Solicitudes de Mantenimiento
Una Solicitud de Mantenimiento es el documento con el que cualquier persona de la empresa pide que se le dé servicio a un Equipo (Activo Fijo): qué equipo es, qué necesita y, opcionalmente, para cuándo. Es el punto de entrada natural del módulo de Mantenimiento Industrial: antes de que un técnico registre el trabajo realizado en una Orden de Mantenimiento, alguien levanta la solicitud describiendo la necesidad.
¿Qué es y para qué sirve?
Es un documento transaccional como cualquier otro en AdmCloud: recibe numeración automática, mantiene una bitácora de auditoría, se puede imprimir y se puede anular pero nunca renumerar. A diferencia de la Orden de Mantenimiento, la Solicitud no lleva líneas de tareas ni horas: solo indica el equipo, describe lo que se solicita y, si aplica, un rango de fechas planificado. Su objetivo es capturar la necesidad, no el trabajo ya hecho.
Su ciclo de vida se controla con seis estados que se cambian manualmente desde su pantalla de Detalles: Pendiente de Aprobación, Pendiente de Ejecución, En Proceso, Pausa, Completada y Cancelada. No es un flujo lineal forzoso: puedes pasar de un estado a cualquier otro según lo necesite tu operación. Al guardar una solicitud nueva, AdmCloud la coloca automáticamente en Pendiente de Ejecución. Una vez que el trabajo se atiende, la solicitud puede quedar vinculada a una o más Órdenes de Mantenimiento generadas para resolverla; la solicitud en sí nunca registra qué se hizo, eso vive en la orden.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Alterna, sin recargar la página, entre "En Proceso" (por defecto: pendientes de ejecución, en proceso y en pausa), "Pendientes de Aprobación" y "Todas" (incluye anuladas). Filtra por rango de fecha, subsidiaria, equipo, clase de equipo, departamento y ubicación, con columnas personalizables. Desde aquí también accedes al Reporte imprimible. |
| Crear / Editar | Formulario con los datos del encabezado de la solicitud (equipo, descripción, fechas, prioridad, notas) y adjuntos de archivos. |
| Detalles | Vista de solo consulta de la solicitud guardada, con el botón para cambiar de estado, el listado de Órdenes de Mantenimiento vinculadas generadas a partir de esta solicitud, y los botones para Editar, Duplicar, Imprimir, Anular o Eliminar según tu nivel de permiso. |
| Cambiar Estado | Pantalla dedicada con un botón por cada uno de los seis estados, para fijar directamente el que corresponda (no exige seguir un orden específico). |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF con el equipo, la solicitud, el rango de fechas planificado, las notas, un espacio de firma y un código de barra, usando la plantilla predeterminada o cualquier plantilla personalizada que tu empresa haya configurado. |
Cómo se usa, paso a paso
- Abre "Nuevo" desde el listado.
- Indica el Equipo que necesita el servicio. Es obligatorio.
- Describe la Solicitud. Es obligatoria: explica en pocas palabras qué necesitas que se revise, repare o mantenga. Es lo que aparece como descripción principal en el resto del sistema (listado, impresión).
- Completa los datos opcionales si aplican: el rango Desde / Hasta si el trabajo tiene una ventana planificada, la Prioridad, y cualquier Observación adicional.
- Adjunta archivos si necesitas documentar el problema (fotos, por ejemplo) y luego guarda. La solicitud queda numerada automáticamente y comienza en estado "Pendiente de Ejecución".
- Cambia el estado desde su pantalla de Detalles conforme avanza tu proceso interno de aprobación, ejecución, pausa, cancelación o finalización.
- Vincula la solicitud a una Orden de Mantenimiento cuando un técnico registre el trabajo realizado: al crear la orden, selecciona esta solicitud entre las disponibles para el equipo.
Capacidades principales
- Alternar el listado entre "En Proceso", "Pendientes de Aprobación" y "Todas" sin recargar la página, con filtros por equipo, clase de equipo, departamento, ubicación y subsidiaria.
- Seis estados que se fijan manualmente y sin un orden obligatorio, para adaptarse a distintos flujos de aprobación internos.
- Vincular la solicitud a una o más Órdenes de Mantenimiento generadas para resolverla.
- Imprimir o generar un PDF con espacio de firma y código de barra, con plantilla predeterminada o personalizada.
- Duplicar, anular o eliminar una solicitud ya guardada, y adjuntar archivos y campos personalizados.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática de la solicitud; no se puede repetir ni cambiar una vez creada. |
| Fecha | Fecha del documento. |
| Subsidiaria | Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Equipo | Activo Fijo que necesita el servicio. Obligatorio, y no se puede cambiar una vez guardada la solicitud. |
| Solicitud | Descripción libre de lo que se pide. Obligatoria; es el título principal de la solicitud en listados y reportes. |
| Desde / Hasta | Rango de fechas planificado (opcional) para el trabajo solicitado. |
| Prioridad | Nivel de prioridad opcional, usado para ordenar y resaltar la solicitud en el listado. |
| Ubicación | Ubicación usada, entre otras cosas, para resolver la numeración automática configurada por ubicación. |
| Observaciones | Texto libre opcional para información adicional. |
| Estado | Solo lectura en Detalles; se cambia únicamente desde la pantalla de Cambiar Estado (Pendiente de Aprobación, Pendiente de Ejecución, En Proceso, Pausa, Completada, Cancelada). |
Validaciones al guardar
- El Equipo es obligatorio, debe existir y no estar anulado.
- La Solicitud (descripción) es obligatoria.
- La Subsidiaria es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
- El número del documento no se puede cambiar, y el Equipo no se puede cambiar una vez creada la solicitud.
- Una solicitud ya anulada no se puede editar.
Disponibilidad, plan y módulos
- Esta pantalla solo está disponible cuando tu empresa tiene activo el módulo adicional de Mantenimiento de Equipos (plan Enterprise). Si no está activo, el listado y el formulario de creación muestran un mensaje de que la función no está disponible en tu edición.
- El acceso se controla con el permiso "Solicitudes de Mantenimiento", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
Consejos y errores comunes
¿Necesitas revisar lo que falta aprobar? Usa la vista "Pendientes de Aprobación" del listado para ver de un vistazo todo lo que espera visto bueno antes de programarse.
¿Te equivocaste de Equipo? Ese campo no se puede cambiar una vez guardada la solicitud. Si el equipo es incorrecto, anula la solicitud y crea una nueva con el equipo correcto.
¿Dónde se registran las horas y el trabajo realizado? La Solicitud de Mantenimiento solo captura la necesidad. El detalle del trabajo hecho, con tareas y horas, se registra en la Orden de Mantenimiento que se vincule a esta solicitud.