignados
Recursos Asignados es el catálogo de todo lo que tu empresa le entrega o le habilita a alguien por ocupar un puesto: software (Office 365, Trello), licencias (AutoCAD, un antivirus), accesos a sistemas o áreas físicas (el ERP, la bodega, el portón), equipos (laptop, celular, vehículo), herramientas, uniformes, llaves… lo que aplique en tu operación.
No se usa solo: su valor está en enlazarlo a las Posiciones, para dejar documentado a qué tiene derecho quien ocupe cada puesto y no olvidar nada al contratar ni al desvincular.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro del catálogo es un recurso individual, con un Tipo que lo clasifica (por ejemplo "Software", "Licencia", "Acceso", "Equipo" o "Herramienta") y una descripción libre de para qué se usa. Es una maestra independiente: se captura una sola vez y se reutiliza en todas las Posiciones que lo necesiten, sin volver a escribir el nombre.
Desde la pestaña Recursos Asignados de una Posición asignas los registros de este catálogo que el puesto requiere, y en cada asignación puedes anotar un detalle propio de ese puesto: el tipo de licencia que le corresponde, el rol que debe tener dentro de la herramienta, el modelo del equipo, o cualquier observación; y la posición encargada de entregarlo o habilitarlo (por ejemplo Soporte Técnico para las cuentas de sistemas y Almacén para el equipo físico). Así, el mismo "Office 365" puede ser "licencia E3" para una posición y "licencia básica" para otra, y la misma "Laptop" puede ser un modelo distinto según el puesto.
Ejemplos de lo que puedes registrar
| Tipo | Ejemplos |
|---|---|
| Software | Office 365, Trello, el propio AdmCloud, un CRM. |
| Licencia | AutoCAD, antivirus, una licencia profesional o un certificado. |
| Acceso | Acceso al ERP, a la bodega, al área de producción, al portón principal, a una carpeta compartida. |
| Equipo | Laptop, monitor adicional, celular corporativo, vehículo, radio. |
| Herramienta | Caja de herramientas, instrumento de medición, montacargas. |
| Otros | Uniforme, calzado de seguridad, carnet, juego de llaves, tarjeta de combustible. |
El Tipo es texto libre: usa las categorías que tengan sentido en tu empresa. Los ejemplos de arriba son solo una guía.
Cómo se usa, paso a paso
- Registra el recurso en el catálogo. Entra a Recursos Asignados, pulsa Nuevo y captura el Nombre, opcionalmente el Tipo, la Descripción y las Notas.
- Asígnalo a las Posiciones que lo requieran. En la Posición, abre la pestaña Recursos Asignados, busca el registro por su nombre y anota, si aplica, la nota de esa asignación.
- Créalo sin salir de la Posición. Si al documentar un puesto descubres un recurso que aún no está en el catálogo, usa el botón Nuevo Recurso de esa misma pestaña: se crea en la maestra al momento y queda disponible para buscarlo en la línea.
- Consúltalo al contratar o al desvincular. La ficha de detalle de la Posición muestra la lista completa de recursos junto con los pasos de inducción y de desvinculación del puesto, que es justo el momento en el que hay que entregarlos o recuperarlos.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | El nombre del recurso (por ejemplo "Office 365" o "Laptop"). Obligatorio y único: no puede repetirse en el catálogo. |
| Tipo | Categoría libre para agrupar recursos similares ("Software", "Licencia", "Acceso", "Equipo", "Herramienta"). Determina el color y la inicial del avatar que lo identifica en los listados. |
| Descripción | Texto libre que explica para qué se usa el recurso. |
| Notas | Comentarios internos adicionales. |
| Nota de la asignación | Se captura en la Posición, no en el catálogo. Es el detalle propio de ese puesto: tipo de licencia, rol dentro de la herramienta, modelo del equipo u observación. |
| Posición Responsable | Se captura en la Posición. Es la posición encargada de entregar o habilitar ese recurso, para saber a quién pedirlo al contratar y a quién avisarle al desvincular. |
Validaciones al guardar
- El nombre es obligatorio y no puede exceder 200 caracteres.
- El nombre debe ser único. Si ya existe un recurso con ese nombre exacto, el guardado se rechaza indicando que el registro ya existe.
- El tipo no puede exceder 50 caracteres.
- No se puede indicar el mismo recurso dos veces dentro de la misma Posición.
- No se puede eliminar un recurso que esté en uso: si está asignado a una Posición, el sistema bloquea la eliminación y te lista los puestos afectados.
Disponibilidad y permisos
- Requiere el módulo Enterprise de Recursos Humanos (HHRR) activo en tu compañía. Sin este módulo, ni la pantalla ni la pestaña de la Posición están disponibles.
- El acceso se controla con el permiso "Recursos Asignados" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Consejos y errores comunes
Un registro por recurso, no por puesto. Crea "Laptop" una sola vez y distingue lo que cambia entre puestos en la nota de la asignación; así el catálogo se mantiene corto y los listados por recurso siguen siendo útiles.
Usa el mismo Tipo de forma consistente (por ejemplo siempre "Equipo" y no a veces "Equipos"), ya que el avatar de color de los listados se basa en el texto exacto del Tipo.
"No se puede eliminar por dependencias": antes de borrar un recurso, quítalo de las Posiciones donde esté asignado; el mensaje de error te indica en cuáles sigue en uso.